PAGE單位人事檔案轉(zhuǎn)遞制度一、總則（一）目的為了規(guī)范單位人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保人事檔案的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)轉(zhuǎn)遞，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免延誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案轉(zhuǎn)遞的條件（一）員工調(diào)動(dòng)因工作需要，員工在本單位內(nèi)部不同部門(mén)之間調(diào)動(dòng)，或調(diào)往其他單位工作時(shí)，需辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）離職員工與本單位解除勞動(dòng)關(guān)系，如辭職、辭退、退休等，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)出人事檔案。（三）其他特殊情況根據(jù)國(guó)家政策、單位規(guī)定或個(gè)人實(shí)際情況，確需轉(zhuǎn)遞人事檔案的其他情形。三、檔案轉(zhuǎn)遞的流程（一）轉(zhuǎn)出申請(qǐng)1.員工因符合轉(zhuǎn)遞條件需要轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，應(yīng)向所在部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)人力資源部門(mén)。（二）檔案審核1.人力資源部門(mén)收到轉(zhuǎn)出申請(qǐng)后，對(duì)員工人事檔案進(jìn)行全面審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，無(wú)缺失或錯(cuò)誤信息。2.審核重點(diǎn)包括檔案材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，以及與轉(zhuǎn)遞原因的關(guān)聯(lián)性等。（三）轉(zhuǎn)遞手續(xù)辦理1.經(jīng)審核無(wú)誤后，人力資源部門(mén)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱(chēng)及地址、聯(lián)系人等信息。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》與人事檔案一并封裝，并在封口處加蓋單位公章。（四）檔案轉(zhuǎn)遞方式1.一般采用機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞人事檔案，確保檔案?jìng)鬟f的安全性和保密性。2.特殊情況下，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可采用專(zhuān)人送取或其他安全可靠的方式轉(zhuǎn)遞。（五）接收確認(rèn)1.檔案轉(zhuǎn)出后，人力資源部門(mén)及時(shí)與接收單位聯(lián)系，確認(rèn)檔案是否按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。2.接收單位收到檔案后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》，注明檔案接收情況。四、檔案轉(zhuǎn)遞的要求（一）檔案材料要求1.轉(zhuǎn)出的人事檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。（二）轉(zhuǎn)遞時(shí)間要求1.對(duì)于員工調(diào)動(dòng)等情況，應(yīng)在調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)遞。2.員工離職時(shí)，應(yīng)在離職手續(xù)辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)出檔案。（三）轉(zhuǎn)遞記錄要求1.建立人事檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式、檔案內(nèi)容等信息。2.轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和核對(duì)。五、檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分1.員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)審核員工轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)的真實(shí)性和必要性，并配合人力資源部門(mén)做好相關(guān)工作。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)檔案轉(zhuǎn)遞的具體組織實(shí)施和審核工作，對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性負(fù)責(zé)。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的整理、封裝和轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中不受損壞、丟失。（二）監(jiān)督檢查1.單位內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)遞制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.對(duì)違反人事檔案轉(zhuǎn)遞制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的保密措施（一）人員保密要求1.參與檔案轉(zhuǎn)遞工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容和轉(zhuǎn)遞信息。2.對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊保密措施。（二）轉(zhuǎn)遞過(guò)程保密措施1.采用機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)確保機(jī)要渠道的安全性，防止檔案信息被竊取或泄露。2.專(zhuān)人送取檔案時(shí)，送取人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自拆閱、泄露檔案內(nèi)容。七、檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的特殊情況處理（一）檔案遺失或損壞1.如發(fā)現(xiàn)檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中遺失或損壞，人力資源部門(mén)應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救。2.及時(shí)與接收單位和相關(guān)部門(mén)聯(lián)系，核實(shí)情況，查明原因，并根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。如因我方原因造成的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，采取措施恢復(fù)檔案原貌或重新建立檔案。（二）接收單位拒收1.若接收單位因檔案不符合要求等原因拒收檔案，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通，了解拒收原因，并按照要求進(jìn)行整改。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)重新整理檔案，確保符合接收單位要求后再次轉(zhuǎn)遞。（三）其他特殊情況針對(duì)其他突發(fā)的特殊情況，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示妥善處理，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作不受影響