PAGE小學心理咨詢檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范小學心理咨詢工作，保障學生心理健康，提高心理咨詢服務質量，特制定本檔案制度。本制度旨在確保小學心理咨詢過程中產生的各類檔案資料得到妥善管理，為心理咨詢工作的開展、學生心理健康狀況的跟蹤與評估、教育教學決策的制定等提供全面、準確、可靠的依據。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學生的心理咨詢檔案管理工作。涵蓋學校心理咨詢室接待的各類心理咨詢案例，包括個別咨詢、團體咨詢以及心理測評等相關活動所涉及的學生信息及資料。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格保護學生的隱私，對檔案內容予以保密，未經學生本人或其監(jiān)護人同意，不得向任何無關人員透露檔案信息。2.客觀性原則：檔案內容應基于真實的心理咨詢過程和學生表現，如實記錄，確保信息的客觀性和準確性。3.完整性原則：全面收集與學生心理咨詢相關的各類資料，保證檔案內容完整，能夠反映學生心理健康狀況及咨詢過程的全貌。4.動態(tài)性原則：根據學生心理咨詢進展和心理健康狀況的變化，及時更新檔案內容，保持檔案的時效性和動態(tài)性。二、檔案內容（一）學生基本信息1.個人資料：包括學生姓名、性別、年齡、班級、學號、家庭住址、聯系電話等。2.家庭背景：記錄學生父母或監(jiān)護人的姓名、職業(yè)、文化程度、聯系方式，以及家庭結構、家庭氛圍、親子關系等情況。（二）心理咨詢記錄1.咨詢預約：詳細記錄學生預約咨詢的時間、方式、預約事由等信息。2.咨詢過程：每次咨詢均需記錄日期、咨詢時長、咨詢方式（個別咨詢或團體咨詢）、咨詢師姓名、咨詢主題、學生主要問題表現、咨詢師采取的咨詢方法與策略、學生的反應及互動情況等。3.咨詢總結：每次咨詢結束后，咨詢師應撰寫簡要總結，概括咨詢重點、學生取得的進展、存在的問題及后續(xù)建議等。（三）心理測評報告1.測評工具：記錄使用的心理測評量表名稱、版本、適用范圍等信息。2.測評結果：詳細呈現學生各項測評指標的得分、等級或結果描述，并對測評數據進行簡要分析，指出學生在心理特質、情緒狀態(tài)、行為傾向等方面的表現。3.綜合評估：結合心理咨詢過程和測評結果，對學生的心理健康狀況進行綜合評估，提出初步診斷意見和建議。（四）學生反饋與家長意見1.學生反饋：記錄學生在咨詢過程中對咨詢效果、咨詢方式等方面的反饋意見，以及學生自身對心理健康問題的認識和改進意愿。2.家長意見：收集家長對學生心理咨詢的看法、期望，以及家長在家庭教育方面的困惑和需求等信息。家長意見可通過面談、電話溝通、問卷調查等方式獲取，并整理記錄在案。（五）其他相關資料1.學校相關記錄：如學生在校期間的違紀情況、學業(yè)成績、參加活動表現等與心理健康可能相關的信息。2.轉介記錄：若學生因心理問題需要轉介至校外專業(yè)機構或其他學校，應記錄轉介原因、轉介時間、接收機構名稱及聯系方式等信息。3.跟進記錄：對已結束咨詢的學生進行定期跟進，記錄跟進時間、跟進方式（如電話回訪、面談等）、學生近況、家長反饋等內容，以評估咨詢效果的持續(xù)性和穩(wěn)定性。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.首次咨詢：學生首次預約心理咨詢時，咨詢師應告知學生及家長檔案管理的相關規(guī)定，并發(fā)放檔案建立所需的基本信息表格。學生或家長填寫完成后，由咨詢師負責收集整理，作為檔案的起始資料。2.咨詢過程記錄：每次咨詢結束后，咨詢師應及時、準確地記錄咨詢過程中的詳細信息，確保記錄內容完整、清晰、有條理。記錄可采用手寫或電子文檔形式，但需保證字跡工整、電子文檔格式規(guī)范，便于查閱和保存。3.心理測評實施：根據咨詢需要，安排學生進行心理測評。測評結束后，測評人員應按照測評工具的要求和說明，及時整理測評數據，并撰寫測評報告。測評報告應包括測評結果、數據分析、綜合評估等內容，作為檔案的重要組成部分。4.資料整合：咨詢師定期將咨詢記錄、測評報告、學生反饋與家長意見等資料進行整合，確保檔案內容的連貫性和完整性。同時，對檔案資料進行分類整理，按照學生姓名或學號建立索引，方便查找和使用。（二）收集要求1.及時收集：各相關人員應按照規(guī)定的時間節(jié)點，及時將各自負責的檔案資料提交至檔案管理人員處。咨詢記錄應在每次咨詢結束后一周內完成整理并提交，心理測評報告應在測評完成后兩周內提交，學生反饋與家長意見應根據獲取方式及時整理記錄并提交。2.全面收集：確保檔案資料涵蓋學生心理咨詢的各個方面，不得遺漏重要信息。對于學生在咨詢過程中提供的特殊情況、重要線索或有價值的信息，應詳細記錄并納入檔案。3.真實準確：收集的檔案資料必須真實可靠，不得虛構、篡改或隱瞞事實。所有信息應基于實際發(fā)生的咨詢過程和學生表現，確保檔案內容能夠客觀反映學生心理健康狀況。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯順序對檔案資料進行整理，使其具有系統(tǒng)性和連貫性。例如，可以按照咨詢時間順序、資料類型等進行分類整理，便于查閱和分析。2.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的檔案整理規(guī)范，確保檔案資料的格式、字體、排版等符合要求。對于手寫資料，應盡量保持字跡清晰、工整；對于電子文檔，應統(tǒng)一格式，如使用A4紙型、宋體小四號字、1.5倍行距等。3.完整性原則：在整理過程中，要對檔案資料進行全面檢查，確保每份檔案資料齊全完整，無缺頁、漏項等情況。對于不完整的資料，應及時與相關人員溝通補充。（二）分類方法1.按學生分類：以學生姓名為索引，將每個學生的心理咨詢檔案單獨成冊。在每冊檔案首頁，注明學生基本信息，包括姓名、班級、學號等。2.按資料類型分類：在每冊學生檔案內部，按照資料類型進一步細分，如依次排列學生基本信息、心理咨詢記錄、心理測評報告、學生反饋與家長意見、其他相關資料等。每個資料類型下可根據具體內容再進行適當分類，如心理咨詢記錄可按照咨詢次數依次排列，心理測評報告可按照測評工具名稱分類等。3.建立電子檔案與紙質檔案對應關系：為方便檔案管理和查閱，同時建立電子檔案系統(tǒng)。電子檔案應與紙質檔案內容一致，按照相同的分類方法進行存儲。通過電子檔案管理系統(tǒng)，可以實現快速檢索、查詢和統(tǒng)計分析等功能。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案：設立專門的檔案柜，按照學生姓名或學號順序排列存放紙質檔案。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案資料的安全保存。同時，可以在檔案柜上標注明顯的標識，便于查找和管理。2.電子檔案：采用服務器存儲或移動存儲設備備份等方式保存電子檔案。電子檔案應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。同時，要設置嚴格的電子檔案訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作電子檔案。（二）保管期限1.小學階段：學生在校期間的心理咨詢檔案應妥善保管，直至學生畢業(yè)離校后至少保存[X]年。保存期限屆滿后，經學校相關部門審核批準，可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.特殊情況：對于涉及嚴重心理問題、精神疾病或法律糾紛等特殊情況的學生心理咨詢檔案，應根據具體情況延長保管期限，直至相關問題得到妥善解決或不再具有保存價值為止。（三）保管要求1.專人負責：指定專人負責檔案的存儲與保管工作，檔案管理人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉檔案管理業(yè)務。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。2.環(huán)境維護：保持檔案存儲環(huán)境的清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。定期對檔案柜進行清潔和消毒，防止蟲害和霉變。3.安全防范：加強檔案存儲場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設備。檔案管理人員應嚴格遵守檔案借閱、查閱制度，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.咨詢師查閱：負責該學生咨詢工作的咨詢師因工作需要，可以查閱自己所負責學生的心理咨詢檔案。咨詢師查閱檔案時，應在檔案查閱登記表上如實記錄查閱時間、查閱內容、查閱目的等信息。2.學校心理健康教育負責人查閱：學校心理健康教育負責人有權查閱全校學生的心理咨詢檔案，以便對學校心理健康教育工作進行整體規(guī)劃、指導和評估。查閱時，應填寫檔案查閱登記表，并在規(guī)定的時間內歸還檔案。3.其他相關人員查閱：如學校行政管理人員、班主任等因工作需要查閱學生心理咨詢檔案時，需經學校心理健康教育負責人批準，并在檔案查閱登記表上注明查閱原因、查閱范圍等信息。查閱過程中，應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內容。（二）借閱程序1.借閱申請：因特殊原因需要借閱學生心理咨詢檔案的人員，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱學生姓名、借閱原因、借閱期限等信息，并提交所在部門負責人審核簽字。2.審批流程：檔案借閱申請表經學校心理健康教育負責人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。審批過程中，應嚴格審查借閱申請的必要性和合理性，確保檔案借閱符合規(guī)定。3.借閱登記：檔案管理人員在辦理借閱手續(xù)時，應詳細記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、借閱檔案名稱及數量等信息，并要求借閱人員簽字確認。同時，向借閱人員明確告知檔案借閱的相關規(guī)定和保密要求。4.歸還檔案：借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應對檔案進行認真檢查，確保檔案資料完整無損、無缺頁、無涂改等情況。如發(fā)現檔案有損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的責任。（三）保密措施1.查閱與借閱人員保密義務：所有查閱和借閱心理咨詢檔案的人員均負有保密義務，不得將檔案內容泄露給無關人員。在查閱或借閱過程中，應妥善保管檔案資料，防止丟失或損壞。2.檔案使用限制：查閱和借閱檔案人員只能將檔案用于與學生心理健康教育相關的工作目的，不得擅自將檔案用于其他用途。如需引用檔案內容，必須經過學校心理健康教育負責人同意，并注明檔案來源。3.違規(guī)處理：對于違反檔案保密規(guī)定的查閱或借閱人員，學校將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；如因違規(guī)行為給學生或學校造成損失的，應依法承擔賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、檔案更新與動態(tài)管理（一）定期更新1.咨詢記錄更新：咨詢師應根據每次咨詢的實際情況，及時更新咨詢記錄。記錄內容應詳細反映咨詢過程中的新情況、新問題、學生的變化及采取的相應措施等。更新后的咨詢記錄應與原記錄保持連貫性和邏輯性，便于對學生心理咨詢過程進行全面跟蹤和分析。2.心理測評報告更新：當學生再次進行心理測評時，應及時更新測評報告。新的測評報告應與之前的報告進行對比分析，關注學生心理特質、情緒狀態(tài)、行為傾向等方面的變化情況，為調整咨詢方案提供依據。3.學生反饋與家長意見更新：定期收集學生反饋與家長意見，及時更新檔案中的相關內容。對于學生和家長提出的新問題、新需求或對咨詢工作的建議等，應認真記錄并納入檔案，以便及時調整咨詢策略和服務方式。（二）動態(tài)管理機制1.建立學生心理健康檔案數據庫：利用信息技術手段，建立學生心理健康檔案數據庫，實現檔案資料的電子化管理和動態(tài)更新。通過數據庫系統(tǒng)，可以方便地查詢、統(tǒng)計、分析學生心理健康檔案信息，為學校心理健康教育工作提供數據支持和決策依據。2.定期召開心理健康教育工作會議：學校心理健康教育工作領導小組定期召開會議，分析研究學生心理健康檔案數據，總結心理健康教育工作經驗和存在的問題。根據會議討論結果，制定針對性的工作計劃和措施，不斷完善學校心理健康教育工作體系。3.加強與家長和教師的溝通協作：心理健康教育教師應定期與家長和教師進行溝通，了解學生在家庭和學校中的表現情況。根據家長和教師反饋的信息，及時更新學生心理健康檔案，并調整咨詢方案和教育策略，形成家校共育、協同育人的良好局面。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：學生心理咨詢檔案保管期限屆滿后，經學校相關部門審核批準，可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。審核過程中，應確保檔案資料已不再具有保存價值，且銷毀行為符合法律法規(guī)和學校相關規(guī)定。2.檔案內容無效：對于因特殊原因導致檔案內容失去有效性或真實性的情況，如咨詢過程存在重大失誤、測評數據不準確等，經學校心理健康教育負責人確認后，可以對相關檔案進行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請：檔案管理人員根據檔案保管期限和實際情況，提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的學生姓名、檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息，并提交學校心理健康教育負責人審核。2.審核批準：學校心理健康教育負責人對檔案銷毀申請進行審核，確認銷毀條件符合要求后，報學校主管領導批準。審核批準過程中，應嚴格審查銷毀申請的必要性和合規(guī)性，確保檔案銷毀工作合法、規(guī)范進行。3.銷毀實施：檔案銷毀申請經批準后，由檔案管理人員會同學校紀檢監(jiān)察部門等相關人員共同實施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保檔案資料無法恢復。在銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、