PAGE檔案保密制度上墻一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.保密性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤，便于查詢和使用。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的安全存儲和傳輸。二、檔案的分類與管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人信息、履歷、考核記錄、薪酬福利等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：合同協(xié)議、項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準等。（二）檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善檔案管理制度。對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和安全性。定期對檔案進行整理、歸檔、鑒定和銷毀。提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。2.檔案形成部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理和立卷工作，并按時移交檔案管理部門。對本部門產(chǎn)生的檔案信息進行保密，不得擅自對外提供。配合檔案管理部門做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類整理，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。3.對于重要檔案或緊急檔案，應(yīng)及時移交檔案管理部門，不得積壓。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行統(tǒng)一整理，包括分類、編號、編目、裝訂等。2.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范要求，便于查詢和利用。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高查詢效率。四、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.建立檔案保管期限表，對檔案進行定期鑒定，及時銷毀過期檔案。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。五、檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查詢。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查詢記錄。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人簽收。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、檔案的保密措施（一）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及檔案管理的人員進行定期培訓(xùn)，提高其保密技能和業(yè)務(wù)水平。3.加強對檔案管理人員的監(jiān)督和考核，對違反保密規(guī)定的人員進行嚴肅處理。（二）物理防護1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。2.對檔案存儲設(shè)備進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.采用安全可靠的存儲介質(zhì)，定期對存儲介質(zhì)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全1.嚴格控制檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶級別和權(quán)限。2.對檔案信息進行加密傳輸和存儲，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無保存價值的檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定必須銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息，保存期限不少于[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標