PAGE地名檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)地名檔案的管理，有效保護(hù)和利用地名檔案資源，充分發(fā)揮地名檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化建設(shè)、行政管理等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《地名管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)地名檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：地名檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展地名檔案管理工作。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，最大限度地為利用者提供便利，提高檔案利用效率。4.保密安全原則：加強(qiáng)地名檔案的保密工作，確保檔案信息不泄露，保障檔案實(shí)體和信息安全。二、地名檔案的收集（一）收集范圍1.本公司/組織在地名管理工作中形成的各類(lèi)文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括地名命名、更名的申報(bào)材料、審批文件，地名標(biāo)志設(shè)置方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，地名普查成果資料等。2.與地名相關(guān)的歷史文獻(xiàn)、古籍資料、研究成果、學(xué)術(shù)著作等。3.反映本地區(qū)地名變遷、地理風(fēng)貌、人文歷史等方面的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)形成的地名檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的地名檔案資料應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。2.重大地名管理活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)。三、地名檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)地名檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為地名命名更名類(lèi)、地名標(biāo)志類(lèi)、地名普查類(lèi)、地名歷史文化類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)地名檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制地名檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在收集工作完成后及時(shí)進(jìn)行，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.整理過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行操作，保證檔案整理的準(zhǔn)確性。3.整理后的地名檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案整理符合要求。四、地名檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的地名檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管期限1.根據(jù)地名檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的地名檔案主要包括地名命名更名的重要文件、地名普查的基礎(chǔ)資料、反映本地區(qū)地名歷史文化的珍貴檔案等。3.長(zhǎng)期保管的地名檔案保管期限為16年至50年，短期保管的地名檔案保管期限為15年以下。（四）保管要求1.對(duì)地名檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.建立地名檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。3.定期對(duì)地名檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)到期的地名檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，嚴(yán)格按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行操作，確保檔案信息安全。五、地名檔案的查閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱地名檔案。2.外單位因工作需要查閱地名檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱地名檔案，應(yīng)填寫(xiě)《地名檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱地名檔案，應(yīng)提前向本公司/組織檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋申請(qǐng)單位公章。3.查閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)核實(shí)查閱人員身份，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。（三）查閱方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供紙質(zhì)檔案查閱或電子檔案查閱服務(wù)。2.查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱電子檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案信息。（四）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)地名檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。六、地名檔案的利用（一）利用范圍1.為公司/組織內(nèi)部行政管理、地名規(guī)劃、地名命名更名等工作提供參考依據(jù)。2.為社會(huì)公眾提供地名信息咨詢(xún)服務(wù)，促進(jìn)地名文化傳播。3.為學(xué)術(shù)研究、文化交流等活動(dòng)提供地名檔案資料支持。（二）利用方式1.提供檔案原件查閱、復(fù)印、摘錄等服務(wù)。2.根據(jù)利用者需求，編制地名檔案專(zhuān)題資料，提供專(zhuān)題咨詢(xún)服務(wù)。3.舉辦地名檔案展覽、講座等活動(dòng)，宣傳地名文化。（三）利用要求1.地名檔案利用工作應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的地名檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外提供利用。3.利用地名檔案開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)提前制定活動(dòng)方案，報(bào)檔案管理部門(mén)備案?；顒?dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)相關(guān)資料移交檔案管理部門(mén)歸檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)地名檔案查閱利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門(mén)應(yīng)配合檔案管理部門(mén)做好地名檔案管理工作，接受檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.地名檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.地名檔案管理設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，保管環(huán)境是否符合要求。3.地名檔案查閱利用手續(xù)是否齊全，查閱利用過(guò)程是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)地名檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：檔案管理部門(mén)不定期對(duì)地名檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)地名檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或重要事項(xiàng)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保地名檔案管理工作的規(guī)范有序。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)向檔案管理部門(mén)提交整改報(bào)告，檔案管理部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查。3.對(duì)違反地名檔案查閱利用制度的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成違法犯罪