PAGE建立健全檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案利用制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案利用活動(dòng)中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要始終把檔案安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)高效原則以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為公司/組織發(fā)展提供有力支持。二、檔案利用范圍（一）內(nèi)部工作需要1.公司/組織日常運(yùn)營(yíng)管理，如查閱合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，為決策、業(yè)務(wù)開展提供依據(jù)。2.各部門工作協(xié)調(diào)與溝通，通過查閱相關(guān)檔案了解工作進(jìn)展、歷史情況等，促進(jìn)工作順利推進(jìn)。3.員工崗位培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，利用檔案資料獲取業(yè)務(wù)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，提升員工素質(zhì)。（二）對(duì)外業(yè)務(wù)往來1.向合作伙伴、客戶提供相關(guān)檔案資料，如資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)材料等，用于商務(wù)合作、項(xiàng)目投標(biāo)等活動(dòng)。2.應(yīng)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等要求，依法依規(guī)提供檔案資料，配合相關(guān)檢查、審計(jì)等工作。三、檔案利用流程（一）申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要利用檔案，需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明利用檔案的目的、內(nèi)容、用途、使用期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.外部單位或個(gè)人因業(yè)務(wù)往來需要利用檔案，需提交正式的申請(qǐng)函，說明利用檔案的具體事項(xiàng)、用途及保密承諾等，經(jīng)公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核同意后，報(bào)檔案管理部門審批。（二）審批1.檔案管理部門收到《檔案利用申請(qǐng)表》或申請(qǐng)函后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查。重點(diǎn)審核申請(qǐng)目的是否符合檔案利用范圍、申請(qǐng)內(nèi)容是否涉及敏感信息、使用期限是否合理等。2.對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案的利用申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般檔案利用申請(qǐng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，檔案管理部門向申請(qǐng)人出具《檔案利用審批單》，明確批準(zhǔn)利用的檔案范圍、利用方式、使用期限等信息。（三）查閱1.申請(qǐng)人憑《檔案利用審批單》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)審批單內(nèi)容，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案，并在專門的《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.查閱檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定方式進(jìn)行操作。3.檔案管理人員應(yīng)在申請(qǐng)人查閱過程中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。（四）歸還1.查閱完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等問題，檔案管理人員應(yīng)立即向申請(qǐng)人查明原因，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。同時(shí)，按照相關(guān)規(guī)定追究申請(qǐng)人的責(zé)任。3.在確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，檔案管理人員在《檔案查閱登記表》上記錄檔案歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。四、檔案利用方式（一）查閱申請(qǐng)人可直接到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的操作流程進(jìn)行，不得擅自更改電子檔案內(nèi)容。（二）復(fù)印1.申請(qǐng)人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)。檔案管理人員根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度等情況進(jìn)行審核，對(duì)于允許復(fù)印的檔案，按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。2.復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)印件應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播、轉(zhuǎn)借他人。（三）拍照1.因工作需要確需對(duì)檔案進(jìn)行拍照的，申請(qǐng)人應(yīng)向檔案管理部門提交拍照申請(qǐng)，說明拍照的目的、范圍及用途等。檔案管理人員審核同意后，指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助拍照，并對(duì)拍照過程進(jìn)行監(jiān)督。2.拍照應(yīng)使用檔案管理部門規(guī)定的設(shè)備，不得使用具有存儲(chǔ)功能的拍照設(shè)備。拍照內(nèi)容應(yīng)僅限于審批單批準(zhǔn)的范圍，不得擅自擴(kuò)大拍照范圍。拍照完成后，照片應(yīng)及時(shí)交檔案管理部門統(tǒng)一保管，不得自行留存或傳播。（四）摘錄申請(qǐng)人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。檔案管理人員審核同意后，為申請(qǐng)人提供必要的協(xié)助。摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得斷章取義、歪曲原意。摘錄完成后，申請(qǐng)人應(yīng)將摘錄內(nèi)容交檔案管理部門審核，審核通過后方可使用。五、檔案利用期限（一）一般檔案對(duì)于一般性檔案的利用，使用期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)使用期限的，申請(qǐng)人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）重要檔案對(duì)于重要檔案、機(jī)密檔案的利用，使用期限根據(jù)具體情況由檔案管理部門與申請(qǐng)人協(xié)商確定，并在《檔案利用審批單》中明確注明。使用期限屆滿后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。六、檔案利用的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案查閱場(chǎng)所的安全，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。3.在檔案利用過程中，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，檔案管理人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)報(bào)告公司/組織相關(guān)部門。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露檔案信息。2.申請(qǐng)人在利用檔案過程中，應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對(duì)所接觸到的檔案信息予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，防止信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查檔案利用流程是否規(guī)范、申請(qǐng)審批手續(xù)是否齊全、檔案歸還是否及時(shí)等。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案利用是否符合規(guī)定、有無(wú)違規(guī)操作等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供檔案利用資料。2.根據(jù)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)檔案利用工作，完善檔案利用制度。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、復(fù)印、拍照、摘錄檔案的。2.擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所或轉(zhuǎn)借他人的。3.在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或丟失檔案的。4.泄露檔案信息，造成不良后果的。5.其他違反檔案利用制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案利用制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因違反檔案利用制度給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法