PAGE企業(yè)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌。3.分類科學(xué)原則：檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于查找和利用。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。3.公司行政會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)等文件。5.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。6.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。7.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等文件。8.公司辦公設(shè)施檔案，包括辦公家具、電腦、打印機(jī)等設(shè)備的采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等文件。（二）財(cái)務(wù)管理類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件。2.公司財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。3.公司會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案。4.公司稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件。5.公司審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等文件。6.公司資金往來記錄、銀行對(duì)賬單等文件。（三）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.公司市場營銷策劃、方案、報(bào)告等文件。2.公司銷售合同、訂單、發(fā)票等文件。3.公司客戶檔案，包括客戶基本信息、交易記錄、投訴處理等文件。4.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等相關(guān)文件，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。5.公司采購合同、訂單、發(fā)票等文件。6.公司供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商基本信息、供貨記錄、質(zhì)量評(píng)估等文件。7.公司項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等文件。（四）其他類1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等文件。2.公司參加的各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等相關(guān)文件。3.公司員工發(fā)表的論文、著作等文件。4.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。5.公司涉及的法律訴訟、仲裁等相關(guān)文件。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)符合歸檔范圍的要求，對(duì)于不符合要求的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行篩選和剔除。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件材料的丟失。（二）文件材料的整理1.文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保分類科學(xué)、合理。2.整理后的文件材料應(yīng)按照順序編號(hào)，便于查找和利用。3.文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和格式，確保字跡清晰、工整。（三）文件材料的裝訂1.對(duì)于紙張較少的文件材料，可以采用左上角裝訂的方式；對(duì)于紙張較多的文件材料，可以采用左側(cè)裝訂的方式。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（四）文件材料的編目1.編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等內(nèi)容。2.案卷封面應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確，包括案卷題名、年度、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)填寫文件的編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。4.備考表應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的數(shù)量、缺損、補(bǔ)充等情況。（五）檔案的裝盒1.檔案應(yīng)裝入專用的檔案盒中，并在檔案盒上填寫清楚、準(zhǔn)確的信息，包括案卷題名、年度、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案盒應(yīng)按照順序排列，便于查找和利用。四、檔案歸檔流程（一）部門歸檔1.各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將本部門上一年度形成的文件材料進(jìn)行整理、編目，并填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份移交綜合管理部。2.各部門應(yīng)將整理好的文件材料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，裝入檔案盒中，并在檔案盒上填寫清楚、準(zhǔn)確的信息。3.各部門應(yīng)將整理好的文件材料和《檔案移交清單》一并移交綜合管理部。（二）綜合管理部接收1.綜合管理部收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保文件材料的齊全完整。2.綜合管理部應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行再次整理、編目，并填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存綜合管理部，一份交移交部門。3.綜合管理部應(yīng)將整理好的文件材料按照保管期限進(jìn)行分類，裝入檔案盒中，并在檔案盒上填寫清楚、準(zhǔn)確的信息。4.綜合管理部應(yīng)將整理好的文件材料和《檔案移交清單》一并存入檔案庫。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。4.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房。（二）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動(dòng)和歷史面貌的，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管的期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動(dòng)和歷史面貌的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管的期限為[具體年限]年。（三）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的分析和評(píng)價(jià)，確定檔案的保管期限和密級(jí)。4.鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，一式兩份，一份留存綜合管理部，一份交檔案保管部門。5.檔案保管部門應(yīng)根據(jù)《檔案鑒定意見書》的要求，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整和處理。（四）檔案銷毀1.對(duì)于已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成銷毀小組進(jìn)行。3.銷毀小組應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，一式兩份，一份留存綜合管理部，一份交檔案保管部門。4.檔案保管部門應(yīng)根據(jù)《檔案銷毀清冊》的要求，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可以查閱本部門及與本部門工作相關(guān)的檔案。公司外部人員查閱公司檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員查閱公司檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交綜合管理部辦理查閱手續(xù)。3.綜合管理部應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。（四）檔案利用1.公司員工因工作需要，可以復(fù)印、摘錄檔案中的相關(guān)內(nèi)容，但應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并在復(fù)印、摘錄的內(nèi)容上加蓋綜合管理部的印章。2.公司外部人員因工作需要，可以復(fù)印、摘錄檔案中的相關(guān)內(nèi)容，但應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用過程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘錄件等材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、歸檔。七、檔案統(tǒng)計(jì)與保密（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主