PAGE人事干部檔案三項(xiàng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事干部檔案管理，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在人事管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體人事干部檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映人事干部的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集人事干部的各類相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事干部檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.履歷材料：包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的反映自身經(jīng)歷、思想等情況的材料。3.考核材料：年度考核、績效考核、專項(xiàng)考核等結(jié)果材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書及評審材料等。5.政審材料：政治歷史情況審查、入黨入團(tuán)審查等材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請書、團(tuán)組織關(guān)系材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)表彰的文件、證書等。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、職務(wù)任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：如個(gè)人重要成果、榮譽(yù)事跡等補(bǔ)充材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門人事干部的相關(guān)檔案材料，并及時(shí)整理歸檔。2.收集的材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對于新產(chǎn)生的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集并移交檔案管理部門。（三）收集流程1.材料形成部門：在材料形成后，按照要求進(jìn)行整理，確保材料齊全、規(guī)范。2.初步審核：材料形成部門對材料進(jìn)行初步審核，確保材料符合歸檔要求。3.移交檔案管理部門：將審核后的材料移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。4.檔案管理部門：對接收的材料進(jìn)行再次審核，不符合要求的及時(shí)退回補(bǔ)充。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持材料之間的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按檔案內(nèi)容分類：分為履歷類、自傳類、考核類、學(xué)歷學(xué)位類、培訓(xùn)類、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）類、政審類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、工資任免類、出國（境）類等。2.按時(shí)間順序排列：每一類檔案材料按照形成時(shí)間先后順序排列。（三）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的材料進(jìn)行裱糊、修補(bǔ)，然后按照類別和順序進(jìn)行裝訂。2.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、姓名、類別、題名、日期、頁碼等信息。3.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案編號、姓名、類別等信息。（四）整理流程1.接收材料：檔案管理部門接收各部門移交的檔案材料。2.分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對材料進(jìn)行分類。3.排列順序：對每一類材料進(jìn)行時(shí)間順序排列。4.裝訂編目：進(jìn)行裝訂和編目工作。5.裝盒上架：將整理好的檔案裝入盒中，上架存放。四、檔案查閱制度（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱：公司人事部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及因工作需要的其他部門人員，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱人事干部檔案。2.外部查閱：司法機(jī)關(guān)、政府有關(guān)部門等因工作需要查閱檔案的，須持單位介紹信和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱。（二）查閱程序1.填寫申請表：查閱人需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，最后由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱登記：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.現(xiàn)場查閱：查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，辦理歸還手續(xù)。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)全程監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。五、檔案保管制度（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（三）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案資料進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.加強(qiáng)電子檔案的管理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。（四）檔案銷毀制度1.銷毀范圍：對已超過保管期限、失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。