PAGE公司內(nèi)部檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司內(nèi)部檔案的移交管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.真實(shí)完整原則：確保移交檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠全面反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的歷史全貌。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。4.交接清晰原則：明確交接雙方的職責(zé)和流程，保證交接過程清晰、規(guī)范，責(zé)任界定明確。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.公司各類紅頭文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等正式文件。2.會議紀(jì)要、會議記錄、決議等與公司決策和運(yùn)營相關(guān)的文件。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料等反映公司業(yè)務(wù)開展情況的文件。（二）合同檔案1.各類業(yè)務(wù)合同，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.合同的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等相關(guān)文件。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件等。（四）人事檔案1.員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。2.員工晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)手續(xù)文件。（五）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃與方案等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件資料，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、技術(shù)文檔、質(zhì)量控制文件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件、總結(jié)報(bào)告等。（六）其他檔案1.公司證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)文件。2.公司宣傳資料、廣告策劃、市場調(diào)研等文件。3.涉及公司重大事件、突發(fā)事件的相關(guān)文件資料。三、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.整理檔案：移交部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對擬移交的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.編制清單：移交部門根據(jù)整理好的檔案，編制詳細(xì)的檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息，并確保清單內(nèi)容與檔案實(shí)際情況一致。3.審核檔案：移交部門負(fù)責(zé)人對擬移交的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。審核通過后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（二）移交申請移交部門填寫《檔案移交申請表》，詳細(xì)說明移交檔案的類別、數(shù)量、移交原因、接收部門等信息，并提交給檔案管理部門。（三）接收審核1.檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，對移交申請進(jìn)行審核：審核內(nèi)容包括移交檔案的必要性、移交流程的合規(guī)性、接收部門的檔案管理能力等。如審核通過，通知移交部門進(jìn)行檔案移交；如審核不通過，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，說明原因并提出整改意見。2.檔案管理部門組織相關(guān)人員對移交檔案進(jìn)行現(xiàn)場審核：重點(diǎn)檢查檔案的整理質(zhì)量、內(nèi)容完整性、真實(shí)性等。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（四）檔案移交1.移交部門按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，將整理好的檔案及編制的移交清單移交給檔案管理部門：移交時(shí)，雙方應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與移交清單一致。2.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)：簽字確認(rèn)后，移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。（五）檔案入庫1.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案分類存放的原則，將檔案及時(shí)入庫：入庫過程中，應(yīng)確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.檔案管理部門對入庫檔案進(jìn)行登記：登記內(nèi)容包括檔案名稱、編號、入庫時(shí)間、存放位置等信息，建立完善的檔案管理臺賬。四、檔案移交的時(shí)間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對于一些具有周期性的業(yè)務(wù)檔案，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、年度工作總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交。（二）即時(shí)移交1.涉及公司重大決策、重要項(xiàng)目、突發(fā)事件等檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后[具體時(shí)間]內(nèi)，及時(shí)整理并移交檔案管理部門。2.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后[具體時(shí)間]內(nèi)，將該員工的人事檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案移交給檔案管理部門。五、檔案移交的責(zé)任劃分（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)對擬移交檔案進(jìn)行整理、審核，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和流程，向檔案管理部門提交檔案移交申請，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案移交工作。3.對移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，如因移交部門原因?qū)е聶n案資料缺失、損壞或不符合要求，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案管理部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)對移交申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對移交檔案進(jìn)行現(xiàn)場審核。2.接收并妥善保管移交的檔案，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、存放、登記等工作，確保檔案的安全和有效利用。3.對檔案移交過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決移交過程中出現(xiàn)的問題。（三）接收部門責(zé)任1.對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與移交清單一致。2.負(fù)責(zé)對接收檔案的后續(xù)管理和利用，按照規(guī)定的權(quán)限和程序查閱、借閱檔案。3.如發(fā)現(xiàn)接收檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，協(xié)商解決辦法。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對檔案移交工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案移交流程是否合規(guī)、檔案資料是否完整準(zhǔn)確、責(zé)任劃分是否明確等。2.檔案管理部門定期對各部門檔案移交情況進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改，并將檢查結(jié)果向公司管理層匯報(bào)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對公司檔案移交工作的監(jiān)督檢查，積極配合并提供相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時(shí)完善檔案移交制度和工作流程，提高檔案管理水平。七、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與檔案移交工作的所有人員，包括移交部門、檔案管理部門、接收部門的工作人員，均應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等信息。（二）保密措施1.在檔案移交過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對檔案資料進(jìn)行加密存儲、限制查閱范圍、使用專用的存儲設(shè)備等。2.對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在移交清單上注明保密標(biāo)識，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。3.加強(qiáng)對參與檔案移交工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和防范能力。八、檔案移交的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化移交。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案移交要求1.移交部門應(yīng)將整理好的電子檔案按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并上傳至檔案管理信息系統(tǒng)。2.在電子檔案移交過程中，應(yīng)確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性，同時(shí)提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，以便于檔案管理和利用。3.檔案管理部門接收電子檔案后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和校