PAGE人事檔案調(diào)動制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司人事檔案調(diào)動流程，確保人事檔案的安全、準確、及時調(diào)動，為公司人力資源管理提供有力支持，保障員工合法權益，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的調(diào)動管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保人事檔案調(diào)動工作合法合規(guī)。2.準確及時原則：保證人事檔案信息的準確性，及時辦理檔案調(diào)動手續(xù)，避免延誤。3.安全保密原則：加強人事檔案的安全管理，嚴格保密檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.服務員工原則：以員工需求為導向，提供高效、便捷的檔案調(diào)動服務，維護員工權益。二、人事檔案調(diào)動的類型及條件（一）內(nèi)部調(diào)動1.調(diào)動情形因公司內(nèi)部崗位調(diào)整，員工在不同部門或崗位之間的調(diào)動。因工作需要，員工在公司不同分支機構之間的調(diào)動。2.調(diào)動條件公司內(nèi)部有明確的崗位需求，且員工符合新崗位的任職要求。經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負責人同意，報公司人力資源部門審批。（二）離職調(diào)動1.調(diào)動情形員工因個人原因離職，如辭職、辭退、解除勞動合同等，需將人事檔案轉出公司。員工退休，人事檔案需按照規(guī)定進行相應處理。2.調(diào)動條件員工已辦理完離職相關手續(xù)，包括工作交接、財務結算等。退休員工需達到法定退休年齡，并辦理完退休手續(xù)。（三）外部調(diào)入1.調(diào)動情形公司新招聘員工，需將其人事檔案從原單位或人才市場調(diào)入公司。因特殊人才引進，需將外部人員人事檔案調(diào)入公司。2.調(diào)動條件新招聘員工已通過公司的招聘流程，簽訂勞動合同。特殊人才引進需符合公司的人才引進政策和相關規(guī)定，經(jīng)公司審批同意。三、人事檔案調(diào)動流程（一）內(nèi)部調(diào)動流程1.申請員工填寫《內(nèi)部人事檔案調(diào)動申請表》，詳細說明調(diào)動原因、擬調(diào)入崗位等信息。申請表經(jīng)調(diào)出部門負責人簽字同意后，提交至公司人力資源部門。2.審核人力資源部門對申請表進行審核，核實員工信息及調(diào)動的合理性。審核通過后，將申請表轉至調(diào)入部門負責人，征求調(diào)入部門意見。3.審批調(diào)入部門負責人簽署意見后，報公司分管領導審批。分管領導審批通過后，人力資源部門下達內(nèi)部調(diào)動通知。4.檔案調(diào)動人力資源部門通知檔案管理人員辦理人事檔案調(diào)動手續(xù)，確保檔案內(nèi)容完整、準確。檔案管理人員將員工人事檔案及時轉至調(diào)入部門，并辦理交接手續(xù)。（二）離職調(diào)動流程1.離職申請員工向所在部門提交書面離職申請，說明離職原因及預計離職時間。部門負責人審核后，報公司人力資源部門。2.離職審批人力資源部門對離職申請進行審核，涉及財務、業(yè)務等相關部門的，組織聯(lián)合審批。審批通過后，通知員工辦理離職手續(xù)，包括工作交接、歸還公司財物等。3.檔案轉出員工辦理完離職手續(xù)后，填寫《人事檔案轉出申請表》。人力資源部門審核申請表后，開具《人事檔案轉出介紹信》。檔案管理人員按照規(guī)定將員工人事檔案轉出公司，可根據(jù)員工要求轉至指定的人才市場、新單位或其他相關機構，并辦理檔案轉出手續(xù)。（三）外部調(diào)入流程1.入職手續(xù)辦理新招聘員工或特殊人才引進人員在辦理入職手續(xù)時，提交人事檔案相關材料，如檔案存放機構出具的檔案保管證明等。人力資源部門對檔案材料進行初步審核，確保檔案的真實性和完整性。2.檔案調(diào)入申請審核通過后，人力資源部門填寫《人事檔案調(diào)入申請表》，注明調(diào)入人員基本信息、檔案來源等。申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至公司分管領導審批。3.檔案調(diào)入辦理分管領導審批同意后，人力資源部門與檔案存放機構聯(lián)系，辦理檔案調(diào)入手續(xù)。檔案調(diào)入后，檔案管理人員對檔案進行整理、歸檔，并更新員工人事檔案信息。四、人事檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.制定和完善人事檔案調(diào)動制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責審核人事檔案調(diào)動申請，辦理相關審批手續(xù)。3.協(xié)調(diào)各部門之間的人事檔案調(diào)動工作，確保流程順暢。4.對人事檔案調(diào)動情況進行統(tǒng)計分析，為公司人力資源決策提供依據(jù)。（二）檔案管理人員職責1.負責保管員工人事檔案，確保檔案的安全和完整。2.按照規(guī)定辦理人事檔案的調(diào)動手續(xù)，包括檔案的轉出、轉入、交接等。3.對人事檔案進行整理、分類、編號、歸檔，及時更新檔案信息。4.嚴格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。（三）各部門職責1.負責本部門員工人事檔案調(diào)動申請的初審，提供真實、準確的信息。2.配合人力資源部門和檔案管理人員做好人事檔案調(diào)動相關工作，如員工工作交接等。3.按照公司規(guī)定，及時辦理員工離職手續(xù)，確保人事檔案能夠及時轉出。五、人事檔案信息管理（一）檔案內(nèi)容人事檔案應包括員工的個人基本信息、學歷學位證書、工作經(jīng)歷、勞動合同、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等相關材料。（二）信息更新1.員工個人基本信息發(fā)生變化時，應及時向所在部門報告，并提交相關證明材料。2.部門負責人審核后，將信息變化情況通知人力資源部門，檔案管理人員負責更新人事檔案信息。3.員工工作經(jīng)歷、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等動態(tài)信息，由相關部門定期整理并報送人力資源部門，檔案管理人員及時歸檔。（三）信息保密1.嚴格限制人事檔案信息的查閱范圍，未經(jīng)授權，任何人不得查閱、復制人事檔案。2.查閱人事檔案需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負責人審批同意后，在檔案管理人員陪同下查閱。3.檔案管理人員應對查閱情況進行記錄，查閱完畢后及時將檔案歸還原位。4.涉及人事檔案信息的工作人員應簽訂保密協(xié)議，對檔案信息嚴格保密，如因工作失誤導致信息泄露，將依法追究相關人員責任。六、人事檔案調(diào)動的時間規(guī)定（一）內(nèi)部調(diào)動一般應在公司下達調(diào)動通知后的[X]個工作日內(nèi)完成人事檔案調(diào)動手續(xù)，確保員工能夠及時到新崗位報到。（二）離職調(diào)動員工辦理完離職手續(xù)后的[X]個工作日內(nèi)，檔案管理人員應完成人事檔案轉出手續(xù)。（三）外部調(diào)入在收到公司分管領導審批同意的檔案調(diào)入申請后，人力資源部門應在[X]個工作日內(nèi)與檔案存放機構聯(lián)系辦理調(diào)入手續(xù)，檔案調(diào)入后應及時整理歸檔，確保員工入職時能夠及時獲取個人檔案。七、人事檔案調(diào)動的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立人事檔案調(diào)動監(jiān)督機制，人力資源部門定期對人事檔案調(diào)動工作進行自查，確保流程規(guī)范、手續(xù)齊全。2.設立監(jiān)督舉報渠道，接受員工和相關部門對人事檔案調(diào)動工作中違規(guī)行為的舉報，對舉報內(nèi)容及時進行調(diào)查核實。（二）檢查內(nèi)容1.檢查人事檔案調(diào)動申請的審批手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定流程。2.核實人事檔案調(diào)動過程中檔案信息的準確性和完整性，是否存在檔案材料缺失、涂改等情況。3.檢查檔案管理人員是否嚴格遵守檔案調(diào)動手續(xù)辦理規(guī)定，是否存在違規(guī)操作。4.查看人事檔案調(diào)動時間是否符合規(guī)定要求，有無延誤情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應及時下達整改通知，要求相關責任人限期整改。2.對違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，如警告、記過、降職等；涉及違法的，依法移交司法機關處理