PAGE文書(shū)檔案遵循哪個(gè)制度文書(shū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書(shū)檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文書(shū)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)歸檔原則：各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文書(shū)檔案移交綜合管理部門歸檔，不得積壓。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、文書(shū)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件類：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.人事檔案類：?jiǎn)T工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等人事資料。4.財(cái)務(wù)檔案類：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.其他類：除上述類別外的其他文書(shū)檔案，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)采用年度+類別+流水號(hào)的方式。例如：2023XZ001，表示2023年行政公文類第1份檔案。2.編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，確保每份檔案都有唯一的編號(hào)。三、文書(shū)檔案的形成與收集（一）形成1.公司各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類文書(shū)檔案，并確保文書(shū)內(nèi)容的規(guī)范、準(zhǔn)確。2.文書(shū)的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保文書(shū)質(zhì)量。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集工作，確保辦理完畢的文書(shū)及時(shí)收集齊全。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文書(shū)檔案，承辦部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理收集，并移交綜合管理部門。3.涉及多個(gè)部門的文書(shū)檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。四、文書(shū)檔案的整理與歸檔（一）整理1.綜合管理部門收到各部門移交的文書(shū)檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.整理工作包括分類、裝訂、編目等，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對(duì)于破損、褪色的文書(shū)檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。（二）歸檔1.整理后的文書(shū)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，并建立電子檔案索引，方便查詢利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔情況進(jìn)行檢查，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。五、文書(shū)檔案的保管（一）保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.具體保管期限的劃分按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（二）保管要求1.設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、文書(shū)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文書(shū)檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司文書(shū)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。（三）利用規(guī)定1.因工作需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。2.復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與工作無(wú)關(guān)的目的。3.如需將檔案帶出公司查閱或利用，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。七、文書(shū)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)