PAGE會(huì)計(jì)檔案專人管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.專人管理：指定專門的人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等工作，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。二、會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、裝訂和保管工作，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部門移交的會(huì)計(jì)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一保管和維護(hù)。2.建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱、銷毀等手續(xù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。（三）專人職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的具體收集、整理、裝訂、保管等日常工作，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范和流程操作。2.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量與記錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)收集各類會(huì)計(jì)資料，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性和及時(shí)性。2.會(huì)計(jì)資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、變?cè)旎蚬室膺z漏重要信息。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存，確保電子數(shù)據(jù)的可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循會(huì)計(jì)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持會(huì)計(jì)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等類別進(jìn)行分類整理，同一類別的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)按照記賬憑證編號(hào)順序排列，附件應(yīng)整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。（四）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理：去除憑證上的金屬物，對(duì)大小不一的原始憑證進(jìn)行折疊，使其與記賬憑證大小一致，然后按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：對(duì)總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)去除空白頁(yè)，并將賬頁(yè)順序編號(hào)，然后裝訂成冊(cè)。對(duì)于固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)按照固定資產(chǎn)類別和編號(hào)順序排列，裝訂成冊(cè)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理：按照月度、季度、年度分別整理，將各類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照順序排列，加裝封面，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理：對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類整理，按照時(shí)間順序排列，并加裝封面，注明資料名稱、年度、月份等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)與原存儲(chǔ)設(shè)備分開存放，異地保管。3.對(duì)于重要的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用雙備份或多備份的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）保管環(huán)境要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，如滅火器、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（四）保管期間的檢查與維護(hù)1.專人應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄檢查情況。2.對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行翻曬、除塵等維護(hù)工作，防止檔案霉變、蟲蛀等。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、數(shù)據(jù)備份等維護(hù)工作，確保電子數(shù)據(jù)的安全性和可用性。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照審批后的申請(qǐng)表提供會(huì)計(jì)檔案，并安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱，確保查閱過(guò)程的合規(guī)性和檔案的安全。3.查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案管理部門。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。4.查閱人員如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明用途。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位或個(gè)人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案交付借閱人員，并辦理交接手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。4.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保歸還的會(huì)計(jì)檔案與借出的會(huì)計(jì)檔案一致。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，銷毀時(shí)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認(rèn)真核對(duì)《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案銷毀的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。2.銷毀