PAGE行政執(zhí)法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織行政執(zhí)法檔案的管理，規(guī)范行政執(zhí)法行為，保障行政執(zhí)法工作合法、有序進行，提高行政執(zhí)法水平，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在行政執(zhí)法過程中形成的各類檔案的管理，包括但不限于行政處罰、行政許可、行政檢查等執(zhí)法活動中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映行政執(zhí)法活動的全過程，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理執(zhí)法過程中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量和管理效率。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格保密，防止泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善行政執(zhí)法檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理本公司/組織的行政執(zhí)法檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。定期對檔案進行整理、歸檔、保管和統(tǒng)計，確保檔案的安全和完整。負責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，并按照規(guī)定做好登記和審批手續(xù)。2.執(zhí)法部門負責(zé)本部門行政執(zhí)法檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。在執(zhí)法過程中，嚴格按照法律法規(guī)和本制度的要求，規(guī)范制作各類執(zhí)法文書和記錄，確保檔案內(nèi)容的真實、準確、完整。配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.監(jiān)督部門對行政執(zhí)法檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和本制度的要求。對檔案管理部門和執(zhí)法部門在檔案管理工作中存在的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政處罰檔案：包括立案審批表、行政處罰決定書、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、聽證材料、送達回執(zhí)等。2.行政許可檔案：包括行政許可申請書、受理通知書、審查意見、許可證件等。3.行政檢查檔案：包括檢查計劃、檢查記錄、檢查報告、整改通知書等。4.其他行政執(zhí)法檔案：如行政復(fù)議、行政應(yīng)訴等過程中形成的文件資料。（二）收集要求1.執(zhí)法人員應(yīng)在執(zhí)法活動結(jié)束后及時將相關(guān)文件資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類整理：按照行政執(zhí)法的類別，將檔案分為行政處罰、行政許可、行政檢查等類別，再根據(jù)檔案的形成時間、來源等因素進行細分。2.編號編目：對每一份檔案進行編號，并編制目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和管理。3.裝訂成冊：將整理好的檔案按照順序裝訂成冊，確保檔案的整齊和牢固。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.執(zhí)法部門在完成檔案的收集和整理后，應(yīng)及時將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，退回執(zhí)法部門進行補充或修正。3.審核通過的檔案，按照分類整理的方法進行歸檔，存入檔案庫房。（二）保管期限1.行政處罰檔案的保管期限為[X]年，自行政處罰決定作出之日起計算。2.行政許可檔案的保管期限為[X]年，自行政許可決定作出之日起計算。3.行政檢查檔案的保管期限為[X]年，自檢查結(jié)束之日起計算。4.其他行政執(zhí)法檔案的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并定期進行維護和更新，確保電子檔案的安全和可用。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱行政執(zhí)法檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。（二）借閱程序1.因工作需要借閱行政執(zhí)法檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，向借閱人員發(fā)放檔案，并做好借閱登記。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）查閱、借閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的行政執(zhí)法檔案，未經(jīng)批準，不得查閱和借閱。2.行政執(zhí)法檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，不得超越權(quán)限查閱和借閱檔案。五、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對行政執(zhí)法檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準確、完整，及時報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）利用工作1.檔案管理部門應(yīng)積極開展行政執(zhí)法檔案的利用工作，為公司/組織的行政執(zhí)法工作提供參考和依據(jù)。2.定期對檔案進行分析研究，總結(jié)行政執(zhí)法工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進建議，為完善行政執(zhí)法制度提供支持。3.根據(jù)工作需要，整理和編印行政執(zhí)法檔案資料匯編，為執(zhí)法人員提供便利。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的行政執(zhí)法檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負