PAGE檔案管理責(zé)任追究制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，明確檔案管理工作中各部門及人員的職責(zé)，規(guī)范檔案管理責(zé)任追究行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的責(zé)任界定與追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保責(zé)任追究工作合法合規(guī)。2.實事求是原則以事實為依據(jù)，準(zhǔn)確認(rèn)定責(zé)任主體和責(zé)任程度，客觀公正地進(jìn)行責(zé)任追究。3.教育與懲戒相結(jié)合原則通過責(zé)任追究，促使相關(guān)人員增強檔案管理責(zé)任意識，同時注重教育引導(dǎo)，幫助其改進(jìn)工作，提高檔案管理水平。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理工作規(guī)范、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳，提高公司整體檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理規(guī)定及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、編研和利用等工作。3.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.對本部門檔案管理工作中存在的問題及時進(jìn)行整改，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作，確保檔案管理工作質(zhì)量。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理信息化技術(shù)，不斷提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。5.積極配合檔案管理部門和其他部門做好檔案的查閱、借閱、利用等工作，為公司各項工作提供支持和服務(wù)。三、檔案管理工作流程及要求（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和責(zé)任人，定期收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實有效，并按照文件形成的時間順序和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行收集和整理，并指定專人負(fù)責(zé)跟蹤管理。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案進(jìn)行整理，包括分類、裝訂、編目、裝盒等工作。2.整理后的檔案應(yīng)保持文件材料之間的有機聯(lián)系和歷史原貌，便于保管和利用。3.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。（三）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對檔案應(yīng)進(jìn)行定期清查盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護，確保檔案的字跡清晰、載體完好、信息可讀。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。（五）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案管理人員應(yīng)及時更新檔案統(tǒng)計信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。（六）檔案編研1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.編研成果應(yīng)具有針對性、實用性和可讀性，能夠為公司各項工作提供參考和借鑒。3.檔案編研工作應(yīng)注重創(chuàng)新，采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高編研工作效率和質(zhì)量。（七）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用規(guī)定，對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍和期限。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。4.因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費。四、檔案管理責(zé)任追究情形（一）檔案收集環(huán)節(jié)1.未按照規(guī)定及時收集本部門應(yīng)歸檔的文件材料，導(dǎo)致檔案資料缺失或不完整的。2.收集的文件材料不符合歸檔要求，如文件內(nèi)容不真實、不完整、字跡模糊等，影響檔案質(zhì)量的。3.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料未及時收集或未指定專人負(fù)責(zé)跟蹤管理，造成文件材料丟失或損壞的。（二）檔案整理環(huán)節(jié)1.未按照檔案分類方案和編號規(guī)則對檔案進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案分類混亂、編號錯誤，影響檔案查閱和利用的。2.整理后的檔案未保持文件材料之間的有機聯(lián)系和歷史原貌，如隨意拆分、裝訂不規(guī)范等，破壞檔案完整性的。3.電子檔案整理不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如格式不統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)缺失等，影響電子檔案存儲和利用的。（三）檔案保管環(huán)節(jié)1.未按照規(guī)定設(shè)立專門的檔案庫房或未配備必要的檔案保管設(shè)備，導(dǎo)致檔案保管條件不符合要求，影響檔案安全的。2.檔案庫房管理不善，如溫度、濕度控制不當(dāng)，未定期進(jìn)行清查盤點，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生的。3.檔案管理人員未按照規(guī)定對檔案進(jìn)行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案問題未及時處理，導(dǎo)致檔案損失擴大的。（四）檔案鑒定環(huán)節(jié)1.未按照規(guī)定定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，或鑒定工作不認(rèn)真、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致應(yīng)銷毀的檔案未及時銷毀，或不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀的。2.檔案鑒定小組組成不符合規(guī)定，或鑒定過程未嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行，影響鑒定結(jié)果公正性的。（五）檔案統(tǒng)計環(huán)節(jié)1.未按照規(guī)定建立檔案統(tǒng)計制度，或檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)不真實、不準(zhǔn)確、不完整，影響檔案管理決策的。2.未及時更新檔案統(tǒng)計信息，導(dǎo)致檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)滯后，不能反映檔案管理實際情況的。（六）檔案編研環(huán)節(jié)1.未按照公司發(fā)展需要和檔案利用需求開展檔案編研工作，編研成果缺乏針對性、實用性和可讀性，不能為公司各項工作提供有效參考的。2.編研工作不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)，如內(nèi)容錯誤、數(shù)據(jù)不實等，影響編研成果質(zhì)量的。（七）檔案利用環(huán)節(jié)1.未按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，擅自查閱、借閱檔案的。2.在查閱、借閱檔案過程中，違反檔案管理規(guī)定，擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案的。3.未按照規(guī)定對檔案復(fù)制申請進(jìn)行審核，導(dǎo)致檔案信息泄露或被非法利用的。（八）其他情形1.違反國家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，擅自銷毀、出售、轉(zhuǎn)讓檔案的。2.因工作失誤或故意行為，導(dǎo)致檔案信息泄露，給公司造成損失的。3.對檔案管理部門提出的整改意見拒不執(zhí)行，或整改不力，導(dǎo)致檔案管理問題長期存在的。五、檔案管理責(zé)任追究方式（一）批評教育對檔案管理工作中存在輕微問題的部門或個人，由檔案管理部門進(jìn)行批評教育，責(zé)令其限期整改。（二）警告對違反檔案管理規(guī)定，情節(jié)較輕的部門或個人，給予警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報批評。（三）罰款對因工作失誤或故意行為導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題，給公司造成一定損失的部門或個人，視情節(jié)輕重給予一定金額的罰款。（四）降職或免職對檔案管理工作中存在嚴(yán)重問題，給公司造成較大損失或不良影響的部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)責(zé)任人，給予降職或免職處分。（五）法律責(zé)任對違反國家檔案管理法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、檔案管理責(zé)任追究程序（一）線索發(fā)現(xiàn)1.檔案管理部門在日常檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)責(zé)任追究線索，應(yīng)及時進(jìn)行記錄和調(diào)查核實。2.公司內(nèi)部其他部門或員工發(fā)現(xiàn)檔案管理問題，可向檔案管理部門舉報，檔案管理部門應(yīng)及時受理并進(jìn)行調(diào)查。（二）調(diào)查核實1.檔案管理部門接到責(zé)任追究線索后，應(yīng)成立調(diào)查組，對問題進(jìn)行全面深入的調(diào)查核實。2.調(diào)查組應(yīng)通過查閱檔案資料、詢問當(dāng)事人、實地走訪等方式，收集相關(guān)證據(jù)，查明事實真相。3.在調(diào)查過程中，應(yīng)充分聽取被調(diào)查部門或個人的陳述和申辯，確保調(diào)查結(jié)果客觀公正。（三）責(zé)任認(rèn)定1.調(diào)查組根據(jù)調(diào)查核實情況，依據(jù)本制度相關(guān)規(guī)定，對責(zé)任主體和責(zé)任程度進(jìn)行認(rèn)定。2.責(zé)任認(rèn)定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）追究處理1.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果，作出責(zé)任追究決定，并下達(dá)責(zé)任追究通知書。2.責(zé)任追究通知書應(yīng)送達(dá)被追究責(zé)任的部門或個人，明確責(zé)任追究方式、期限和要求等。3.被追究責(zé)任的部門或個人應(yīng)按照責(zé)任追究決定，認(rèn)真落實整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報告檔案管理部門。（五）申訴復(fù)查