PAGE畜牧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司畜牧檔案管理，確保畜牧生產(chǎn)過(guò)程中各類信息的完整、準(zhǔn)確、可追溯，提高畜牧生產(chǎn)管理水平，保障公司畜牧業(yè)健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及畜牧養(yǎng)殖、繁育、疫病防治、飼料管理、產(chǎn)品銷售等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映畜牧生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋畜牧生產(chǎn)全過(guò)程的各類文件、資料、記錄等，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、動(dòng)物疫病信息等敏感內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善畜牧檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)做好檔案的收集、整理、歸檔工作。集中保管公司重要畜牧檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案查閱服務(wù)。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括檔案的分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等工作。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和質(zhì)量。按照規(guī)定為查閱檔案的人員提供服務(wù)，并做好查閱登記工作。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.養(yǎng)殖檔案畜禽存欄、出欄記錄，包括品種、數(shù)量、來(lái)源、去向等。養(yǎng)殖過(guò)程中的飼料使用記錄，如飼料名稱、品牌、用量、投喂時(shí)間等。獸藥使用記錄，包括獸藥名稱、劑型、規(guī)格、使用劑量、使用原因、停藥期等。免疫接種記錄，疫苗種類、接種時(shí)間、接種劑量、接種方法等。疫病防治記錄，發(fā)病時(shí)間、癥狀、診斷結(jié)果、治療措施、病死畜禽處理情況等。畜禽繁殖記錄，配種日期、產(chǎn)仔日期、繁殖性能等。2.飼料檔案飼料采購(gòu)合同、發(fā)票等。飼料供應(yīng)商資質(zhì)證明文件。飼料質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。飼料出入庫(kù)記錄，包括日期、品種、數(shù)量、規(guī)格等。3.獸藥檔案獸藥采購(gòu)合同、發(fā)票等。獸藥供應(yīng)商資質(zhì)證明文件。獸藥產(chǎn)品批準(zhǔn)文號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等資料。獸藥出入庫(kù)記錄，包括日期、品種、數(shù)量、規(guī)格等。獸藥使用記錄（同養(yǎng)殖檔案中的獸藥使用記錄）。4.疫病防控檔案動(dòng)物疫病監(jiān)測(cè)計(jì)劃、監(jiān)測(cè)報(bào)告。疫病防控應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。疫病防控培訓(xùn)資料。外來(lái)動(dòng)物及人員的檢疫、消毒記錄。5.人員檔案畜牧技術(shù)人員、養(yǎng)殖工人等的個(gè)人簡(jiǎn)歷、資質(zhì)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。員工考勤記錄、績(jī)效考核記錄。6.銷售檔案產(chǎn)品銷售合同、訂單。銷售發(fā)票、發(fā)貨記錄?？蛻粜畔?，包括名稱、地址、聯(lián)系方式、購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品種類及數(shù)量等。7.財(cái)務(wù)檔案畜牧生產(chǎn)相關(guān)的成本核算資料，如飼料成本、獸藥成本、人工成本等。財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目記錄。資金往來(lái)憑證。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。年份為公元紀(jì)年，取后兩位數(shù)字；類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位大寫(xiě)字母表示（如養(yǎng)殖檔案用“YZ”表示，飼料檔案用“SL”表示等）；流水號(hào)為三位數(shù)，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年的第一份養(yǎng)殖檔案編號(hào)為“23YZ001”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序及時(shí)收集相關(guān)資料，確保檔案的完整性。2.對(duì)于重要的文件、記錄等，應(yīng)一式多份，原件歸檔，復(fù)印件留存使用部門(mén)。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。（二）整理方法1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.將檔案資料按照類別順序排列，同一類別的檔案按照時(shí)間先后順序排列。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各業(yè)務(wù)部門(mén)在檔案整理完畢后，填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案存入專門(mén)的檔案庫(kù)房。3.檔案管理人員按照檔案類別和編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管公司重要的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。涉及重大疫病防控、食品安全事件的相關(guān)檔案。具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的合同、協(xié)議等。2.定期保管養(yǎng)殖檔案、飼料檔案、獸藥檔案等一般保管期限為[X]年。疫病防控檔案、人員檔案、銷售檔案等保管期限為[X]年。財(cái)務(wù)檔案按照國(guó)家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行保管期限。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施。2.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和取用。3.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、動(dòng)物疫病防控等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.未經(jīng)公司同意，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明復(fù)制用途。3.檔案利用后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，不得長(zhǎng)期占用。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等。2.組織由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成的鑒定小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定。3.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案是否銷毀進(jìn)行表決，形成鑒定意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)