PAGE資料工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在資料工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司資料工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司資料工作中形成的各種文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和清查，做好檔案的保管、保護(hù)和安全工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在資料工作中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合綜合管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，確保檔案的質(zhì)量和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在資料工作中形成的各類文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料，如項(xiàng)目方案、調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、記錄、筆記等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)資料。5.其他與公司資料工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在資料工作中形成的各類文件和資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止丟失。3.收集的文件和資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放公司各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，以保證檔案保管環(huán)境的適宜。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出檔案保管期限的初步意見，報(bào)綜合管理部門審核確定。（三）保管措施1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門兼職檔案員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值和保管期限是否合理。2.結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃和工作需要，判斷檔案對(duì)當(dāng)前和未來(lái)工作的利用價(jià)值。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，確保鑒定工作的科學(xué)性和規(guī)范性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保存，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及公司機(jī)密的，須經(jīng)公司保密部門同意。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途及歸還日期等信息。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審批。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位人員借閱公司檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和整潔，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映公司檔案工作的基本情況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門。（二）移交工作1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，