PAGE會(huì)計(jì)檔案查閱借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱行為，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱相關(guān)活動(dòng)時(shí)的管理。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。2.查閱：指因工作需要，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查看、翻閱等行為。3.借閱：指因工作需要，暫時(shí)將會(huì)計(jì)檔案借出公司指定場(chǎng)所使用的行為。二、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管部門公司會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)集中保管。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔、保管等工作，并建立健全會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。（二）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并編制詳細(xì)的檔案索引，便于查找和使用。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用。三、會(huì)計(jì)檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行登記，并由公司財(cái)務(wù)人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案保管人員處辦理查閱手續(xù)。檔案保管人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋財(cái)務(wù)部門公章。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案保管人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密或財(cái)務(wù)機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案，查閱人員應(yīng)予以保密。2.查閱人員不得擅自涂改、損毀、丟失會(huì)計(jì)檔案。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。四、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人員填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人員持申請(qǐng)表到檔案保管人員處辦理借閱手續(xù)。檔案保管人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并在借閱登記表上記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)借閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出公司指定場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋財(cái)務(wù)部門公章。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還會(huì)計(jì)檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案保管人員說明原因，并辦理延期手續(xù)。5.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否完整，如有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）借閱限制1.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密或財(cái)務(wù)機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案，借閱人員應(yīng)予以保密。2.借閱人員不得擅自涂改、損毀、丟失會(huì)計(jì)檔案。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借，如有特殊情況需要外借，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。五、會(huì)計(jì)檔案的歸還與銷毀（一）歸還1.查閱或借閱完畢后，查閱或借閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案保管人員。檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否完整，如有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱或借閱人員的責(zé)任。2.對(duì)于歸還的會(huì)計(jì)檔案，檔案保管人員應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行整理、歸檔，并更新檔案保管清冊(cè)。（二）銷毀1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，會(huì)同公司檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2.公司總經(jīng)理應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。4.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。5.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的保管情況，包括保管場(chǎng)所、保管措施、檔案分類等是否符合要求。2.會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱程序是否規(guī)范，是否按照規(guī)定進(jìn)行審批、登記等。3.查閱、借閱人員是否遵守保密制度，是否存在泄露會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的情況。4.會(huì)計(jì)檔案的歸還與銷毀是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)銷毀等情況。（三）檢查頻率審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每年至少檢查[X]次。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因保管不善導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案損壞、遺失的，由檔案保管人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因違規(guī)查閱、借閱導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄露、涂改、損毀、丟失的，由查閱、借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱出現(xiàn)問題的，由審批人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式及處理措施1.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理措施。2.對(duì)于因違反本制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)賠