PAGE管檔人員檔案回避制度一、總則（一）目的為確保檔案管理工作的公正性、客觀性和保密性，防止因管檔人員與檔案涉及對象存在特定關(guān)系而影響檔案管理工作的正常開展，保障公司/組織檔案信息的安全與準(zhǔn)確，特制定本檔案回避制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有從事檔案管理工作的人員（以下簡稱“管檔人員”），以及與檔案管理工作相關(guān)的各類業(yè)務(wù)活動和涉及的檔案資料。（三）基本原則1.公正性原則：管檔人員應(yīng)秉持公正立場，不受個人情感、利益關(guān)系等因素干擾，確保檔案管理工作公平對待每一份檔案。2.客觀性原則：以客觀事實為依據(jù)，如實記錄和反映檔案內(nèi)容，不歪曲、不夸大，保證檔案信息的真實性和可靠性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密、個人隱私等信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.回避原則：當(dāng)管檔人員與檔案涉及對象存在可能影響檔案管理公正性的特定關(guān)系時，應(yīng)主動回避相關(guān)檔案管理工作。二、回避情形（一）親屬關(guān)系回避1.管檔人員與檔案涉及對象為夫妻關(guān)系、直系血親關(guān)系、三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系以及近姻親關(guān)系的，應(yīng)回避該檔案的管理工作。2.具體親屬關(guān)系范圍界定如下：直系血親關(guān)系包括父母、祖父母、外祖父母、子女、孫子女、外孫子女等。三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系包括兄弟姐妹、堂兄弟姐妹、表兄弟姐妹、叔伯姑舅姨、侄子女、甥子女等。近姻親關(guān)系包括配偶的父母、配偶的兄弟姐妹及其配偶、子女的配偶及子女配偶的父母等。（二）利益關(guān)聯(lián)回避1.管檔人員與檔案涉及對象存在直接或間接的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，如共同投資、借貸關(guān)系、商業(yè)合作等，可能影響檔案管理公正性的，應(yīng)回避。2.若管檔人員在檔案涉及對象所在單位或相關(guān)業(yè)務(wù)中有個人利益訴求，或與檔案涉及對象存在潛在的利益沖突，可能干擾檔案管理客觀性的，需回避。（三）其他可能影響公正性的關(guān)系回避1.管檔人員與檔案涉及對象存在長期的恩怨、矛盾或其他特殊關(guān)系，可能導(dǎo)致在檔案管理中無法保持中立態(tài)度的，應(yīng)回避。2.曾在檔案涉及對象所在部門工作且存在密切工作關(guān)聯(lián)，可能影響對該對象檔案管理公正性的，亦需回避。三、回避程序（一）主動申報1.管檔人員在入職時，應(yīng)如實填寫個人親屬關(guān)系及社會關(guān)系信息，聲明是否存在可能導(dǎo)致回避的情形。2.在參與具體檔案管理工作前，管檔人員應(yīng)再次審查自身與檔案涉及對象的關(guān)系，如有可能導(dǎo)致回避的情況，應(yīng)主動向檔案管理部門負(fù)責(zé)人申報。（二）審查與決定1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人收到管檔人員的回避申報后，應(yīng)及時進(jìn)行審查。對于較為復(fù)雜的關(guān)系判斷，可會同人力資源部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行綜合評估。2.根據(jù)審查結(jié)果，檔案管理部門負(fù)責(zé)人做出是否回避的決定。如確定管檔人員需要回避，應(yīng)明確其回避的檔案范圍和期限，并通知相關(guān)人員。（三）回避執(zhí)行1.管檔人員接到回避決定后，應(yīng)立即停止參與相關(guān)檔案的管理工作，將已掌握的相關(guān)檔案資料移交給指定的其他管檔人員，并做好交接記錄。2.在回避期間，管檔人員不得接觸、干預(yù)被回避的檔案管理工作，不得向他人透露與該檔案相關(guān)的信息。（四）回避期限1.回避期限根據(jù)具體情況確定，一般為與檔案涉及對象存在特定關(guān)系的存續(xù)期間或相關(guān)業(yè)務(wù)活動的開展期間。2.對于因親屬關(guān)系等較為固定的回避情形，回避期限可設(shè)定為自發(fā)現(xiàn)回避情形起[X]個月或[X]年，具體時長根據(jù)實際情況評估確定，但應(yīng)確保足以消除可能的影響。（五）回避解除1.在回避期限屆滿后，管檔人員認(rèn)為自身與檔案涉及對象的特定關(guān)系已不再影響檔案管理公正性的，可向檔案管理部門負(fù)責(zé)人提出解除回避申請。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)再次審查管檔人員與檔案涉及對象的關(guān)系，如確認(rèn)符合解除條件，應(yīng)做出解除回避的決定，并通知相關(guān)人員恢復(fù)其正常檔案管理工作。四、檔案管理職責(zé)調(diào)整（一）替代人員安排1.當(dāng)管檔人員因回避而無法參與相關(guān)檔案管理工作時，檔案管理部門應(yīng)及時指定其他合適的管檔人員接替其工作。2.替代人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理流程和規(guī)范，能夠確保檔案管理工作的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。（二）工作交接1.原管檔人員與替代人員應(yīng)進(jìn)行全面、細(xì)致的工作交接，交接內(nèi)容包括檔案資料的整理、分類、存儲情況，已開展的檔案管理工作進(jìn)展及相關(guān)記錄，以及需要特別關(guān)注的檔案信息等。2.交接過程應(yīng)形成書面記錄，由雙方簽字確認(rèn)，并交檔案管理部門存檔。（三）監(jiān)督與指導(dǎo)1.在替代人員開展工作期間，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，確保其按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作。2.如替代人員在工作中遇到問題或困難，原管檔人員應(yīng)根據(jù)實際情況給予必要的指導(dǎo)和協(xié)助，但不得干預(yù)替代人員的獨立工作判斷。五、培訓(xùn)與教育（一）制度培訓(xùn)1.定期組織管檔人員參加檔案回避制度培訓(xùn)，確保其熟悉制度內(nèi)容、回避情形、回避程序及相關(guān)要求。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）案例教育1.收集整理因未遵守檔案回避制度而導(dǎo)致檔案管理問題的典型案例，通過內(nèi)部通報、案例研討等方式，向管檔人員進(jìn)行警示教育。2.引導(dǎo)管檔人員從案例中吸取教訓(xùn)，增強(qiáng)對檔案回避制度重要性的認(rèn)識，自覺遵守制度規(guī)定。（三）職業(yè)道德教育1.將檔案回避制度納入管檔人員職業(yè)道德教育范疇，培養(yǎng)其公正、客觀、保密的職業(yè)操守。2.通過職業(yè)道德培訓(xùn)、文化建設(shè)等活動，強(qiáng)化管檔人員的職業(yè)責(zé)任感和使命感，使其在檔案管理工作中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的態(tài)度。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對管檔人員的檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點檢查是否存在違反檔案回避制度的情況。2.監(jiān)督檢查可采取日常巡查、定期抽查、專項檢查等方式，確保監(jiān)督工作的常態(tài)化和有效性。（二）投訴舉報處理1.設(shè)立投訴舉報渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工對管檔人員違反檔案回避制度行為的投訴舉報。2.對收到的投訴舉報信息進(jìn)行及時、認(rèn)真的調(diào)查核實，如經(jīng)查實存在違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。（三）違規(guī)處理1.警告：對于初次違反檔案回避制度且情節(jié)較輕的管檔人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.罰款：視違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，對違規(guī)管檔人員處以[X]元至[X]元的罰款。3.降職或調(diào)崗：對于違反檔案回避制度情節(jié)較重，影響檔案管理工作公正性和準(zhǔn)確性的管檔人員，給予降職或調(diào)崗處理。4.解除勞動合同：對于嚴(yán)重違反檔案回避制度，給公司/組織造成重大損失或惡劣影響的管檔人員，依法解除勞動合同，并追究其法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇具體問題需要進(jìn)一步明確解釋的，由檔案管理部門會同相關(guān)部門研究決定。（二）修訂