PAGE醫(yī)院檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等重要檔案信息予以嚴格保密，防止信息泄露。3.堅持服務臨床、教學、科研和管理工作的宗旨，在確保檔案安全的前提下，提高檔案利用效率，為醫(yī)院各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理科室1.負責醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等日常工作，確保檔案的完整與安全。3.負責檔案借閱的審核、登記、催還和注銷等工作，對檔案借閱情況進行跟蹤管理。4.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（二）檔案管理人員1.熟悉檔案管理業(yè)務，具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守檔案管理規(guī)定。2.負責檔案的具體操作和管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、檢索等，確保檔案查找方便、利用高效。3.對借閱檔案進行認真審核，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對借閱過程進行全程監(jiān)督。4.協(xié)助檔案利用部門解決檔案利用過程中遇到的問題，提供必要的檔案信息咨詢服務。三、檔案借閱范圍（一）醫(yī)療檔案1.患者的病歷檔案，包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告等，用于醫(yī)療診斷、治療方案制定、病情跟蹤等。2.醫(yī)療科研項目相關檔案，如研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果等，供科研人員查閱參考。（二）教學檔案1.教學大綱、教案、課件、考試試卷等教學資料，為教師教學和學生學習提供支持。2.臨床教學實習相關檔案，如實習計劃、實習指導記錄、實習考核成績等，用于教學管理和評估。（三）科研檔案1.科研項目申報書、立項批復、研究報告、論文發(fā)表等科研成果檔案，促進醫(yī)院科研工作的開展和學術交流。2.科研儀器設備檔案，包括設備購置合同、使用說明書、維修記錄等，便于設備管理和維護。（四）行政管理檔案1.醫(yī)院行政文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結等，為醫(yī)院行政管理工作提供依據(jù)和參考。四、檔案借閱流程（一）借閱申請1.借閱人需填寫《醫(yī)院檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在科室或部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理科室。（二）審核批準1.檔案管理人員對借閱申請進行審核，重點審查借閱目的是否正當、借閱期限是否合理、借閱人是否具備借閱資格等。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案借閱申請，需經(jīng)醫(yī)院分管領導批準。3.審核通過后，檔案管理人員在申請表上簽署意見，并注明批準借閱的檔案名稱、數(shù)量和期限等。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審核批準的申請表，對借閱檔案進行詳細登記，記錄借閱人姓名、所在科室、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.借閱登記采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時進行，確保登記信息準確、完整、可追溯。（四）檔案交付1.檔案管理人員按照借閱申請表的要求，從檔案庫房中取出相應檔案，當面清點無誤后交付給借閱人。2.借閱人應對所借檔案妥善保管，不得擅自涂改、損壞、轉借他人或帶出醫(yī)院指定場所。（五）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，借閱人應提前向檔案管理科室提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.涉及重要機密或長期保存的檔案，借閱期限根據(jù)實際情況另行確定，但最長不得超過[X]個月。（六）歸還檔案1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，借閱人應確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。3.檔案管理人員對歸還的檔案進行認真核對，確認無誤后辦理歸還登記手續(xù)，并將檔案歸還原位。五、檔案借閱權限（一）內(nèi)部人員借閱權限1.醫(yī)院正式員工因工作需要可借閱與其工作相關的檔案，借閱范圍按照本制度第三條規(guī)定執(zhí)行。2.科室負責人可根據(jù)工作需要，借閱本科室相關的各類檔案，但涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)分管領導批準。（二）外部人員借閱權限1.因醫(yī)療糾紛、司法調(diào)查等特殊原因，需借閱醫(yī)院檔案的外部單位或個人，應出具相關證明文件，并經(jīng)醫(yī)院分管領導批準。2.外部人員借閱檔案時，必須由醫(yī)院內(nèi)部相關人員陪同，并嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案保密規(guī)定（一）保密責任1.檔案管理人員和借閱人應嚴格遵守保密制度，對所接觸到的檔案信息負有保密責任。2.不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出醫(yī)院規(guī)定的使用范圍。（二）保密措施1.檔案庫房應具備完善的安全保密設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案安全。2.對涉及機密的檔案，應采取加密存儲、專人管理等措施，嚴格限制查閱權限。3.在檔案借閱過程中，借閱人應妥善保管檔案，不得在非規(guī)定場所查閱、討論檔案內(nèi)容，如需摘錄或復制檔案信息，應經(jīng)檔案管理科室同意。七、檔案借閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自借閱檔案。2.超出借閱期限未歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)。3.擅自涂改、損壞、轉借或丟失檔案。4.向無關人員泄露檔案內(nèi)容。5.違反檔案保密規(guī)定，造成檔案信息泄露。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人，給予口頭警告，并責令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的借閱人，可以視情節(jié)輕重給予全院通報批評、暫停借閱檔案資格[X]個月至[X]年等處理措施。3.因違規(guī)行為給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失或不良影響的，借閱人