PAGE公司檔案借閱利用制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱利用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱利用活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保檔案在借閱利用過程中的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務(wù)工作原則：以滿足公司各項工作對檔案信息的需求為出發(fā)點，提高檔案利用效率。二、檔案借閱利用的范圍與條件（一）借閱利用范圍1.公司各類文件、合同、協(xié)議、報表、記錄等具有保存價值的檔案資料。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的歷史資料、技術(shù)資料、財務(wù)資料等。（二）借閱條件1.因工作需要，確需查閱、借閱檔案的部門或個人。2.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途及借閱期限等內(nèi)容。3.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后方可借閱。三、檔案借閱利用的流程（一）申請借閱人需提前向檔案管理部門提交《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的目的、用途、預(yù)計歸還時間等信息。申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.借閱人姓名、所在部門、職務(wù)。2.檔案名稱、編號、數(shù)量。3.借閱期限。4.借閱用途說明。（二）審批1.借閱人所在部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審批，確認(rèn)借閱目的與工作需求相符，并簽署審批意見。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，重點審核借閱人身份、借閱期限合理性以及檔案的可用性等。審核通過后，在申請表上簽署意見。（三）借閱登記檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請表，對借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括：1.借閱日期。2.借閱人姓名、所在部門、職務(wù)。3.檔案名稱、編號、數(shù)量。4.預(yù)計歸還日期。（四）檔案交付檔案管理人員按照登記內(nèi)容，將借閱的檔案交付給借閱人，并要求借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人提出，并做好記錄。3.借閱人確認(rèn)檔案無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字注銷借閱記錄。四、檔案借閱利用的權(quán)限與限制（一）權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門及下屬部門的相關(guān)檔案。3.公司高層管理人員根據(jù)工作需要，可查閱公司重要檔案資料。（二）限制1.涉及公司機密的檔案資料，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，嚴(yán)禁借閱。2.檔案原件原則上不予外借，確因特殊情況需要外借的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。4.借閱人不得在借閱的檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自銷毀。五、檔案利用的方式與要求（一）查閱1.借閱人可在檔案管理部門指定的查閱地點查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)和格式進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）摘錄借閱人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并注明出處。摘錄后的材料應(yīng)提交檔案管理部門備案。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得遺失、損壞。如發(fā)生遺失或損壞，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人在利用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.檔案利用結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，不得擅自留存或轉(zhuǎn)借他人。六、檔案管理部門的職責(zé)（一）檔案收集與整理負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。（二）檔案保管與維護(hù)1.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。（三）借閱利用管理1.負(fù)責(zé)受理檔案借閱申請，按照規(guī)定流程進(jìn)行審批和登記。2.為借閱人提供必要的檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)，并對借閱利用過程進(jìn)行監(jiān)督。3.及時催還到期借閱的檔案，對逾期未還的借閱人進(jìn)行催辦和記錄。（四）檔案統(tǒng)計與分析定期對檔案借閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案借閱利用情況進(jìn)行審計檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門定期對檔案借閱利用情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱利用行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如造成檔案丟失、損壞或信息泄露等后果的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、附則