PAGE文體檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文體檔案的管理，確保文體檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類文體活動檔案的管理，包括但不限于文藝演出、體育比賽、文化交流等活動所形成的文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文體檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映文體活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集和整理文體活動過程中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密和個人隱私的檔案信息，嚴格保密，防止泄露。二、文體檔案的分類與編號（一）分類1.文藝演出類：包括演出策劃方案、節(jié)目單、演員名單、演出照片、視頻資料等。2.體育比賽類：涵蓋比賽規(guī)程、參賽人員名單、比賽成績、賽事照片、視頻等。3.文化交流類：包含交流活動計劃、邀請函、交流成果報告、相關(guān)照片和視頻等。4.其他文體活動類：如員工文體俱樂部活動記錄、特殊文體活動檔案等。（二）編號采用分類編號法，按照上述分類進行編號。例如，文藝演出類編號為WY001，體育比賽類編號為TY001等。編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識別和查找。三、文體檔案的收集與整理（一）收集1.各文體活動組織部門負責(zé)在活動結(jié)束后及時收集本部門形成的相關(guān)檔案資料，并按照檔案管理部門的要求進行初步整理。2.檔案管理部門定期對各部門收集的檔案資料進行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時、完整。3.對于重要的文體活動，檔案管理部門可提前介入，指導(dǎo)活動組織部門做好檔案資料的收集工作。（二）整理1.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案編號順序排列，確保同一類檔案資料的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案資料進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。對于紙張破損、字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案資料進行掃描或拍照，形成電子文檔，并按照電子檔案管理要求進行存儲和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保信息的一致性。四、文體檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的文體檔案資料應(yīng)及時歸檔，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.檔案管理部門對歸檔的檔案進行審核，確保檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進行補充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)按照年度、類別進行排列存放，便于查找和利用。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對檔案庫房進行定期檢查和維護，保持庫房的清潔、通風(fēng)、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行分類存放。保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分標(biāo)準按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，便于對檔案的動態(tài)管理。5.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與保管臺賬一致。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、文體檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文體檔案的，需填寫《文體檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱文體檔案的，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《文體檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.所在部門負責(zé)人對申請表進行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否提供查閱服務(wù)。如同意查閱，應(yīng)按照查閱權(quán)限要求，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《文體檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供文體檔案的利用服務(wù)，支持公司的文化建設(shè)和宣傳工作。2.根據(jù)公司發(fā)展需要，可對文體檔案進行整理、匯編，形成專題資料，為公司決策提供參考依據(jù)。3.在確保檔案安全和保密的前提下，可將部分文體檔案資料提供給公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等平臺進行展示，豐富公司文化內(nèi)涵。六、文體檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對文體檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否到期，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，綜合考慮檔案的保存價值，提出鑒定意見。對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對于仍具有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的文體檔案，由檔案管理部門填寫《文體檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文體檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、文體檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.對紙質(zhì)文體檔案進行掃描或拍照，形成電子文檔。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保電子文檔清晰可讀。2.對電子文檔進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式，便于存儲和管理。3.按照電子檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化后的檔案進行命名和分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.利用電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行著錄標(biāo)引，錄入檔案的基本信息、保管期限、密級等內(nèi)容，便于檢索和查詢。（二）數(shù)字化管理要求1.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等安全防護措施，防止電子