PAGE學校檔案移交入庫制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案移交入庫管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學校檔案管理部門負責檔案的接收、整理、保管、利用等工作。2.完整性原則：各部門應(yīng)將工作活動中形成的各類檔案材料完整地移交檔案管理部門，不得遺漏。3.準確性原則：移交的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，符合檔案管理的要求。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、編目、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)的相關(guān)標準和規(guī)范。二、檔案移交的組織與職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案移交入庫制度，并組織實施。2.負責接收各部門移交的檔案，對移交檔案進行審核、整理、編目等工作。3.建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.開展檔案的查閱、利用工作，為學校各項工作提供服務(wù)。5.對檔案移交工作進行監(jiān)督和檢查，對違反制度的行為進行糾正和處理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案材料的完整、準確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案移交的范圍與內(nèi)容（一）文書檔案1.學校在行政管理、教學管理、科研管理、學生管理等工作中形成的各類文件材料，包括上級文件、學校文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。2.學校與上級主管部門、其他單位及個人的往來信函、電報、傳真、電子郵件等。（二）教學檔案1.教學計劃、教學大綱、課程標準、教案、講義、課件等教學文件。2.學生學籍檔案，包括學生入學登記表、成績單、學籍變更記錄、畢業(yè)登記表等。3.教學實踐檔案，包括實習計劃、實習報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等。4.教學評估檔案，包括教學檢查記錄、教學質(zhì)量評估報告等。（三）科研檔案1.科研項目立項申請書、可行性研究報告、項目合同、任務(wù)書等。2.科研項目研究過程中形成的實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文、著作等成果材料。3.科研項目結(jié)題驗收材料，包括結(jié)題報告、驗收證書等。（四）基本建設(shè)檔案1.學校基本建設(shè)項目的立項審批文件、設(shè)計文件、施工圖紙、招投標文件等。2.工程建設(shè)過程中的變更文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收文件等。（五）設(shè)備檔案1.學校購置的各類教學設(shè)備、科研設(shè)備、辦公設(shè)備等的購置合同、發(fā)票、驗收報告等。2.設(shè)備的使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄等技術(shù)文件。（六）財會檔案1.學校財務(wù)預(yù)算、決算報表，財務(wù)收支憑證，會計賬簿等。2.財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報材料等。（七）聲像檔案1.學校在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。2.聲像資料的文字說明，包括拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等。（八）電子檔案1.學校各部門在工作中形成的電子文件，包括文檔、表格、圖形、圖像、音頻、視頻等。2.電子文件的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、作者、日期、格式等信息。四、檔案移交的時間與期限（一）定期移交1.文書檔案應(yīng)在次年上半年移交檔案管理部門。2.教學檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等應(yīng)在項目結(jié)束或年度終了后三個月內(nèi)移交。3.基本建設(shè)檔案應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)移交。4.財會檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門。（二）不定期移交1.因工作需要，各部門可隨時將已整理好的檔案移交檔案管理部門。2.對一些重大活動、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時移交。五、檔案移交的程序與要求（一）檔案整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對本部門形成的檔案材料進行分類、組卷、編目等整理工作。2.整理后的檔案應(yīng)符合以下要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備。歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時間順序排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列。歸檔文件應(yīng)編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，采用三孔一線的方法裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀。（二）檔案移交1.各部門整理好檔案后，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。2.各部門將《檔案移交清單》一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進行整改。4.審核無誤后，檔案管理部門與移交部門辦理檔案交接手續(xù)，雙方在《檔案移交清單》上簽字蓋章。（三）檔案入庫1.檔案管理部門將接收的檔案按照類別、年度、保管期限等進行上架排列，存入檔案庫房。2.檔案入庫時，應(yīng)做好檔案的登記工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查詢和利用。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門檔案移交工作的組織實施情況。2.檔案移交的范圍、內(nèi)容、時間、程序等是否符合制度規(guī)定。3.檔案整理的質(zhì)量是否符合要求。4.檔案管理部門對移交檔案的審核、接收、入庫等工作是否規(guī)范。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年對各部門檔案移交工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案移交情況進行抽查。3.專項檢查：對一些重要檔案或涉及重大事項的檔案移交工作進行專項檢查。（三）問題處理1.對在檔案移交工作中存在問題的部門，檔案管理部門應(yīng)下達整改通知書，要求其限期整改。2.對違反檔案移交制度的行為，學校將視情節(jié)輕重，給予批評教育、責令改正、通報批評等處理；對造成檔案損失的，將依法追究相關(guān)人員的責任。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍學校檔案主要供本校教職工查閱利用，因工作需要，校外單位或個人查閱學校檔案的，須經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本校教職工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.校外單位或個人查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.如需復印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。（四）利