PAGE招標(biāo)項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)項目檔案管理，確保招標(biāo)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招標(biāo)項目檔案的管理，包括但不限于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等相關(guān)文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標(biāo)項目檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映招標(biāo)項目的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時歸檔原則：項目完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時將檔案資料移交檔案管理部門歸檔。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)項目檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好招標(biāo)項目檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)招標(biāo)項目檔案的接收、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立招標(biāo)項目檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理和資源共享。5.定期對招標(biāo)項目檔案進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為公司提供檔案利用情況報告。（二）項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招標(biāo)項目檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）其他部門職責(zé)1.涉及招標(biāo)項目的其他部門，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，提供相關(guān)檔案資料。2.在項目實施過程中，協(xié)助項目部門做好檔案的收集和整理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。2.投標(biāo)文件，包括投標(biāo)函、技術(shù)方案、商務(wù)報價、資格證明文件等。3.開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書等。4.合同文件，包括采購合同、建設(shè)工程合同等。5.項目驗收文件，如驗收報告、質(zhì)量檢驗報告等。6.與招標(biāo)項目有關(guān)的其他文件資料，如往來函件、會議紀(jì)要等。（二）收集要求1.項目部門應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如無法提供原件，應(yīng)提供經(jīng)相關(guān)部門蓋章確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處及復(fù)印日期。3.文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法1.按照招標(biāo)項目的類別和時間順序，對收集到的文件資料進(jìn)行分類。2.每一類文件資料應(yīng)按照文件形成的先后順序排列，并編寫頁碼。3.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、頁數(shù)等信息。4.對重要文件資料應(yīng)進(jìn)行電子掃描，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.項目部門整理好檔案資料后，填寫《招標(biāo)項目檔案移交清單》，一式兩份，一份隨檔案資料移交檔案管理部門，一份由項目部門留存。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后在《招標(biāo)項目檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并辦理檔案接收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案資料進(jìn)行歸檔存放，并建立相應(yīng)的檔案索引。（二）歸檔期限招標(biāo)項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。（三）特殊情況處理1.因特殊原因無法按時歸檔的，項目部門應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔。2.對于重大招標(biāo)項目或有特殊要求的項目，檔案管理部門可根據(jù)實際情況，適當(dāng)延長歸檔期限，但最長不得超過[X]個工作日。五、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限1.招標(biāo)項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：中標(biāo)通知書、合同文件、項目驗收文件等重要文件資料。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括：開標(biāo)記錄、往來函件、會議紀(jì)要等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作中需要查閱、借閱招標(biāo)項目檔案的。2.公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱、借閱招標(biāo)項目檔案的。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱、借閱查閱、借閱人填寫《招標(biāo)項目檔案查閱、借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱、借閱人提供檔案，并做好登記手續(xù)。查閱、借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.外部查閱、借閱查閱、借閱人應(yīng)提交單位介紹信、查閱、借閱申請函等相關(guān)文件，說明查閱、借閱的目的、范圍等。申請函經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請函進(jìn)行審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定為查閱、借閱人提供檔案，并做好登記手續(xù)。查閱、借閱人應(yīng)在公司指定的地點查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。3.檔案利用結(jié)束后，查閱、借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，并填寫《招標(biāo)項目檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《招標(biāo)項目檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《招標(biāo)項目檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《招標(biāo)項目檔案銷毀清單》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立招標(biāo)項目檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、分類、編目、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便檔案管理部門和利用部門的使用。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、頁數(shù)、保管期限等信息，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟