PAGE人才市場管理檔案制度一、總則（一）目的為加強人才市場管理檔案工作，確保檔案的真實性、完整性、保密性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人才資源開發(fā)、利用和管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本人才市場實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本人才市場所涉及的各類人才檔案的管理，包括個人檔案、企業(yè)檔案以及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映人才的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：確保檔案材料齊全、完整，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和有效性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人才市場管理檔案制度，并組織實施。2.集中管理各類人才檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好登記和記錄工作。5.及時更新檔案信息，保證檔案內(nèi)容的時效性和準(zhǔn)確性。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，及時將本部門產(chǎn)生的涉及人才檔案的相關(guān)材料移交檔案管理部門。2.在涉及人才檔案使用的工作中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進行操作，不得擅自更改或銷毀檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.個人檔案：包括個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。2.企業(yè)檔案：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、企業(yè)簡介、人員招聘與培訓(xùn)計劃、員工績效考核記錄等。3.業(yè)務(wù)檔案：人才招聘活動記錄、人才測評報告、人才推薦函、人才交流活動資料等。（二）檔案收集要求1.檔案管理部門應(yīng)定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，明確收集內(nèi)容、時間和要求。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料的真實性和完整性。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽章齊全，如有破損或褪色應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案類型、時間順序等進行分類，如個人檔案可分為基本信息類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類等。2.編號：為每一份檔案或檔案類別編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：制作檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找檔案內(nèi)容。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、歸檔日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔的檔案進行核對，確保歸檔信息準(zhǔn)確無誤。（二）檔案保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限1.個人檔案：長期保管，直至個人不再與本人才市場有業(yè)務(wù)往來。2.企業(yè)檔案：根據(jù)企業(yè)的存續(xù)情況和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定確定保管期限，一般不少于[X]年。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的出入庫情況。2.定期對檔案進行盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本人才市場內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，須持單位介紹信或有效證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報本人才市場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案是否完好無損。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表提供檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對查閱、借閱情況進行記錄，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作的安全進行。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人才市場管理檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化采集、存儲、管理、查詢和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠快速準(zhǔn)確地錄入各類檔案信息，支持多種格式的文件上傳。2.檔案查詢功能：提供靈活多樣的查詢方式，可根據(jù)檔案編號、姓名、時間等條件進行查詢。3.檔案統(tǒng)計功能：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為人才市場管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)維護1.安排專人負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.定期對信息系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進步的需要。3.加強信息系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存和銷毀符合規(guī)定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價值和現(xiàn)實作用。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實際情況確定檔案的存毀。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核、本人才市場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法