PAGE司法局檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法局檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于司法局機(jī)關(guān)各部門及下屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。司法局檔案室負(fù)責(zé)集中管理全局各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則。檔案的形成、收集、整理應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為司法行政工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)各部門檔案的形成、積累和整理工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向檔案室移交檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與司法行政工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本局形成的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表等。3.司法行政業(yè)務(wù)工作中形成的各類案件卷宗、法律文書、公證檔案、司法鑒定檔案等。4.本局組織建設(shè)、干部人事、教育培訓(xùn)等方面的文件和資料。5.本局財(cái)務(wù)、審計(jì)、物資設(shè)備等方面的檔案。6.本局開展各類活動形成的照片、音像等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.對重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務(wù)檔案按照不同業(yè)務(wù)類型的要求進(jìn)行整理，如案件卷宗應(yīng)按照案件類別、時間順序等進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.照片檔案應(yīng)按照時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等。4.音像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明錄制時間、內(nèi)容、來源等，并做好存儲介質(zhì)的標(biāo)識。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于管理和檢索。2.對重要檔案和利用率較高的檔案應(yīng)設(shè)置專柜存放，便于快速查找。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括本局制定的重要法規(guī)、規(guī)章、政策文件，本局重要會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等，本局機(jī)構(gòu)演變、人事任免等重要文件，本局財(cái)務(wù)審計(jì)等重要檔案，本局重大活動形成的具有歷史價值的文件和資料等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括本局一般性文件、業(yè)務(wù)工作中形成的重要檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括本局一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性文件等。（五）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級主管部門報告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的存毀。2.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價值，如有必要可適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，留存相關(guān)影像資料，以備查考。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障檔案利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。3.提高檔案利用效率，為司法行政工作提供及時、有效的支持。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等因辦案需要查閱相關(guān)檔案。3.其他單位或個人因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱程序1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案室查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。3.其他單位或個人查閱檔案，應(yīng)提交書面申請，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。4.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，如需帶出檔案室查閱，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。3.檔案利用者查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，由檔案管理人員進(jìn)行核對、清點(diǎn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為司法行政工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類存儲，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。