PAGE救助站檔案室制度一、總則（一）目的為加強救助站檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高救助站工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于救助站全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則救助站檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)救助站工作和社會救助需求為宗旨，充分發(fā)揮檔案的利用價值。4.科學(xué)規(guī)范原則運用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。2.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的檔案管理水平。6.提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，為救助站工作和社會救助提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料。2.配合檔案室做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。3.明確一名檔案兼職人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案室的溝通協(xié)調(diào)。三、檔案收集（一）收集范圍1.救助站在履行職能活動中形成的各類文件材料，包括但不限于救助申請、審核審批文件、救助物資發(fā)放記錄、救助對象信息檔案、工作總結(jié)、會議紀要、財務(wù)報表等。2.上級主管部門下發(fā)的與救助站工作相關(guān)的文件、通知、指示等。3.反映救助站歷史沿革、重大活動、重要事件的文件、照片、音像等資料。4.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的文件材料進行整理，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）收集時間1.當年形成的文件材料，各部門應(yīng)在次年一季度末前整理完畢并移交檔案室。2.對于重大活動、重要事件等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集移交。四、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)救助業(yè)務(wù)類型進行分類；財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進行分類；聲像檔案、實物檔案按照載體形式和內(nèi)容進行分類。（二）整理方法1.文書檔案整理對收集到的文件材料進行分類、排序，去除重復(fù)、無效的文件。按照文件的形成時間順序進行編號，編制卷內(nèi)文件目錄。填寫卷內(nèi)備考表，對卷內(nèi)文件的完整性、保管狀況進行說明。裝訂成冊，填寫案卷封面，編制案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)救助業(yè)務(wù)流程，對救助申請、審核審批、救助實施等環(huán)節(jié)形成的文件材料進行分類整理。建立業(yè)務(wù)檔案索引，方便查詢和利用。3.財務(wù)檔案整理按照會計檔案管理要求，對會計憑證、賬簿報表、財務(wù)文件等進行分類裝訂。編制財務(wù)檔案目錄，注明檔案的保管期限和存放位置。4.聲像檔案整理對照片、錄音、錄像等聲像資料進行分類編號，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。制作聲像檔案目錄，同時將聲像資料存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，并進行備份。5.實物檔案整理對救助站收到的捐贈物資、紀念物品等實物進行登記造冊，注明物品名稱、來源、日期等信息。將實物檔案與相關(guān)文件材料一同整理歸檔。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)符合分類標準，類目清晰，排列有序。2.卷內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，編號準確，目錄清晰，備考表填寫完整。3.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等適宜檔案保管的條件。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進行合理排列，標識清晰。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括救助站重要的政策性文件、重大活動記錄、財務(wù)決算、涉及救助對象權(quán)益的重要檔案等。3.定期保管的檔案期限分為30年、1年等，具體劃分按照國家檔案管理規(guī)定和救助站實際情況確定。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.加強對電子檔案的保管，定期進行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用范圍1.救助站工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機關(guān)、相關(guān)部門因工作需要依法查閱檔案。3.救助對象及其家屬因合理需求查閱相關(guān)救助檔案。（二）利用方式1.查閱救助站工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用審批1.救助站工作人員查閱、借閱檔案，由所在部門負責(zé)人審批。2.司法機關(guān)、相關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱依據(jù)，經(jīng)救助站分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.救助對象及其家屬查閱檔案，需提供有效身份證明和相關(guān)證明材料，經(jīng)救助站業(yè)務(wù)部門審核同意后，到檔案室查閱。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內(nèi)容、利用人等信息進行詳細記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家檔案管理規(guī)定和救助站檔案保管期限表，對檔案進行鑒定。2.鑒定檔案的價值，主要考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案是否具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀審批表經(jīng)救助站分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。八、檔案銷毀（一）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)在專人監(jiān)督下進行，確保檔案徹底銷毀。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行銷毀，并對存儲介質(zhì)進行物理破壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。