PAGE檔案資料收發(fā)報表制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料收發(fā)管理，確保檔案資料的準確、及時傳遞與妥善保存，提高工作效率，保障公司運營的規(guī)范性和連續(xù)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在檔案資料收發(fā)過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.準確性原則：檔案資料的收發(fā)信息必須準確無誤，確保內(nèi)容與實際情況相符。2.及時性原則：及時處理檔案資料的收發(fā)工作，避免延誤，保證各項工作的正常開展。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案資料進行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標準進行檔案資料的收發(fā)操作，確保工作的規(guī)范化和標準化。二、檔案資料收發(fā)管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案資料收發(fā)報表制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.設立專門的檔案資料收發(fā)崗位，配備專業(yè)人員負責檔案資料的收發(fā)、登記、整理、保管等工作。3.定期對檔案資料收發(fā)情況進行統(tǒng)計分析，向上級領(lǐng)導匯報相關(guān)信息。4.指導和培訓各部門檔案資料收發(fā)人員，提高其業(yè)務水平。（二）各部門職責1.明確本部門檔案資料收發(fā)的責任人，負責本部門檔案資料的檔案資料收發(fā)工作，并確保及時、準確地將檔案資料傳遞給檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案資料的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助。3.對本部門收到的檔案資料進行初步審核，確保資料的完整性和合規(guī)性。三、檔案資料的分類與編號（一）分類標準1.行政文件類：包括公司的各類規(guī)章制度、會議紀要、通知、報告等。2.業(yè)務合同類：涵蓋公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。3.財務檔案類：包含會計憑證、賬簿、報表等財務資料。4.人事檔案類：涉及員工的個人信息、勞動合同、培訓記錄、績效考核等。5.項目文檔類：如項目策劃書、可行性研究報告、項目進度報告等。6.其他檔案類：包括公司的榮譽證書、資質(zhì)文件、宣傳資料等。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進行編號。2.編號格式為：[分類代碼][年份][流水號]。其中，分類代碼根據(jù)上述分類標準設定相應的字母代碼；年份為檔案資料形成的年份，用四位數(shù)字表示；流水號為該類檔案資料在當年的順序號，從001開始依次遞增。3.例如，行政文件類2023年的第5份文件編號為：XZ2023005。四、檔案資料的收文管理（一）收文登記1.檔案管理部門收到外來文件后，應及時進行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、密級等。2.對于重要文件，應在登記時注明緊急程度，并及時通知相關(guān)領(lǐng)導和部門。（二）文件分發(fā)1.根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照規(guī)定的流程將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.對于需要傳閱的文件，應填寫《文件傳閱單》，注明傳閱順序和傳閱時間要求，確保文件能夠及時、準確地傳遞給相關(guān)人員。（三）文件簽收1.收件部門或人員收到檔案管理部門分發(fā)的文件后，應在《文件簽收表》上簽字確認。2.如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，如破損、缺頁等，應及時與檔案管理部門聯(lián)系，說明情況并進行處理。五、檔案資料的發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.各部門需要發(fā)文時，應由擬稿人按照公司公文格式要求撰寫文件內(nèi)容。2.擬稿人應確保文件內(nèi)容準確、清晰、邏輯嚴謹，符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。（二）審核與審批1.文件擬稿完成后，應依次提交部門負責人、分管領(lǐng)導進行審核。審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容、格式、語言表達等方面。2.重要文件需經(jīng)總經(jīng)理審批后才能發(fā)文。審批通過后，在文件上加蓋相應的印章。（三）編號與登記1.經(jīng)審核審批后的文件，由檔案管理部門進行編號，并按照編號規(guī)則進行登記。2.登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、份數(shù)、密級等。（四）印制與分發(fā)1.根據(jù)文件的性質(zhì)和要求，選擇合適的印制方式進行文件印制。2.印制完成后，按照文件的分發(fā)范圍進行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。記錄內(nèi)容包括分發(fā)日期、分發(fā)部門或人員、文件份數(shù)等。六、檔案資料收發(fā)報表的編制與報送（一）報表種類1.收文登記表：記錄每天收到的檔案資料的詳細信息。2.發(fā)文登記表：記錄每天發(fā)出的檔案資料的詳細信息。3.月度收發(fā)報表：每月末對當月的檔案資料收發(fā)情況進行匯總統(tǒng)計，形成月度報表。（二）報表編制要求1.報表內(nèi)容應真實、準確、完整，數(shù)據(jù)來源可靠。2.報表格式應規(guī)范統(tǒng)一，便于統(tǒng)計分析和查閱。3.報表編制人員應認真核對數(shù)據(jù)，確保報表的質(zhì)量。（三）報表報送流程1.收文登記表和發(fā)文登記表由檔案資料收發(fā)人員每天填寫完成后，及時提交給檔案管理部門負責人審核。2.月度收發(fā)報表由檔案管理部門在每月末根據(jù)收文登記表和發(fā)文登記表進行匯總編制，經(jīng)部門負責人審核后，報送至公司領(lǐng)導和相關(guān)部門。七、檔案資料的保管與查閱（一）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案資料的安全保管。2.按照檔案資料的分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。3.定期對檔案資料進行清查盤點，確保檔案資料賬實相符。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料時，應填寫《檔案查閱申請表》注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案資料時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。3.涉及公司機密的檔案資料，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案資料。2.經(jīng)鑒定確認不再需要保存的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對擬銷毀的檔案資料進行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案資料時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對檔案資料收發(fā)報表制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收發(fā)流程、報表編制、保管查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核機制1.建立檔案資料收發(fā)工作考核機制，對各部門和相關(guān)人員的工作進行量化考核。2.考核指標包括檔案資料收發(fā)的準確性、及時性、完整性、保密性等方面。3.對考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反制