PAGE平果縣檔案接收制度表一、總則（一）目的為了加強平果縣檔案管理工作，規(guī)范檔案接收流程，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于平果縣各機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織的檔案接收工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案接收工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證接收的檔案真實反映單位的歷史和工作實際，內容完整無缺漏。3.及時準確原則：及時接收檔案，準確登記和整理，確保檔案信息的準確性和可查性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案在接收過程中的安全，嚴格保密檔案內容。二、檔案接收范圍（一）文書檔案1.上級機關下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本機關形成的各類文件，包括請示、報告、批復、決定、會議紀要等。3.下級機關上報的重要文件和資料。（二）業(yè)務檔案1.各類業(yè)務活動中形成的檔案，如項目檔案、合同檔案、業(yè)務報表等。2.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。3.人事檔案，如干部職工的履歷、考核、任免、獎懲等材料。（三）聲像檔案1.照片檔案，包括工作照片、活動照片、重要人物照片等。2.錄音、錄像檔案，如會議錄音、工作匯報錄像等。（四）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件。2.業(yè)務系統(tǒng)中產生的電子數據。三、檔案接收要求（一）檔案整理要求1.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。3.歸檔文件應按照分類方案和編號順序進行排列，編目裝訂。（二）檔案質量要求1.檔案內容應真實、準確、完整，反映單位的歷史和工作實際。2.檔案字跡應清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.檔案載體應符合要求，無破損、變質等情況。（三）檔案移交要求1.各單位應定期將整理好的檔案向平果縣檔案管理部門移交，移交時應填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應包括檔案名稱、數量、年度、保管期限等內容。3.檔案移交時，交接雙方應在移交清單上簽字確認。四、檔案接收流程（一）檔案收集1.各單位應指定專人負責檔案的收集工作，定期對本單位產生的檔案進行收集整理。2.收集的檔案應按照檔案類別進行分類存放，便于后續(xù)整理和移交。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集的檔案進行初步整理，檢查檔案的完整性和準確性。2.按照檔案整理要求，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。（三）檔案審核1.檔案管理部門對整理好的檔案進行審核，檢查檔案的整理質量和內容是否符合要求。2.對審核中發(fā)現的問題，及時反饋給檔案移交單位，要求其進行整改。（四）檔案接收1.經審核合格的檔案，檔案管理部門辦理接收手續(xù)，將檔案存入檔案庫房。2.檔案接收后，檔案管理部門應及時更新檔案管理系統(tǒng)，錄入檔案相關信息。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案存儲方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質檔案應存放在檔案柜中，電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全檢查和巡查。2.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經批準不得進入。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的安全和完整。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和單位的檔案利用規(guī)定。2.服務大局原則：檔案利用應圍繞單位的中心工作，為各項業(yè)務提供支持和服務。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內容和范圍，經檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案庫房管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（五）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。2.檔案復制應使用符合檔案保護要求的設備和材料，并注明復制日期、份數等信息。3.復制的檔案應與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.全面審查原則：鑒定檔案應全面審查檔案的內容、來源、形成時間等因素。3.準確判定原則：根據檔案的價值和保管期限，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定檔案的價值和保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成時間、來源、內容、利用情況等因素，確定檔案的價值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映本單位一般工作活動，在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.經鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應經檔案鑒定小組審核，單位負責人批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應及時更新檔案管理系統(tǒng)，注銷相關檔案信息。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.平果縣檔案行政管理部門負責對全縣檔案接收工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位應建立健全檔案接收工作監(jiān)督檢查制度，加強對本單位檔案接收工作的內部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案接收制度的執(zhí)行情況。2.檔案接收流程的規(guī)范情況。3.檔案整理質量和保管情況。4.檔案利用情況和安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案行政管理部門定期對各單位檔案接收工作進行檢查。2.不定期抽查：檔案行政管理部門不定期對各單位檔案接收工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案接收工作中的突出問題，檔案行政管理部門組織專項檢查。