PAGE工程審計(jì)檔案管理制度一、總則1.1目的為加強(qiáng)工程審計(jì)檔案管理，規(guī)范工程審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保工程審計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程審計(jì)檔案在公司工程建設(shè)和管理中的作用，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司所有工程審計(jì)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于各類(lèi)建設(shè)工程、修繕工程、裝飾工程等項(xiàng)目的審計(jì)檔案。1.3管理原則工程審計(jì)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、分類(lèi)科學(xué)、便于利用的原則。公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程審計(jì)檔案的管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和專(zhuān)業(yè)化。二、檔案管理職責(zé)2.1檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善工程審計(jì)檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)工程審計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工程審計(jì)檔案，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)工程審計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、裝訂，編制檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案的利用效率。4.負(fù)責(zé)工程審計(jì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.組織開(kāi)展工程審計(jì)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司工程建設(shè)、管理決策、審計(jì)監(jiān)督等提供檔案信息服務(wù)。6.對(duì)各部門(mén)工程審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.2審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本審計(jì)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)督促審計(jì)人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，對(duì)重要文件材料進(jìn)行審核把關(guān)。3.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，按照檔案管理要求，將審計(jì)項(xiàng)目檔案資料整理齊全，移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門(mén)做好審計(jì)項(xiàng)目檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.3審計(jì)人員職責(zé)1.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，按照檔案管理要求，及時(shí)將形成的審計(jì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保文件材料的規(guī)范、完整。2.對(duì)審計(jì)過(guò)程中形成的各種證據(jù)、記錄、報(bào)告等文件材料進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。3.積極配合檔案管理部門(mén)做好審計(jì)項(xiàng)目檔案的整理、歸檔工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求提交檔案資料。三、檔案收集與整理3.1收集范圍工程審計(jì)檔案收集范圍包括：1.審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃等。2.審計(jì)工作方案、審計(jì)實(shí)施方案。3.審計(jì)證據(jù)，包括審計(jì)工作底稿、審計(jì)取證單、相關(guān)證明材料等。4.審計(jì)報(bào)告及相關(guān)審批文件，如審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿、審計(jì)報(bào)告正式稿、審計(jì)報(bào)告審批表等。5.被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)及審計(jì)組對(duì)反饋意見(jiàn)的說(shuō)明。6.審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)移送處理書(shū)等審計(jì)結(jié)論性文件。7.與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、往來(lái)函件等。8.其他與工程審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的重要文件材料。3.2收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)將各自工作中形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，不得遺漏、丟失。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.3整理方法1.工程審計(jì)檔案應(yīng)按照審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)整理，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中在一起，不得分散。2.對(duì)每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料，應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事項(xiàng)的文件應(yīng)集中排列在一起。3.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，注明文件材料的題名、日期、頁(yè)號(hào)、保管期限等信息，便于查找和利用。4.對(duì)紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。5.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子文件的安全和可檢索性。四、檔案保管4.1保管期限工程審計(jì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：審計(jì)項(xiàng)目涉及重大違法違紀(jì)問(wèn)題的文件材料；審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)移送處理書(shū)等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案包括：審計(jì)項(xiàng)目涉及重要事項(xiàng)的文件材料；審計(jì)報(bào)告及相關(guān)審批文件等對(duì)公司工程建設(shè)和管理有較大影響的文件材料，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括：審計(jì)項(xiàng)目一般性文件材料，保管期限為[X]年。4.2保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.3保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行登記，確保檔案的合理利用和安全。4.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。五、檔案利用5.1利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可以查閱、借閱工程審計(jì)檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。5.2利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程審計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱工程審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)時(shí)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性和安全性。5.3利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散或丟失檔案。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來(lái)源。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱檔案的情況進(jìn)行跟蹤管理，并及時(shí)做好記錄。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告有關(guān)部門(mén)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀6.1鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。6.2鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，確定檔案的存毀。6.3銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案的題名、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)確保檔案信息完全消除，無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀人員等