PAGE人事檔案保管制度模板一、總則（一）目的為加強公司人事檔案的管理，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映員工的真實情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進行檔案管理。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括學(xué)歷、工作經(jīng)歷等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等相關(guān)證件復(fù)印件。3.入職申請表、勞動合同等。（二）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄。2.培訓(xùn)考核成績、證書等。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、晉升記錄等。（三）績效考核記錄1.各年度、季度績效考核結(jié)果。2.績效面談記錄、改進計劃等。（四）薪酬福利記錄1.工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄等。2.福利享受情況，如社保、公積金、年假等。（五）獎懲記錄1.獲得的獎勵，如榮譽證書、表彰文件等。2.違紀(jì)處分記錄，包括處分決定、申訴記錄等。（六）勞動合同變更與解除記錄1.勞動合同續(xù)簽、變更的相關(guān)文件。2.解除勞動合同的原因、時間及相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.員工入職時提交的各類資料。2.各部門定期報送的員工考核、獎懲等信息。3.人力資源部門主動收集的與員工相關(guān)的其他資料。（二）整理要求1.按照檔案內(nèi)容分類，依次排列。2.每份材料應(yīng)注明日期、來源，并加蓋相關(guān)部門或人員印章。3.去除重復(fù)、無效的材料，確保檔案簡潔明了。四、檔案保管（一）保管部門公司人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管人事檔案。（二）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。（三）檔案存放方式1.按照員工類別、檔案類別進行分類存放，便于查找。2.建立檔案索引目錄，標(biāo)明檔案存放位置。（四）檔案定期檢查1.每月對檔案進行一次外觀檢查，查看是否有損壞、霉變等情況。2.每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案內(nèi)容與實際情況是否相符。五、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的部門和人員。2.外部有權(quán)機關(guān)依法依規(guī)查閱檔案的情況。（二）借閱流程1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。3.人力資源部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可借閱。4.借閱人在指定地點查閱檔案，不得擅自帶出或轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱期限一般借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）歸還要求借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保密（一）保密責(zé)任1.人力資源部門工作人員對檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)。2.接觸檔案的其他人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.檔案庫房設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定區(qū)域進行，不得私自拍照、復(fù)印。3.對涉及員工隱私的信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.將人事檔案內(nèi)容錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進行備份。（二）權(quán)限管理1.設(shè)定不同人員對電子檔案的訪問權(quán)限，確保信息安全。2.對電子檔案的修改、刪除等操作進行嚴(yán)格記錄。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職、調(diào)動等。2.檔案管理需要進行的調(diào)整。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.人力資源部門根據(jù)相關(guān)情況開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將檔案密封包裝，并在封口處加蓋公章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式轉(zhuǎn)遞檔案。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時反饋回執(zhí)。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保管期限且無保存價值。2.檔案內(nèi)容存在嚴(yán)重錯誤或虛假信息，經(jīng)核實后確需銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、原因等。2.組織相關(guān)部門人員進行審核，確認(rèn)無誤后簽字。3.按照規(guī)定的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好記錄