PAGE專門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專門檔案管理，確保專門檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類專門檔案的管理，包括但不限于項目檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、合同檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司專門檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則專門檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司專門檔案管理細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司專門檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全公司專門檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率。4.定期對公司專門檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門專門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的專門檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.在開展業(yè)務(wù)活動過程中，如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案形成過程中的各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集范圍包括但不限于項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、財務(wù)報表、驗收報告等與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各類文件。3.對于重要項目或重大活動，應(yīng)實行全過程跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.整理過程中，應(yīng)對檔案文件進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，建立檔案檢索體系。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立相應(yīng)的電子檔案索引。四、檔案分類與編號（一）檔案分類1.項目檔案按照項目名稱進(jìn)行分類，包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目驗收文件等。2.科研檔案根據(jù)科研項目類別進(jìn)行分類，如基礎(chǔ)研究檔案、應(yīng)用研究檔案、開發(fā)研究檔案等。3.人事檔案分為員工個人基本信息檔案、工作經(jīng)歷檔案、考核評價檔案、培訓(xùn)檔案、獎懲檔案等。4.財務(wù)檔案按照會計年度和檔案類別進(jìn)行分類，如會計憑證檔案、會計賬簿檔案、財務(wù)報表檔案、審計檔案等。5.合同檔案根據(jù)合同性質(zhì)和業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如采購合同檔案、銷售合同檔案、租賃合同檔案、技術(shù)合同檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號方法可采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，如“2023XM001”表示2023年的項目檔案，流水號為001。3.對于電子檔案，編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。五、檔案保管與存儲（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序依次上架存放，便于查找和借閱。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限和范圍提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與，根據(jù)檔案的形成年代、內(nèi)容、重要程度等因素進(jìn)行綜合評估。3.對保管期限已滿或已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，不得將檔案隨意丟棄。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢統(tǒng)計、借閱管理、鑒定銷毀等功能模塊，滿足公司檔案管理的實際需求。3.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、存儲和管理。2.電子檔案的形成、辦理過程中應(yīng)同步進(jìn)行電子簽名或電子印章的使用，確保電子檔案的真實性和有效性。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或泄露。九、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、借閱人次、利用效果等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）檔案移交1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等情況下，涉及的檔案應(yīng)按照規(guī)定及時進(jìn)行移交。2.檔案