PAGE房產(chǎn)登記檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房產(chǎn)登記檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及房產(chǎn)登記檔案管理、使用、保管等工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法對(duì)房產(chǎn)登記檔案進(jìn)行保密管理。2.全程保密原則：從檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管到查閱、利用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，均采取有效的保密措施。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案內(nèi)容的人員范圍，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸到相關(guān)檔案。4.可追溯原則：對(duì)檔案的接觸、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便在需要時(shí)能夠追溯和審查。二、房產(chǎn)登記檔案的范圍（一）產(chǎn)權(quán)登記檔案包括房屋所有權(quán)初始登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、注銷登記等各類產(chǎn)權(quán)登記業(yè)務(wù)所形成的檔案資料，如申請(qǐng)書、身份證明、產(chǎn)權(quán)證明文件、測(cè)繪報(bào)告等。（二）抵押登記檔案涉及房屋抵押設(shè)立、變更、注銷等業(yè)務(wù)的檔案，包含抵押合同、主債權(quán)合同、抵押物清單、評(píng)估報(bào)告等。（三）預(yù)告登記檔案房屋預(yù)告登記相關(guān)的申請(qǐng)材料、登記證明等檔案資料。（四）其他相關(guān)檔案與房產(chǎn)登記有關(guān)的調(diào)查記錄、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等輔助性檔案。三、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善房產(chǎn)登記檔案保密制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)房產(chǎn)登記檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作流程。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、編目、上架等，確保檔案存放有序、查找方便。3.對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。（三）其他部門及人員職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門在辦理房產(chǎn)登記業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)如實(shí)提供相關(guān)資料，并對(duì)所提供資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。同時(shí)，應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理工作。2.涉及房產(chǎn)登記檔案查閱、利用的其他部門和人員，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案信息。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.業(yè)務(wù)部門在辦理房產(chǎn)登記業(yè)務(wù)完畢后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、完整。對(duì)于不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或更正。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄索引。編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案資料的完整性，不得隨意裁剪或損壞。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查詢。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，防止檔案丟失或損壞。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管門禁鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.制定檔案庫房安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱房產(chǎn)登記檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。2.外部查閱：司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱房產(chǎn)登記檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供必要的協(xié)助，并對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）利用規(guī)定1.房產(chǎn)登記檔案僅供查閱、復(fù)印，不得外借。確因工作需要必須外借的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理外借手續(xù)，并限期歸還。外借期間，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。2.查閱、利用房產(chǎn)登記檔案時(shí)，不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。如因違反規(guī)定造成檔案信息泄露或其他不良后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、利用方式等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致，以便日后查閱和審計(jì)。七、檔案的保密措施（一）人員保密管理1.對(duì)涉及房產(chǎn)登記檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，定期進(jìn)行考核，對(duì)違反保密制度的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）技術(shù)保密措施1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對(duì)房產(chǎn)登記檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。2.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員對(duì)檔案信息的訪問級(jí)別。（三）環(huán)境保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的辦公區(qū)域，與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.在檔案庫房?jī)?nèi)，不得談?wù)撆c檔案內(nèi)容有關(guān)的話題，不得在非工作時(shí)間內(nèi)單獨(dú)留在檔案庫房。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.對(duì)已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的房產(chǎn)登記檔案，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，可進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)，且已無利用價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)房產(chǎn)登記檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案保密制度的落實(shí)情況、檔案管理流程的合規(guī)性等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。2.對(duì)社會(huì)公眾的監(jiān)督意見和建議進(jìn)行認(rèn)真研究和處理，不斷完善檔案保密制度和管理工作。十、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或重大過失導(dǎo)致房產(chǎn)登記檔案信息泄露的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.在檔案管理工作中違反本保密制度，造成檔案丟失、損壞或其他不良后果的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）追究方式1.根據(jù)責(zé)任大小，對(duì)相關(guān)人員給予批評(píng)教育、警告、記過、記大過、降職、撤職、開除等行政處分。2.因違反保密制度給公