PAGE會計(jì)檔案室制度表一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理。（三）定義1.會計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。2.會計(jì)檔案室：是集中保管公司會計(jì)檔案的專門場所。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，內(nèi)容與月度報(bào)告類似，可能根據(jù)需要增加一些分析說明。3.半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，涵蓋更全面的財(cái)務(wù)信息。4.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，是對公司全年財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的綜合反映，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的記錄。3.納稅申報(bào)表，記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)申報(bào)繳納情況。4.會計(jì)檔案移交清冊，用于記錄會計(jì)檔案在不同保管期限、不同保管地點(diǎn)之間的移交情況。5.會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。6.會計(jì)檔案銷毀清冊，記載擬銷毀會計(jì)檔案的詳細(xì)內(nèi)容及銷毀過程。7.會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份，包括電子會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)的備份存儲介質(zhì)。三、會計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照會計(jì)檔案的形成時間，分為年度會計(jì)檔案。2.按照會計(jì)檔案的類別，分為會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類和其他會計(jì)資料類。（二）編號規(guī)則1.會計(jì)憑證：按照月份和憑證序號進(jìn)行編號，例如“20XX年X月第X號記賬憑證”。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別按照頁碼順序編號，同時在每本賬簿首頁標(biāo)注賬簿名稱、編號、啟用日期、截止日期等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：按照報(bào)告所屬年度、季度、月度依次編號，如“20XX年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告”、“20XX年第X季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告”等。4.其他會計(jì)資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和順序進(jìn)行編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“銀調(diào)字[20XX]第X號”。（三）裝訂要求1.會計(jì)憑證：記賬憑證應(yīng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。裝訂時應(yīng)使用棉線在左上角裝訂牢固，不得壓封簽。原始憑證較多時，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。2.會計(jì)賬簿：賬簿在年度終了結(jié)賬后，應(yīng)將所有賬頁打印輸出，整理整齊，加裝封面和封底，用棉線或膠圈裝訂成冊。裝訂后的賬簿應(yīng)平整、牢固，賬頁不得有缺號、跳行現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按月、季順序整理，加裝封面，裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、報(bào)告所屬期間、報(bào)告種類等信息。年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章和相關(guān)人員印章。（四）裝盒要求1.會計(jì)憑證裝盒：將裝訂成冊的會計(jì)憑證放入專用檔案盒內(nèi)，檔案盒應(yīng)標(biāo)明單位名稱、會計(jì)年度、月份、憑證種類、起止日期、憑證冊數(shù)等信息。憑證數(shù)量較多時，可分年度、月份分別裝盒存放。2.會計(jì)賬簿裝盒：每本會計(jì)賬簿裝入一個檔案盒，檔案盒上標(biāo)注賬簿名稱、年度、編號等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告裝盒：月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告可按月、季順序裝盒，每盒內(nèi)放置一個或多個報(bào)告期的報(bào)告。年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告單獨(dú)裝盒，注明報(bào)告年度、報(bào)告名稱等信息。4.其他會計(jì)資料裝盒：按照資料的類別和編號順序，將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等其他會計(jì)資料分別裝入檔案盒，在檔案盒上注明資料名稱、年度、編號等信息。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管；會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但至少應(yīng)保存至該會計(jì)年度終了后3年。（二）保管地點(diǎn)1.公司設(shè)立專門的會計(jì)檔案室，用于集中保管會計(jì)檔案。會計(jì)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.會計(jì)檔案原則上應(yīng)在公司內(nèi)部的會計(jì)檔案室保管，但因工作需要，可在辦理相關(guān)手續(xù)后，臨時借閱或攜帶到指定地點(diǎn)使用。（三）保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和調(diào)閱。2.定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。3.會計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會計(jì)檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制，不得泄露會計(jì)檔案的內(nèi)容。4.對于電子會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，與原數(shù)據(jù)分開存放，防止因意外事故導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子會計(jì)檔案的存儲管理制度，確保電子會計(jì)檔案的存儲環(huán)境安全可靠，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在會計(jì)檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守查閱登記制度，如實(shí)記錄查閱的檔案名稱、查閱日期、查閱目的等信息。2.外部單位查閱公司會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和法定代表人批準(zhǔn)。查閱時，公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，查閱人員不得擅自將會計(jì)檔案帶離公司指定地點(diǎn)，不得在會計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交會計(jì)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱公司會計(jì)檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和法定代表人簽字批準(zhǔn)后，由會計(jì)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱申請表應(yīng)作為會計(jì)檔案借閱登記的重要依據(jù)，與借閱登記冊一同保存。借閱申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：借閱單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。借閱檔案名稱、數(shù)量、所屬年度。借閱期限，明確開始日期和截止日期。借閱用途，詳細(xì)說明借閱檔案的目的和使用范圍。審批意見，包括部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和法定代表人的簽字及日期。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的會計(jì)檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還會計(jì)檔案時，會計(jì)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案后，會計(jì)檔案管理人員應(yīng)在借閱登記冊上注明歸還日期，并由借閱人員簽字確認(rèn)。六、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄1.會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為會計(jì)檔案銷毀的重要依據(jù)。