PAGE頂板管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)頂板管理工作，規(guī)范頂板管理檔案的建立、保管、使用和銷(xiāo)毀等流程，確保頂板管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和可追溯性，有效預(yù)防頂板事故的發(fā)生，保障員工生命安全和企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及頂板管理的部門(mén)、車(chē)間、班組及相關(guān)作業(yè)場(chǎng)所。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于頂板管理的規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映頂板管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.及時(shí)歸檔原則頂板管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓或遺漏。4.安全保密原則妥善保管頂板管理檔案，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全性和保密性。二、頂板管理檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.地質(zhì)資料檔案井田地質(zhì)報(bào)告煤層賦存情況資料頂板巖性分析報(bào)告地質(zhì)構(gòu)造資料2.設(shè)計(jì)與規(guī)劃?rùn)n案采區(qū)設(shè)計(jì)圖紙及說(shuō)明書(shū)工作面設(shè)計(jì)圖紙及說(shuō)明書(shū)頂板支護(hù)設(shè)計(jì)方案3.施工過(guò)程檔案巷道掘進(jìn)施工記錄支護(hù)材料使用記錄頂板監(jiān)測(cè)記錄工程變更記錄4.安全檢查與隱患排查檔案日常頂板安全檢查記錄專(zhuān)項(xiàng)頂板隱患排查報(bào)告隱患整改記錄5.事故檔案頂板事故調(diào)查報(bào)告事故處理記錄事故案例分析資料（二）編號(hào)采用分類(lèi)編號(hào)法，按照上述分類(lèi)順序，每類(lèi)檔案給予一個(gè)固定的編號(hào)范圍。例如：1.地質(zhì)資料檔案：DZ001DZ9992.設(shè)計(jì)與規(guī)劃?rùn)n案：SJ100SJ9993.施工過(guò)程檔案：SG200SG9994.安全檢查與隱患排查檔案：AJ300AJ9995.事故檔案：SG400SG999編號(hào)應(yīng)清晰、唯一，便于檔案的識(shí)別和查找。三、頂板管理檔案的建立（一）資料收集1.地質(zhì)部門(mén)負(fù)責(zé)收集井田地質(zhì)報(bào)告、煤層賦存情況資料、頂板巖性分析報(bào)告、地質(zhì)構(gòu)造資料等地質(zhì)資料檔案。2.設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)整理采區(qū)設(shè)計(jì)圖紙及說(shuō)明書(shū)、工作面設(shè)計(jì)圖紙及說(shuō)明書(shū)、頂板支護(hù)設(shè)計(jì)方案等設(shè)計(jì)與規(guī)劃?rùn)n案。3.施工單位在巷道掘進(jìn)施工過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)記錄巷道掘進(jìn)施工情況、支護(hù)材料使用情況、頂板監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，形成施工過(guò)程檔案。4.安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集日常頂板安全檢查記錄、專(zhuān)項(xiàng)頂板隱患排查報(bào)告及隱患整改記錄等安全檢查與隱患排查檔案。5.事故發(fā)生后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)開(kāi)展事故調(diào)查，形成頂板事故調(diào)查報(bào)告、事故處理記錄、事故案例分析資料等事故檔案。（二）整理與歸檔1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的整理工作，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂。2.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查閱。3.定期將整理好的檔案移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔保存，檔案室應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、保管、借閱等情況。四、頂板管理檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。（二）保管期限1.地質(zhì)資料檔案、設(shè)計(jì)與規(guī)劃?rùn)n案應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.施工過(guò)程檔案保存期限不少于工程竣工后5年。3.安全檢查與隱患排查檔案保存期限不少于3年。4.事故檔案應(yīng)永久保存。（三）檔案維護(hù)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、頂板管理檔案的使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱頂板管理檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室借閱。2.外單位人員因特殊原因需要借閱頂板管理檔案時(shí)，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.事故檔案等重要檔案原則上不得外借，確需查閱的，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。（三）借閱登記檔案室應(yīng)建立檔案借閱登記簿，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱及編號(hào)、歸還日期等信息。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（四）檔案查閱1.查閱頂板管理檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印登記。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案室印章。六、頂板管理檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.超過(guò)保管期限且已無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)且已無(wú)利用價(jià)值。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案室提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱及編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等內(nèi)容，由檔案室永久保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)頂板管理檔案的建立、保管、使用和銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.對(duì)于違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并記錄在案。（二）考核評(píng)價(jià)1.將頂板管理檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度，導(dǎo)致檔案管理混亂、檔案信息泄露或造成其他不良后果的部門(mén)和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)