PAGE文體中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強文體中心檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文體中心各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指文體中心在各項活動中直接形成的對國家、社會和本單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學、便于利用的原則。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責文體中心檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案的保管狀況進行定期檢查，確保檔案的安全。4.負責檔案的查閱、借閱登記和利用效果跟蹤反饋。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常聯(lián)絡和協(xié)調。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與文體中心工作相關的文件、指示、通知等。2.文體中心制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等文件材料。3.各類文體活動的策劃方案、組織實施記錄、活動成果等材料。4.場館建設、設施設備維護、物資采購等方面的文件和資料。5.人事檔案、財務檔案、審計檔案等專項檔案。6.對外交流合作、宣傳報道等活動中形成的文件和資料。7.其他具有保存價值的文件、資料和實物。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的文件材料，應進行備份或復制，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.文書檔案按照年度—機構（問題）—保管期限進行分類整理。2.科技檔案按照項目—專業(yè)—階段進行分類整理。3.會計檔案按照會計年度—類別進行分類整理。4.聲像檔案按照載體形式—時間—內容進行分類整理。5.實物檔案按照類別—時間—來源進行分類整理。（五）編目與裝訂1.對整理好的檔案進行編目，編制案卷目錄、卷內文件目錄等檢索工具。2.按照檔案裝訂要求，對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.文書檔案分為黨群工作、行政管理、業(yè)務工作等類別。2.科技檔案分為場館建設、設施設備、信息技術等類別。3.會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別。4.聲像檔案分為照片、錄音、錄像等類別。5.實物檔案分為獎杯、獎牌、證書等類別。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用“年度—機構（問題）—保管期限—流水號”的格式。2.科技檔案編號采用“項目編號—專業(yè)編號—階段編號—流水號”的格式。3.會計檔案編號采用“會計年度—類別編號—流水號”的格式。4.聲像檔案編號采用“載體形式編號—時間編號—內容編號—流水號”的格式。5.實物檔案編號采用“類別編號—時間編號—流水號”的格式。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度符合國家規(guī)定標準。（二）保管要求1.對不同載體的檔案，應采取相應的保管措施，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行清查核對，做到賬實相符。3.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。4.對電子檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地保管。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀應填寫銷毀清冊，經主管領導批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和正常利用。2.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、內容、范圍等。（二）查閱程序1.申請人將查閱申請表提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并提供相應的檔案查閱服務。3.查閱人員應在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱原則1.檔案借閱應嚴格控制，確因工作需要借閱的，應辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等。（四）借閱程序1.申請人將借閱申請表提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理編目、保管利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數據的真實、準確、完整。（二）移交工作1.文體中心內部機構調整或人員變動時，應及時辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.對移交的檔案，應進行認真核對，確保檔案的完整和準確。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立文體中心檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理和信息化服務。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）數字化處理1.對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應進行分類存儲，建立相應的索引和目錄，便于檢索和查詢。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.加強對信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。（四）數