PAGE檔案保密管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案的保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中涉及的保密事項。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對公司檔案信息實行嚴格保密措施，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自披露、使用或允許他人使用檔案內(nèi)容。2.合法合規(guī)原則：檔案保密管理工作必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準要求。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對檔案進行分級分類管理，采取相應的保密措施。4.預防為主原則：注重檔案保密管理的預防工作，從檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)入手，防止保密風險的發(fā)生。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司的各類文件、通知、報告、會議紀要、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個人信息、履歷、考核記錄、薪資待遇等資料。3.財務(wù)檔案：財務(wù)報表、賬目、憑證、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利信息等。6.其他檔案：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案分級1.絕密級檔案：涉及公司核心商業(yè)機密、重大決策、關(guān)鍵技術(shù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重損失的檔案。2.機密級檔案：包含重要業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、人事機密等，泄露后可能對公司產(chǎn)生較大負面影響的檔案。3.秘密級檔案：一般性的業(yè)務(wù)資料、內(nèi)部文件等，泄露后可能對公司造成一定影響的檔案。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門在工作過程中應及時、準確地形成各類檔案，確保檔案內(nèi)容真實、完整。2.文件起草人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應按照檔案管理的要求，規(guī)范文件格式和內(nèi)容，注明密級和保密期限。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，定期將本部門形成的檔案整理后移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應及時對收集到的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應通知相關(guān)部門進行補充或修正。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對電子檔案應進行備份，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲。（二）檔案歸檔1.整理后的檔案應及時歸檔，按照檔案分類和分級的原則，分別存入相應的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。2.建立檔案索引和目錄，便于檔案的查找和利用。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案：應存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管措施1.檔案庫房應設(shè)置專人管理，嚴格限制無關(guān)人員進入。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全與完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或泄密等情況，應及時報告并采取相應措施。3.對電子檔案應設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案的利用應遵循合法、合規(guī)、必要的原則，確保檔案信息的合理使用。2.利用檔案時不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。（二）借閱流程1.借閱申請：因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.審批：《檔案借閱申請表》應經(jīng)部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級和借閱目的進行審批，對涉及絕密級檔案的借閱申請，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。3.借閱登記：經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理部門應進行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密等情況，應追究借閱人的責任。（三）查閱利用1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。2.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復印或摘錄的檔案內(nèi)容應妥善保管，不得隨意傳播。七、檔案的保密措施（一）人員管理1.加強對檔案管理人員的保密教育和培訓，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務(wù)。3.對涉及檔案管理的工作人員進行定期審查，發(fā)現(xiàn)有不適合從事檔案管理工作的人員，應及時調(diào)整崗位。（二）環(huán)境管理1.檔案管理場所應設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、加密設(shè)備等。2.對檔案管理場所的計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等應進行安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。（三）技術(shù)措施1.對紙質(zhì)檔案可采用加密存儲、密封包裝等技術(shù)措施，防止檔案內(nèi)容泄露。2.對電子檔案應采用加密技術(shù)進行存儲和傳輸，設(shè)置用戶認證和訪問權(quán)限控制，確保電子檔案的安全。（四）監(jiān)督檢查1.定期對檔案保密管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反檔案保密制度的行為，應依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。八、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因其他原因需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.審批：銷毀檔案清單應經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.銷毀實施：經(jīng)批準銷毀的檔案，應采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應指定專人進行監(jiān)銷，確保銷毀工