PAGE食品生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品生產(chǎn)檔案管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動提供有力支持，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食品生產(chǎn)過程中形成的各類檔案，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、人員培訓(xùn)記錄、供應(yīng)商資質(zhì)檔案等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映食品生產(chǎn)活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與食品生產(chǎn)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等。5.便利性原則：便于檔案的查詢、利用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食品生產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，定期進(jìn)行檢查和監(jiān)督。3.集中統(tǒng)一管理公司食品生產(chǎn)檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的完整性和安全性。5.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，辦理相關(guān)手續(xù)。6.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門食品生產(chǎn)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求及時將檔案移交歸檔。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄和管理，保證檔案質(zhì)量。4.積極配合檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計(jì)劃類：年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)任務(wù)安排，訂單合同等。2.工藝文件類：產(chǎn)品工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.質(zhì)量記錄類：原材料檢驗(yàn)報告、過程檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報告、不合格品處理記錄等。4.設(shè)備維護(hù)類：設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。5.人員培訓(xùn)類：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、人員資質(zhì)證書等。6.供應(yīng)商管理類：供應(yīng)商資質(zhì)證明、采購合同、原材料驗(yàn)收記錄等。7.其他相關(guān)類：食品安全自查報告、整改記錄、投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案及時、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要文件資料。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的資料、政府部門下發(fā)的文件等，應(yīng)及時登記并歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如生產(chǎn)計(jì)劃類、工藝文件類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+類別+順序號等。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物等可能損壞檔案的物品。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照類別、年度、編號順序排列存放，便于查找和管理。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.特殊載體檔案：如照片、錄像帶、光盤等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，確保其可讀性和完整性。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史資料、法律法規(guī)要求永久保存的檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年，一般為與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關(guān)且具有一定歷史價值的檔案。3.短期保管：保管期限為[X]年，主要為一般性的生產(chǎn)記錄、臨時性文件等。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和保密。2.嚴(yán)格履行檔案查閱審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱：如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可以對檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、用途等，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐份審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，附上檔案鑒定小組的鑒定意見，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底清除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由銷毀人和監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，銷毀前應(yīng)進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的食品生產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。(二)信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足檔案信息化管理的需求。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢查。3.在電子檔案數(shù)據(jù)庫中建立完善的索引和分類體系，方便快速檢索和查詢檔案信息。4.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考