PAGE公司檔案閱覽室制度6一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案閱覽室的使用，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要進入檔案閱覽室查閱檔案的外部人員。（三）基本原則1.檔案查閱應遵循合法、合規(guī)、有序的原則，嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，為公司的決策、業(yè)務開展等提供及時、準確的檔案信息支持。二、檔案閱覽室管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責檔案閱覽室的日常管理工作，包括閱覽室的開放時間安排、人員進出登記等。2.對檔案查閱人員進行指導和監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定。3.定期檢查檔案閱覽室的設施設備，保證其正常運行。4.負責檔案查閱過程中的安全保障工作，制定安全應急預案。（二）檔案管理人員職責1.熟悉檔案內(nèi)容和存放位置，為查閱人員提供準確的檔案查找服務。2.對查閱檔案的人員進行登記，詳細記錄查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.監(jiān)督查閱人員在閱覽室的行為，防止違規(guī)操作。4.負責檔案的整理、歸位等工作，確保檔案的整齊有序。三、檔案查閱規(guī)定（一）查閱權限1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。查閱涉及多個部門的檔案，需經(jīng)相關部門負責人同意。2.外部人員因特殊原因需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領導批準，并由公司指定人員陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人員需提前向檔案管理部門提交查閱申請，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并告知查閱人員查閱時間、地點等相關事宜。3.查閱人員憑有效證件進入檔案閱覽室，在檔案管理人員的引導下進行查閱。4.查閱過程中，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。（三）查閱時間限制1.公司員工查閱檔案一般應在檔案閱覽室規(guī)定的開放時間內(nèi)進行，如需延長查閱時間，需提前向檔案管理部門申請。2.外部人員查閱檔案的時間應根據(jù)申請批準的期限執(zhí)行，特殊情況需延長時間的，須再次申請并經(jīng)批準。四、檔案閱覽室環(huán)境與設施管理（一）環(huán)境要求1.檔案閱覽室應保持整潔、安靜，溫度、濕度適宜，以利于檔案的保存。2.室內(nèi)嚴禁吸煙、飲食，不得大聲喧嘩，保持良好的秩序。（二）設施設備管理1.配備必要的檔案查閱桌椅、照明設備、通風設備等，確保查閱人員有良好的工作條件。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.配備電腦、打印機、復印機等辦公設備，供查閱人員在規(guī)定范圍內(nèi)使用。辦公設備應定期進行維護和保養(yǎng)，保證其性能良好。五、檔案安全管理（一）人員安全管理1.檔案閱覽室應配備專人負責安全管理，對進入閱覽室的人員進行安全檢查，防止攜帶易燃、易爆、有毒等危險物品進入。2.查閱人員應遵守安全規(guī)定，不得擅自操作檔案閱覽室的電器設備、消防設備等。3.如發(fā)生安全事故，查閱人員應立即采取應急措施，并及時報告檔案管理部門和相關領導。（二）檔案實體安全管理1.嚴格遵守檔案借閱、歸還制度，確保檔案的及時歸還和準確清點。2.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并報告處理。3.加強對檔案閱覽室的門窗、門鎖等安全設施的管理，確保檔案存放環(huán)境的安全。（三）檔案信息安全管理1.嚴格控制檔案信息的傳播范圍，查閱人員不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關人員。2.如需對外提供檔案信息，須經(jīng)公司主管領導批準，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。3.加強對檔案電子信息的管理，采取加密、備份等措施，防止信息丟失或被篡改。六、檔案整理與歸檔（一）查閱后整理1.查閱人員查閱完畢后，應將檔案資料整理整齊，放回原存放位置。2.檔案管理人員應對查閱后的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與查閱人員溝通解決。（二）定期歸檔1.檔案管理部門應定期對檔案進行歸檔整理，將查閱過程中產(chǎn)生的相關記錄、復印件等資料進行分類、編號、裝訂，歸入相應的檔案卷宗。2.歸檔后的檔案應按照檔案管理的要求進行妥善保管，便于日后查閱和利用。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對檔案閱覽室的管理情況進行監(jiān)督檢查，包括制度執(zhí)行情況、環(huán)境與設施管理、檔案安全等方面。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保檔案閱覽室的管理工作規(guī)范、有序。（二）考核機制1.建立檔案閱覽室管理考核機制，對檔案管理部門及檔案管理人員的工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案查閱服務質(zhì)量、檔案安全管理、檔案整理歸檔等方面?？己私Y果與績效掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對違反制度的行為進行嚴肅處理。八、附則（一）解釋權本制度由公司