PAGE公司檔案調(diào)取管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案的調(diào)取行為，確保檔案的安全與完整，保障公司及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人在調(diào)閱公司檔案時的管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案調(diào)取行為必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保檔案在調(diào)取過程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.必要性原則：檔案調(diào)取應(yīng)基于必要的工作需要，不得隨意調(diào)取。4.審批規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進行檔案調(diào)取申請，確保審批過程規(guī)范、透明。二、檔案分類及調(diào)取權(quán)限（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等治理文件，行政公文、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：員工入職、離職、晉升、調(diào)崗等相關(guān)資料，勞動合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)檔案等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報告等與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的檔案。5.技術(shù)檔案：研發(fā)項目資料、技術(shù)方案、專利文件、產(chǎn)品設(shè)計圖紙等技術(shù)相關(guān)檔案。（二）調(diào)取權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要，本部門員工可在其職責(zé)范圍內(nèi)調(diào)取相關(guān)檔案。如需調(diào)取跨部門檔案，應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并按照規(guī)定履行審批手續(xù)。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)調(diào)取本部門及涉及本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。對于重要檔案的調(diào)取，需報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層管理人員根據(jù)工作需要，可調(diào)取各類檔案，但需做好登記備案。2.外部單位和個人與公司有業(yè)務(wù)合作的單位，因合作項目需要調(diào)取相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)提交正式的調(diào)閱申請，并注明調(diào)閱目的、范圍、時間等信息。經(jīng)公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可調(diào)閱。司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要調(diào)取公司檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或正式公函。公司收到后，按照規(guī)定流程進行審核，經(jīng)公司法務(wù)部門確認(rèn)并報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以配合提供檔案。三、檔案調(diào)取流程（一）內(nèi)部人員調(diào)取流程1.申請：申請人填寫《檔案調(diào)閱申請表》，詳細注明調(diào)閱檔案的名稱、類別、調(diào)閱目的、預(yù)計歸還時間等信息，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對申請進行審核，判斷調(diào)閱檔案是否與申請人工作相關(guān)，是否符合必要性原則。如審核通過，在申請表上簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門審批：申請人持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的申請表，前往檔案管理部門。檔案管理部門對申請進行再次審核，確認(rèn)檔案是否可提供調(diào)閱，并對調(diào)閱時間、方式等進行安排。如同意調(diào)閱，在申請表上加蓋檔案管理部門印章。4.調(diào)閱檔案：申請人憑申請表到檔案庫房調(diào)閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照調(diào)閱申請表上注明的檔案名稱、類別等信息，準(zhǔn)確提供檔案，并做好檔案交接登記，記錄調(diào)閱人姓名、調(diào)閱時間、檔案名稱及數(shù)量等信息。5.歸還檔案：申請人應(yīng)在預(yù)計歸還時間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)仔細核對檔案數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后，在檔案交接登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）外部單位和個人調(diào)取流程1.申請：外部單位或個人應(yīng)向公司業(yè)務(wù)部門提交《檔案調(diào)閱申請表》，并附上相關(guān)證明文件（如合作協(xié)議、法律文書等）。申請表應(yīng)詳細說明調(diào)閱檔案的用途、范圍、時間等信息。2.業(yè)務(wù)部門初審：公司業(yè)務(wù)部門對調(diào)閱申請進行初步審核，核實申請單位或個人的身份及調(diào)閱目的的真實性、合理性。如初審?fù)ㄟ^，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽署意見，并將申請表及相關(guān)證明文件一并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對調(diào)閱申請進行審批。對于涉及重要檔案或敏感信息的調(diào)閱申請，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，綜合評估調(diào)閱可能帶來的風(fēng)險。審批通過后，在申請表上簽字批準(zhǔn)。4.法務(wù)部門審核：公司法務(wù)部門對調(diào)閱申請及相關(guān)證明文件進行法律合規(guī)性審核。確認(rèn)調(diào)閱行為符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險。如審核通過，法務(wù)部門在申請表上加蓋印章。5.檔案管理部門審批：檔案管理部門根據(jù)法務(wù)部門審核意見，對調(diào)閱申請進行最終審批。確定調(diào)閱檔案的具體范圍、提供方式、調(diào)閱時間等細節(jié)。如同意調(diào)閱，在申請表上加蓋檔案管理部門印章，并通知檔案管理人員做好準(zhǔn)備。6.調(diào)閱檔案：外部單位或個人憑經(jīng)審批的申請表到檔案管理部門調(diào)閱檔案。檔案管理人員按照規(guī)定的調(diào)閱方式（如現(xiàn)場查閱、復(fù)印、掃描等）提供檔案，并做好詳細的調(diào)閱記錄，包括調(diào)閱人身份信息、調(diào)閱時間、檔案名稱及數(shù)量、調(diào)閱方式等。調(diào)閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保檔案安全及調(diào)閱行為符合規(guī)定。7.歸還檔案：外部單位或個人應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理人員按照接收歸還檔案的流程進行核對、確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有任何問題，應(yīng)及時與調(diào)閱方溝通，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。同時，將調(diào)閱檔案的相關(guān)情況反饋至業(yè)務(wù)部門及法務(wù)部門備案。四、檔案調(diào)取方式（一）現(xiàn)場查閱1.對于一般性檔案，經(jīng)審批同意后，調(diào)閱人可在檔案管理部門指定的查閱地點進行現(xiàn)場查閱。2.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱設(shè)施和環(huán)境，確保調(diào)閱人能夠方便、安全地查閱檔案。3.現(xiàn)場查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，調(diào)閱人不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。（二）復(fù)印/掃描1.對于調(diào)閱人需要留存檔案內(nèi)容的情況，經(jīng)審批同意后，可進行復(fù)印或掃描。2.復(fù)印或掃描應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和紙張，確保復(fù)印件或掃描件清晰、完整。3.復(fù)印或掃描的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門“與原件核對無誤”印章，并注明復(fù)印或掃描日期、份數(shù)等信息。（三）電子數(shù)據(jù)拷貝1.對于以電子數(shù)據(jù)形式存在的檔案，在確保數(shù)據(jù)安全和符合相關(guān)規(guī)定的前提下，經(jīng)審批同意后，可進行電子數(shù)據(jù)拷貝。2.拷貝的電子數(shù)據(jù)應(yīng)進行加密處理，并在規(guī)定的存儲介質(zhì)上存儲。存儲介質(zhì)應(yīng)由檔案管理部門統(tǒng)一提供，并做好登記備案。3.調(diào)閱人應(yīng)按照檔案管理部門的要求妥善保管拷貝的電子數(shù)據(jù)，不得擅自傳播、修改或用于其他非規(guī)定用途。五、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.調(diào)閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對調(diào)閱過程中知悉的公司機密信息予以保密，不得向任何無關(guān)人員透露。2.檔案管理部門應(yīng)對調(diào)閱檔案的場所、設(shè)備等進行定期檢查，確保不存在信息泄露風(fēng)險。3.在復(fù)印、掃描、拷貝檔案時，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息在傳輸、存儲過程中被泄露。（二）安全管理1.檔案管理人員應(yīng)確保調(diào)閱檔案的場所安全，防止無關(guān)人員進入。2.調(diào)閱檔案時，應(yīng)注意檔案的保護，避免檔案受到損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞跡象，應(yīng)及時采取措施修復(fù)或更換。3.對于歸還的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時追查原因并處理。4.在電子數(shù)據(jù)拷貝過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被惡意篡改。同時，應(yīng)對拷貝的數(shù)據(jù)進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案調(diào)取情況進行審計檢查，核實調(diào)閱申請的合理性、審批流程的合規(guī)性以及檔案歸還情況等。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案調(diào)取臺賬，詳細記錄每一次檔案調(diào)取的相關(guān)信息，包括調(diào)閱人、調(diào)閱時間、檔案名稱、調(diào)閱目的、審批情況、歸還時間等。定期對臺賬進行核對和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案調(diào)取相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告上級主管部門和相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)。七、違規(guī)處理（一）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，未經(jīng)審批擅自調(diào)取檔案、超范圍調(diào)閱檔案、逾期不歸還檔案、泄露檔案機密信息等行為的內(nèi)部人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)損失。（二）外部單位和個人違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，未經(jīng)審批擅自調(diào)閱檔案、超范圍使用檔案、泄露檔案機密信息、損壞或丟失檔案等行為的外部單位和個人，公司有權(quán)終止與其的合作關(guān)系，并依法追究