PAGE從化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)從化地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于從化地區(qū)內(nèi)本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。確保檔案的齊全、完整，涵蓋公司/組織工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則。對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門可根據(jù)工作需要，設(shè)置檔案庫房、閱檔室等工作場所。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。5.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，做好檔案的借閱、歸還等工作，確保檔案的安全。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識。8.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時催還借閱的檔案。5.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人開展檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。6.參與檔案數(shù)字化處理工作，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、審核和存儲等工作。7.完成檔案管理部門負(fù)責(zé)人交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如章程、協(xié)議、批復(fù)文件等。2.公司/組織年度工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。3.公司/組織各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報表等。5.公司/組織人事管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘錄用文件、考核獎懲文件等。6.公司/組織財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。7.公司/組織固定資產(chǎn)管理工作中形成的文件材料，如資產(chǎn)購置合同、清單、驗收報告等。8.公司/組織科研、技術(shù)開發(fā)等工作中形成的文件材料，如項目申報書、研究報告、技術(shù)方案等。9.公司/組織對外宣傳、文化建設(shè)等工作中形成的文件材料，如宣傳資料、活動方案、照片、視頻等。10.公司/組織與上級主管部門、政府部門、其他單位往來的文件材料，如請示、報告、函件等。（二）檔案收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，認(rèn)真收集各類檔案材料，不得遺漏重要文件。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保檔案材料的質(zhì)量。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案材料移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案的整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序裝訂成冊，編制頁碼。填寫檔案盒封面、盒脊等信息，將裝訂好的文件材料裝入檔案盒。2.科技檔案的整理按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類。對每個項目的文件材料進(jìn)行編號、編目，建立項目檔案卷內(nèi)目錄。將項目文件材料按照分類順序整理成冊，編制頁碼。填寫檔案卷皮、卷內(nèi)備考表等信息，將整理好的項目檔案裝入檔案卷。3.會計檔案的整理按照會計年度、保管期限進(jìn)行分類。對會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行編號、編目，填寫會計檔案目錄。將會計檔案按照分類順序裝訂成冊，編制頁碼。填寫會計檔案封面、盒脊等信息，將裝訂好的會計檔案裝入檔案盒。4.人事檔案的整理按照員工類別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。對每份人事檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫人事檔案目錄。將人事檔案材料按照分類順序整理成冊，編制頁碼。填寫人事檔案卷皮、卷內(nèi)備考表等信息，將整理好的人事檔案裝入檔案卷。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、閱檔區(qū)、整理區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒（卷）等形式進(jìn)行保管，檔案盒（卷）應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，定期進(jìn)行檢查和更新。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。5.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組進(jìn)行。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。5.檔案銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。五、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部各部門查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對檔案查閱申請表進(jìn)行審核，符合條件的，安排查閱，并提供必要的協(xié)助。3.公司/組織員工查閱本人檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，方可查閱。4.外單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請表等材料，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）檔案利用方式1.檔案查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的閱檔室查閱檔案，不得將檔案帶出閱檔室。2.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。3.如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，辦理歸還手續(xù)。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將形成的電子文件收集整理，并移交檔案管理部門。2.電子文件應(yīng)按照檔案整理的原則和方法進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.電子文件的格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的規(guī)定，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，定期進(jìn)行檢查和更新。3.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問范圍，確保電子檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行