PAGE設(shè)計(jì)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等；公司行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。2.人事檔案：?jiǎn)T工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件；員工簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等人事資料；勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料；稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等；財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件，資金審批文件等。4.業(yè)務(wù)檔案：市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息、銷售合同、訂單等銷售業(yè)務(wù)檔案；采購(gòu)合同、供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單等采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案；項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、圖紙等技術(shù)檔案；設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修檔案、設(shè)備采購(gòu)合同等設(shè)備技術(shù)檔案。6.其他檔案：公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、商標(biāo)注冊(cè)文件等；公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃方案、宣傳視頻等；公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、租賃合同等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：檔案資料編號(hào)采用“分類代碼+年份+流水號(hào)”的方式。分類代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)確定，年份采用公元紀(jì)年，流水號(hào)為該類檔案資料的順序編號(hào)。2.示例：行政檔案XZ2023001，表示2023年產(chǎn)生的第1份行政檔案。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.部門職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和移交。2.收集范圍：各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案資料分類，及時(shí)收集工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等。3.收集時(shí)間：檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，一般不得超過一個(gè)月。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)隨時(shí)收集。（二）整理1.整理要求：收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案資料的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行排序，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.裝訂要求：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒，確保裝訂牢固、整齊美觀。3.編目要求：對(duì)整理好的檔案資料應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案資料目錄，注明檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案柜架：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的檔案柜架，用于存放檔案資料。檔案柜架應(yīng)按照檔案資料的分類進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案資料分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案資料的重要程度和利用價(jià)值確定。3.保管期限的劃分：公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限。對(duì)于保管期限已滿的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管措施1.防火措施：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.防潮措施：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝除濕設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的濕度在適宜范圍內(nèi)。檔案資料應(yīng)存放在防潮的檔案柜架內(nèi)，避免受潮發(fā)霉。3.防蟲措施：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)定期進(jìn)行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。檔案資料應(yīng)使用防蟲藥劑進(jìn)行處理，防止蟲害侵蝕。4.防盜措施：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案資料的安全。檔案庫(kù)房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.防光措施：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)采用防光窗簾、燈具等，避免陽(yáng)光直射檔案資料。對(duì)于珍貴的檔案資料，應(yīng)采用特殊的防光措施進(jìn)行保管。6.防塵措施：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)定期進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的整潔。檔案資料應(yīng)存放在防塵的檔案柜架內(nèi)，避免灰塵污染。五、檔案資料的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案資料。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：公司員工查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的和查閱內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.內(nèi)部借閱：公司員工借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的和借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：外部單位或個(gè)人查閱公司檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的和查閱內(nèi)容，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱內(nèi)容進(jìn)行登記。4.外部借閱：外部單位或個(gè)人借閱公司檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的和借閱期限，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過一周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，并按照規(guī)定繳納借閱費(fèi)用。（三）利用要求1.查閱要求：查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出公司。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱要求：借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.鑒定組織：公司綜合管理部門應(yīng)定期組織檔案資料鑒定工作，成立檔案資料鑒定小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。2.鑒定內(nèi)容：檔案資料鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的存毀。3.鑒定方法：檔案資料鑒定小組應(yīng)采用直接鑒定法，對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行逐件審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.銷毀程序：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由公司綜合管理部門組織銷毀。2.銷毀方式：檔案資料銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀記錄：檔案資料銷毀后，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀記錄》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.檔案管理系統(tǒng)：公司應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.數(shù)據(jù)錄入：公司綜合管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案資料的信息化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)備份：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（二）信息化利用1.在線查閱：公司員工可以通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱檔案資料，提高檔案資料的利用效率。2.遠(yuǎn)程借閱：對(duì)于需要借閱檔