PAGE工業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)工業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工業(yè)企業(yè)所屬各部門及分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)憑證：是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證。3.會(huì)計(jì)賬簿：是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，對(duì)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、分類地記錄和核算的簿籍，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬以及其他輔助性賬簿。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：是指企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作。按照國(guó)家規(guī)定的保管期限和銷毀程序，提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見(jiàn)，并會(huì)同檔案管理部門共同鑒定、監(jiān)銷。建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度，為企業(yè)內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案提供服務(wù)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查財(cái)務(wù)部門及其他部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作。接收財(cái)務(wù)部門移交的會(huì)計(jì)檔案，按照規(guī)定的保管期限和保管要求進(jìn)行妥善保管。配合財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、銷毀等工作。3.其他部門負(fù)責(zé)本部門形成的會(huì)計(jì)資料的整理，并按照規(guī)定定期移交財(cái)務(wù)部門。在辦理涉及會(huì)計(jì)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，遵守本制度規(guī)定，配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好相關(guān)工作。二、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的會(huì)計(jì)資料移交財(cái)務(wù)部門，確保會(huì)計(jì)資料的完整性和及時(shí)性。2.財(cái)務(wù)部門在辦理會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算方法和程序，及時(shí)取得或填制各類會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等，并保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子會(huì)計(jì)資料的格式合規(guī)、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證分類：按照記賬憑證的種類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，每一類記賬憑證應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)。編號(hào)：對(duì)記賬憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和核對(duì)。粘貼：原始憑證應(yīng)粘貼在記賬憑證后面，粘貼應(yīng)整齊、牢固，不得覆蓋記賬憑證的內(nèi)容。裝訂：記賬憑證應(yīng)使用專用的裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有缺頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。封面填寫：裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)填寫封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員等信息，并加蓋單位公章。2.會(huì)計(jì)賬簿整理：將各類會(huì)計(jì)賬簿按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類整理，去除空白頁(yè)、賬頁(yè)脫落等情況。編號(hào)：對(duì)每本賬簿進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰。封面填寫：在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。賬頁(yè)補(bǔ)充：對(duì)于賬簿中存在的空白頁(yè)，應(yīng)加蓋“此頁(yè)空白”戳記。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告分類：按照月度、季度、半年度、年度分別整理，每類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)。編號(hào)：對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰。封面填寫：在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等信息，并加蓋單位公章。附注整理：將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的附注單獨(dú)整理成冊(cè)，并與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告一并裝訂。4.其他會(huì)計(jì)資料分類：按照資料的種類進(jìn)行分類整理，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等。編號(hào)：對(duì)每類其他會(huì)計(jì)資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰。封面填寫：在其他會(huì)計(jì)資料封面上注明單位名稱、資料名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。三、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年，銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久保管，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保管期限的變更1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。2.本制度規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)不得擅自縮短或延長(zhǎng)保管期限。3.因特殊原因需要變更會(huì)計(jì)檔案保管期限的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。四、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門查閱。2.外部有關(guān)單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門查閱。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出或復(fù)制、拍照、錄像等，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的及查閱內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，查閱人員持申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)全程監(jiān)督。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部門，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)制規(guī)定1.本企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.外部有關(guān)單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門辦理復(fù)制手續(xù)。3.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用，并開(kāi)具正式發(fā)票。4.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用專用的復(fù)印設(shè)備或存儲(chǔ)介質(zhì)，確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。5.復(fù)制后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)部門“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，且符合國(guó)家規(guī)定的銷毀條件的，可以按照本制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.企業(yè)負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書，提出鑒定意見(jiàn)。4.將會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書報(bào)上級(jí)主管部門備案。5.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本企業(yè)負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄1.會(huì)計(jì)檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)做