PAGE文書(shū)檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的管理，規(guī)范文書(shū)檔案查閱行為，確保公司文書(shū)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮文書(shū)檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保文書(shū)檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在查閱文書(shū)檔案過(guò)程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.高效服務(wù)原則：以方便公司各項(xiàng)工作開(kāi)展為出發(fā)點(diǎn)，為查閱人員提供高效、便捷的服務(wù)。二、文書(shū)檔案的范圍及分類（一）文書(shū)檔案的范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等各類紙質(zhì)和電子文檔。2.公司獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明等相關(guān)材料。3.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件、函件等。（二）文書(shū)檔案的分類1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的文件。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋公司業(yè)務(wù)拓展、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量管理等相關(guān)文件。3.項(xiàng)目管理類：針對(duì)公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生的文件。4.黨群工作類：涉及公司黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。三、查閱權(quán)限（一）公司內(nèi)部人員查閱權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)：有權(quán)查閱公司各類文書(shū)檔案，以便全面了解公司工作情況，進(jìn)行決策和指導(dǎo)工作。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人：根據(jù)工作需要，可查閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的文書(shū)檔案，用于部門(mén)管理、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)等工作。3.一般員工：因工作需要，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱與本人工作相關(guān)的文書(shū)檔案。（二）外部人員查閱權(quán)限1.因工作需要且符合法律法規(guī)規(guī)定的政府部門(mén)、合作單位等外部機(jī)構(gòu)人員，需提前提交查閱申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱相關(guān)文書(shū)檔案。查閱過(guò)程中需有公司專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司的查閱規(guī)定。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，原則上不允許外部人員查閱。如因特殊情況確需查閱的，則必須經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。四、查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員如需查閱文書(shū)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及范圍、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.外部人員查閱文書(shū)檔案，需通過(guò)正式函件向公司提出申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等，并附上相關(guān)證明材料，經(jīng)公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批1.部門(mén)負(fù)責(zé)人收到內(nèi)部人員的查閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況認(rèn)真審核，如申請(qǐng)理由合理、查閱范圍恰當(dāng)，應(yīng)及時(shí)簽署審批意見(jiàn)。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)接到外部人員查閱申請(qǐng)或內(nèi)部人員經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后的申請(qǐng)后，應(yīng)綜合考慮公司利益、信息安全等因素，做出最終審批決定。（三）查閱安排1.經(jīng)審批同意查閱的申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案存放情況，安排專門(mén)的查閱場(chǎng)所，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自更改查閱地點(diǎn)或延長(zhǎng)查閱時(shí)間。如需延期查閱，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)審批手續(xù)。（四）查閱登記1.在查閱文書(shū)檔案前，檔案管理人員應(yīng)與查閱人員共同核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，并進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)，以明確查閱責(zé)任。（五）檔案查閱1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞或擅自復(fù)印、拍照、錄像等。如需復(fù)印、拍照、錄像等，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在旁監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范。查閱人員如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步了解檔案內(nèi)容，應(yīng)向檔案管理人員咨詢，不得自行與其他無(wú)關(guān)人員討論。（六）歸還檔案1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案歸還給檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。2.檔案管理人員在確認(rèn)檔案完整歸還后，應(yīng)在查閱登記表上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。五、檔案保密規(guī)定（一）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管文書(shū)檔案，確保檔案信息不泄露。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施，防止信息被非法獲取。（二）查閱人員保密義務(wù)1.查閱人員在查閱文書(shū)檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.查閱人員如因工作需要摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并嚴(yán)格按照規(guī)定使用，不得擅自傳播或用于其他非工作目的用途。（三）保密措施1.檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的保密條件，如設(shè)置專門(mén)的查閱室，配備門(mén)鎖、窗簾等設(shè)施，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入和窺視。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采用特殊標(biāo)識(shí)，提醒查閱人員注意保密。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和查閱人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，確保保密制度的有效執(zhí)行。六、檔案利用與反饋（一）檔案利用情況跟蹤1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文書(shū)檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解各類檔案的查閱頻率、查閱目的等信息，以便更好地掌握公司工作動(dòng)態(tài)和需求。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整檔案管理策略，優(yōu)化檔案分類和整理方式，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）查閱反饋1.查閱人員在查閱檔案后，如有對(duì)檔案管理工作的意見(jiàn)或建議，應(yīng)及時(shí)反饋給檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待查閱人員的反饋意見(jiàn)，及時(shí)進(jìn)行整改和完善。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期收集查閱人員的反饋信息，對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，不斷改進(jìn)和優(yōu)化制度內(nèi)容，確保制度的科學(xué)性和有效性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文書(shū)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查查閱申請(qǐng)審批、查閱登記、檔案歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，檔案保密措施是否落實(shí)到位。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)自身內(nèi)部管理，定期對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的查閱行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案等，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理措施。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)