PAGE安保檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安保檔案資料的管理，確保安保工作的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，提高安保工作效率和質(zhì)量，保障公司及人員的安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與安保工作相關(guān)的檔案資料管理，包括但不限于安保工作計(jì)劃、方案、報(bào)告、記錄、文件、證件、影像資料等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映安保工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋安保工作的各個(gè)方面，保證檔案資料的全面性和完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、敏感信息的檔案資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行管理，確保檔案資料的規(guī)范性和一致性。5.便于查詢利用原則：建立科學(xué)合理的分類和索引體系，方便快速查詢和使用檔案資料。二、安保檔案資料分類與編號(hào)（一）分類1.安保工作計(jì)劃類：包括年度安保工作計(jì)劃、專項(xiàng)安保工作計(jì)劃等。2.安保工作方案類：如重大活動(dòng)安保方案（會(huì)議、演出、展覽等）、突發(fā)事件應(yīng)急處置方案等。3.安保工作報(bào)告類：月度安保工作報(bào)告、季度安保工作報(bào)告、年度安保工作總結(jié)報(bào)告等。4.安保工作記錄類：巡邏記錄、監(jiān)控記錄、門禁記錄、出入登記記錄等。5.安保文件類：上級(jí)安保文件、公司安保制度文件、安保通知等。6.安保人員管理類：安保人員檔案（個(gè)人信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄等）、安保人員排班表等。7.安保設(shè)備設(shè)施管理類：設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。8.安保應(yīng)急演練類：演練方案、演練記錄、演練評(píng)估報(bào)告等。9.安保證件管理類：?jiǎn)T工門禁卡、訪客證、安保人員工作證件等的申請(qǐng)、發(fā)放、回收記錄。10.其他類：與安保工作相關(guān)的合同協(xié)議、影像資料、榮譽(yù)證書等。（二）編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照上述分類順序依次編號(hào)。例如，安保工作計(jì)劃類編號(hào)為AB01，安保工作方案類編號(hào)為AB02，以此類推。每個(gè)大類下的具體資料再根據(jù)時(shí)間順序或其他邏輯順序進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，如AB01202301表示2023年1月的安保工作計(jì)劃。編號(hào)應(yīng)清晰、簡(jiǎn)潔，便于識(shí)別和管理。三、安保檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門及崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集安保工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，并定期移交至安保檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，確保無(wú)遺漏、無(wú)缺失。3.對(duì)于重要的安保文件、記錄等，應(yīng)同時(shí)收集原件及復(fù)印件，復(fù)印件需與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明“與原件核對(duì)一致”字樣，由核對(duì)人簽字確認(rèn)。（二）整理方法1.按照分類編號(hào)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查其內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)是否齊全。3.去除重復(fù)、無(wú)效的資料，并對(duì)內(nèi)容不清晰、字跡模糊的資料進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。4.將整理好的檔案資料按照類別順序依次排列，同類資料按照時(shí)間先后順序排列。5.為每份檔案資料編制目錄，目錄應(yīng)包含編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等關(guān)鍵信息，以便快速查找。四、安保檔案資料歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.整理好的檔案資料經(jīng)安保檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，進(jìn)行歸檔操作。2.歸檔時(shí)，應(yīng)將檔案資料裝入專用的檔案盒或文件夾，并在盒/夾表面標(biāo)注檔案類別、編號(hào)范圍等信息。3.在檔案盒/夾內(nèi)，按照目錄順序依次存放檔案資料，并在每份資料首頁(yè)右上角標(biāo)注其編號(hào)。4.建立檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案資料的歸檔日期、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，以便查詢和核對(duì)。（二）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的安保檔案資料存儲(chǔ)室，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、變質(zhì)。2.采用密集架或檔案柜對(duì)檔案資料進(jìn)行存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤、光盤等。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.對(duì)存儲(chǔ)的檔案資料應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明類別、編號(hào)、年度等信息，以便快速識(shí)別和定位。五、安保檔案資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安保檔案資料的，應(yīng)填寫《安保檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到安保檔案管理部門查閱。2.安保檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接待查閱人員，并在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成查閱，不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)安保檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件上注明用途和出處。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱安保檔案資料的，應(yīng)填寫《安保檔案資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安保檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)立即向安保檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.安保檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，以便跟蹤和管理。六、安保檔案資料保密與銷毀（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密、敏感信息的安保檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍。2.安保檔案管理部門工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，確保檔案資料信息不泄露。3.在查閱、借閱安保檔案資料時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，如在專門的場(chǎng)所進(jìn)行查閱、對(duì)借閱人員進(jìn)行保密提醒等。4.對(duì)存儲(chǔ)安保檔案資料的場(chǎng)所應(yīng)加強(qiáng)安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）銷毀規(guī)定1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的安保檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)由安保檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《安保檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案資料的類別清單、銷毀原因及時(shí)間等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.安保檔案資料的銷毀方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，包括銷毀申請(qǐng)表、銷毀清單、銷毀過(guò)程照片或視頻等，以備查閱和審計(jì)。七、安保檔案資料信息化管理（一）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)1.對(duì)安保檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案資料掃描錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的檢索功能，能夠根據(jù)檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等信息快速準(zhǔn)確地進(jìn)行查詢。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（二）信息化安全管理1.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同人員根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的查閱、修改、刪除等權(quán)限。2.