PAGE檔案一個窗口受理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理工作流程，提高檔案服務(wù)效率，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，特制定本檔案一個窗口受理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)中的操作。（三）基本原則1.集中受理原則：設(shè)立專門的檔案受理窗口，對各類檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行集中統(tǒng)一受理，避免分散辦理導(dǎo)致的混亂和效率低下。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的程序和要求辦理檔案業(yè)務(wù)，確保操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.高效服務(wù)原則：以客戶為中心，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少辦事環(huán)節(jié)，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，為公司員工提供便捷、高效的檔案服務(wù)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案管理過程中的安全保密措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和員工的個人隱私。二、受理窗口設(shè)置與職責(zé)（一）窗口設(shè)置在公司行政辦公區(qū)域設(shè)立檔案一個窗口受理點(diǎn)，配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，確保窗口工作的正常開展。（二）窗口職責(zé)1.業(yè)務(wù)受理：負(fù)責(zé)受理公司員工提交的各類檔案業(yè)務(wù)申請，包括檔案查閱、借閱、歸檔、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等。2.咨詢解答：為員工提供檔案管理相關(guān)政策、法規(guī)、業(yè)務(wù)流程等方面的咨詢服務(wù)。3.材料審核：對員工提交的檔案業(yè)務(wù)申請材料進(jìn)行初步審核，確保材料齊全、符合要求。4.信息錄入：將受理的檔案業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確錄入檔案管理系統(tǒng)，建立業(yè)務(wù)臺賬。5.流轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)流轉(zhuǎn)檔案業(yè)務(wù)申請，跟蹤辦理進(jìn)度，確保業(yè)務(wù)順利完成。6.檔案整理：對受理過程中涉及的檔案材料進(jìn)行整理、分類、裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。7.服務(wù)監(jiān)督：接受員工對檔案受理工作的監(jiān)督和投訴，及時(shí)處理并反饋處理結(jié)果。三、受理流程（一）查閱檔案1.申請：員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并簽字確認(rèn)。2.提交材料：將申請表及相關(guān)證明材料一并提交至檔案受理窗口。3.審核：窗口工作人員對申請材料進(jìn)行審核，符合要求的予以受理，并在申請表上加蓋受理章。4.查閱：工作人員根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)檔案信息，并引導(dǎo)員工到指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱過程中，員工應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.登記：查閱結(jié)束后，工作人員對查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。6.反饋：如員工對查閱結(jié)果有疑問或需要進(jìn)一步了解相關(guān)信息，窗口工作人員應(yīng)及時(shí)給予解答和反饋。（二）借閱檔案1.申請：員工填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、期限等，并簽字確認(rèn)。2.提交材料：附上相關(guān)證明材料，提交至檔案受理窗口。3.審核：窗口工作人員審核申請材料，對于重要檔案的借閱，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，在申請表上加蓋受理章。4.借閱登記：工作人員對借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。5.借閱手續(xù)辦理：借閱人憑申請表到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的檔案材料。檔案保管部門應(yīng)向借閱人發(fā)放檔案借閱清單，雙方簽字確認(rèn)。6.歸還：借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。歸還時(shí)，檔案保管部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。7.注銷登記：檔案歸還后，檔案保管部門在借閱清單上注明歸還日期，并將借閱清單交回檔案受理窗口進(jìn)行注銷登記。（三）檔案歸檔1.整理材料：各部門在日常工作中形成的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、整理、裝訂。2.提交申請：整理好的檔案材料由部門負(fù)責(zé)人審核后，填寫《檔案歸檔申請表》，注明歸檔檔案的類別、年度、數(shù)量等信息，并提交至檔案受理窗口。3.審核：窗口工作人員對申請材料及歸檔檔案進(jìn)行審核，檢查檔案材料是否齊全、完整、規(guī)范，分類是否準(zhǔn)確。審核通過后，予以受理。4.歸檔入庫：工作人員將審核通過的檔案材料按照檔案管理系統(tǒng)中的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔入庫，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄歸檔時(shí)間、歸檔人等信息。5.編目上架：對歸檔入庫的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，建立檔案檢索工具，并按照檔案存放位置上架排列，便于查找和利用。（四）檔案轉(zhuǎn)出1.申請：因工作需要將檔案轉(zhuǎn)出公司的員工，填寫《檔案轉(zhuǎn)出申請表》，注明轉(zhuǎn)出檔案的接收單位、地址、聯(lián)系人等信息，并簽字確認(rèn)。2.提交材料：附上相關(guān)證明材料，如調(diào)令、錄用通知等，一并提交至檔案受理窗口。3.審核：窗口工作人員審核申請材料，核實(shí)檔案轉(zhuǎn)出的必要性和合法性。對于重要崗位員工的檔案轉(zhuǎn)出，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過后，在申請表上加蓋受理章。4.材料準(zhǔn)備：工作人員根據(jù)申請內(nèi)容，準(zhǔn)備檔案轉(zhuǎn)出所需的材料，如檔案目錄、檔案清單等，并對檔案進(jìn)行核對，確保檔案材料齊全完整。5.密封包裝：將檔案材料進(jìn)行密封包裝，在封口處加蓋檔案管理部門印章。6.轉(zhuǎn)出登記：填寫《檔案轉(zhuǎn)出登記表》，記錄檔案轉(zhuǎn)出的日期、接收單位、檔案內(nèi)容等信息，并將檔案材料交至指定的郵寄部門或由員工本人攜帶轉(zhuǎn)出。7.跟蹤反饋：檔案轉(zhuǎn)出后，窗口工作人員應(yīng)跟蹤檔案的送達(dá)情況，及時(shí)向員工反饋檔案是否已順利到達(dá)接收單位。如出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（五）檔案轉(zhuǎn)入1.接收通知：檔案受理窗口收到員工檔案轉(zhuǎn)入的通知后，及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位或相關(guān)部門聯(lián)系，確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)入的具體信息。2.審核材料：對轉(zhuǎn)入檔案的相關(guān)材料進(jìn)行審核，檢查檔案是否密封完好、材料是否齊全、有無涂改等情況。3.登記入庫：審核通過后，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)入登記，記錄檔案轉(zhuǎn)入日期、轉(zhuǎn)出單位、檔案內(nèi)容等信息，并將檔案材料按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔入庫。4.通知員工：檔案入庫后，及時(shí)通知員工檔案已成功轉(zhuǎn)入，并告知員工可按照公司檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、受理時(shí)間與地點(diǎn)（一）受理時(shí)間周一至周五，上午[具體上班時(shí)間]下午[具體下班時(shí)間]。如遇特殊情況需要調(diào)整受理時(shí)間，將提前在公司內(nèi)部公告通知。（二）受理地點(diǎn)公司行政辦公區(qū)域[具體樓層和房間號]檔案一個窗口受理點(diǎn)。五、申請材料要求（一）查閱檔案1.《檔案查閱申請表》（原件）。2.有效身份證明（原件及復(fù)印件）。3.與查閱檔案目的相關(guān)的證明材料（如工作需要的文件、介紹信等）。（二）借閱檔案1.《檔案借閱申請表》（原件）。2.有效身份證明（原件及復(fù)印件）。3.詳細(xì)說明借閱用途的證明材料（如項(xiàng)目任務(wù)書、研究報(bào)告等）。4.重要檔案借閱需提供部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文件。（三）檔案歸檔1.《檔案歸檔申請表》（原件）。2.歸檔檔案材料清單（原件）。3.檔案材料應(yīng)齊全、完整、規(guī)范，符合檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)。（四）檔案轉(zhuǎn)出1.《檔案轉(zhuǎn)出申請表》（原件）。2.有效身份證明（原件及復(fù)印件）。3.接收單位出具的調(diào)令、錄用通知等相關(guān)證明材料（原件）。（五）檔案轉(zhuǎn)入1.轉(zhuǎn)出單位或相關(guān)部門出具的檔案轉(zhuǎn)出通知（原件）。2.有效身份證明（原件及復(fù)印件）。六、辦理期限（一）查閱檔案一般情況下，自受理申請之日起[X]個工作日內(nèi)完成查閱。如遇特殊情況，需延長辦理期限的，應(yīng)提前告知申請人，并說明原因。（二）借閱檔案自受理申請之日起，經(jīng)審批通過后，[X]個工作日內(nèi)完成借閱手續(xù)辦理。借閱期限根據(jù)申請內(nèi)容確定，最長不超過[X]個工作日。（三）檔案歸檔自受理申請之日起，[X]個工作日內(nèi)完成檔案歸檔入庫及編目上架工作。（四）檔案轉(zhuǎn)出自受理申請之日起，[X]個工作日內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)辦理。如因郵寄或其他特殊原因?qū)е聶n案未能按時(shí)轉(zhuǎn)出，應(yīng)及時(shí)向申請人說明情況。（五）檔案轉(zhuǎn)入自收到檔案轉(zhuǎn)入通知及相關(guān)材料之日起，[X]個工作日內(nèi)完成檔案審核、登記入庫及通知員工等工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司檔案管理部門定期對檔案受理窗口的工作進(jìn)行檢查，包括業(yè)務(wù)辦理情況、服務(wù)質(zhì)量、檔案安全等方面。2.設(shè)立意見箱和投訴電話，接受公司員工對檔案受理工作的監(jiān)督和投訴。對于員工的意見和投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給員工。3.檔案受理窗口工作人員定期對自己的工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）考核辦法1.制定檔案受理工作考核指標(biāo)，包括業(yè)務(wù)辦理準(zhǔn)確率、服務(wù)滿意度、工作效率等方面。2.定期對檔案受理窗口工作人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果與績效獎金、晉升等掛鉤。3.對于在檔