PAGE檔案法中檔案銷毀制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與完整，規(guī)范檔案銷毀工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案銷毀制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.真實性原則：銷毀的檔案必須是真實、準(zhǔn)確、完整且已失去保存價值的。3.保密性原則：在檔案銷毀過程中，要嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全，防止泄露。4.審批原則：檔案銷毀需經(jīng)嚴(yán)格的審批程序，確保銷毀決策的科學(xué)性和合理性。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司/組織內(nèi)各類檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保存價值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：根據(jù)文件的重要性、時效性、查考利用價值等因素進(jìn)行鑒定。重要的政策性文件、反映公司/組織重大歷史事件的文件等應(yīng)長期保存；一般性文件、已過時效且無查考利用價值的文件可考慮銷毀。2.科技檔案：依據(jù)項目的生命周期、技術(shù)更新情況、對公司/組織生產(chǎn)經(jīng)營的影響等進(jìn)行鑒定。已完成的項目且技術(shù)資料不再具有參考價值的，相關(guān)檔案可予以銷毀；仍在使用或具有潛在技術(shù)價值的項目檔案應(yīng)繼續(xù)保存。3.財務(wù)檔案：按照國家財務(wù)檔案管理規(guī)定，結(jié)合公司/組織財務(wù)管理要求進(jìn)行鑒定。會計憑證、賬簿等一般保存一定年限后，經(jīng)鑒定確無保存必要的，可按規(guī)定銷毀。4.人事檔案：根據(jù)人事管理規(guī)定和人員離職、退休等情況進(jìn)行鑒定。已離職且超過規(guī)定保存期限的員工檔案，在確保無遺留問題后，可考慮銷毀；在職員工檔案應(yīng)妥善保管。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)、流程、時效性等進(jìn)行鑒定。已結(jié)束且不再具有業(yè)務(wù)參考價值的業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)鑒定后可予以銷毀；仍在進(jìn)行或具有后續(xù)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的檔案應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定流程1.初步篩選：檔案管理人員對庫存檔案進(jìn)行梳理，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)初步篩選出可能需要銷毀的檔案清單。2.小組討論：檔案鑒定工作小組召開會議，對初步篩選的檔案清單進(jìn)行討論，逐一分析每份檔案的保存價值，確定擬銷毀檔案的范圍。3.形成鑒定報告：根據(jù)討論結(jié)果，形成檔案鑒定報告，明確鑒定結(jié)論、擬銷毀檔案的詳細(xì)清單及理由。三、銷毀審批（一）審批流程1.部門申請：檔案所屬部門根據(jù)檔案鑒定報告，填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、銷毀理由等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對檔案銷毀申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)申請內(nèi)容屬實，同意銷毀的，簽字并加蓋部門公章后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到申請表后，對擬銷毀檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行再次審核，并檢查是否符合鑒定結(jié)論。審核通過后，提交檔案鑒定工作小組組長審批。4.鑒定工作小組組長審批：檔案鑒定工作小組組長對檔案銷毀申請進(jìn)行全面審查，綜合考慮公司/組織的整體利益和檔案管理要求，做出最終審批決定。同意銷毀的，簽字批準(zhǔn)；不同意銷毀的，應(yīng)注明理由并退回申請部門。（二）特殊檔案銷毀審批對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊檔案的銷毀，除按照上述審批流程外，還需報經(jīng)公司/組織保密管理部門或相關(guān)監(jiān)管部門批準(zhǔn)。在審批過程中，要嚴(yán)格審查檔案的密級、保密期限及保密措施，確保銷毀行為不會導(dǎo)致信息泄露。四、銷毀實施（一）銷毀方式1.物理銷毀：對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定地點進(jìn)行，確保徹底焚毀；粉碎可使用專業(yè)的碎紙機(jī)，將檔案粉碎成無法復(fù)原的紙屑。2.電子檔案銷毀：對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、消磁等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀后，應(yīng)對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，如砸碎硬盤、銷毀光盤等。（二）銷毀過程監(jiān)督1.專人負(fù)責(zé)：檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的規(guī)范、安全。2.現(xiàn)場監(jiān)督：在檔案銷毀現(xiàn)場，應(yīng)安排至少兩名監(jiān)督人員，對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀方式符合要求，檔案被徹底銷毀。3.記錄備案：監(jiān)督人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱及數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀執(zhí)行人簽字確認(rèn)。記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案銷毀工作的重要依據(jù)。五、銷毀后處理（一）文件整理銷毀工作完成后，對銷毀現(xiàn)場進(jìn)行清理，收集殘留的檔案碎片等物品，確?，F(xiàn)場整潔。（二）資料歸檔將檔案銷毀申請表、鑒定報告、銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，與銷毀的檔案對應(yīng)編號，一并保存。歸檔資料應(yīng)按照檔案管理的期限要求進(jìn)行保管，以備日后查閱。（三）審計與檢查定期對檔案銷毀工作進(jìn)行內(nèi)部審計和檢查，核實銷毀檔案的范圍、程序、方式等是否符合規(guī)定，確保檔案銷毀工作的規(guī)范執(zhí)行。同時，接受外部審計、監(jiān)管部門等的檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門