PAGE學(xué)校檔案制度上墻順序一、總則1.目的為了加強學(xué)校檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和交流，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學(xué)生。3.基本原則學(xué)校檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責(zé)、分類科學(xué)、安全保密、方便利用的原則。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。做好檔案的安全保管工作，確保檔案的完整和安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行鑒定，及時清理過期檔案，做好檔案的銷毀工作。積極為學(xué)校各部門和師生提供檔案查閱、利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。負責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護和更新，確保檔案信息的準確和及時。協(xié)助學(xué)校做好檔案工作的宣傳和培訓(xùn)，提高師生的檔案意識。三、檔案分類及編號1.檔案分類學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、后勤管理類、科研管理類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、聲像檔案類、實物檔案類等十大類。2.檔案編號各類檔案按照一定的規(guī)則進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號規(guī)則如下：一級編號：采用大寫字母表示檔案類別，如A表示黨群工作類，B表示行政管理類，C表示教學(xué)管理類等。二級編號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案的二級類目，如A1表示黨組織建設(shè)，A2表示宣傳工作等。三級編號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案的順序號，如A1001表示黨組織建設(shè)中的第一份文件。四、檔案收集1.收集范圍學(xué)校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像、實物等均屬檔案收集范圍。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。對收集的檔案應(yīng)進行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，按照檔案分類標準進行分類。3.收集時間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理后移交學(xué)校檔案管理部門。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理移交。五、檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案分類標準，對收集的檔案進行分類。對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片。對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。編制檔案檢索工具，如全宗卷、分類目錄、專題目錄、人名索引等。六、檔案保管1.保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。3.保管要求檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。七、檔案鑒定1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、辯證分析、區(qū)別對待的原則，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定方法成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價值。填寫檔案鑒定表，注明檔案的保管期限、銷毀意見等。3.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指反映學(xué)校局部工作活動，在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案。4.銷毀程序?qū)﹁b定后確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案鑒定小組審核、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，確保銷毀徹底。銷毀檔案時，應(yīng)進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。八、檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計應(yīng)包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等方面的情況。2.統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總、分析，形成檔案統(tǒng)計報表。3.統(tǒng)計要求檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。九、檔案利用1.利用范圍學(xué)校檔案主要供本校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學(xué)生查閱、利用。外單位查閱利用學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式檔案查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。檔案借閱：利用者因工作需要可借閱檔案，但必須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用要求利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借。利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，幫助利用者查找所需檔案，解答利用者的疑問。十、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標學(xué)校檔案信息化建設(shè)的目標是建立一個涵蓋全校檔案信息的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)檔案的在線查閱、利用、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對學(xué)?，F(xiàn)有檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)一套功能完善、操作簡便的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線管理和利用。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的遠程傳輸和共享。3.建設(shè)要求檔案數(shù)字化應(yīng)保證掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足學(xué)校檔案管理工作的需要。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)保證檔案信息的安全傳輸，防止信息泄露。十一、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查機構(gòu)學(xué)校設(shè)立檔案工作監(jiān)督檢查小組，負責(zé)對全校檔案工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案管理工作的組織實施情況。文件材料的形成、積累和歸檔情況。檔案的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用情況。3.監(jiān)督檢查方式定期檢查：每年對全校檔案工作進行一次全面檢查。不定期抽查：根據(jù)工作需要，對