PAGE檔案安全檢查巡察制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本檔案安全檢查巡察制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案安全管理工作。（三）基本原則檔案安全檢查巡察工作應遵循全面檢查、重點突出、及時整改、預防為主的原則，確保檔案實體安全和信息安全。二、檢查巡察職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定檔案安全檢查巡察計劃，并組織實施。2.對檔案庫房、設備設施、保管環(huán)境等進行定期檢查和不定期巡察，及時發(fā)現(xiàn)并報告安全隱患。3.指導和監(jiān)督各部門檔案安全管理工作，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.負責組織檔案安全培訓和宣傳教育工作，提高員工的檔案安全意識。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的日常管理和安全保護工作，確保檔案的完整、準確和安全。2.配合檔案管理部門開展檔案安全檢查巡察工作，及時提供相關資料和信息。3.對本部門檔案安全管理工作中存在的問題進行整改，并將整改情況及時報告檔案管理部門。（三）公司領導職責1.負責審批檔案安全檢查巡察計劃和報告，對檔案安全管理工作進行決策和指導。2.協(xié)調解決檔案安全管理工作中存在的重大問題，確保檔案安全管理工作的順利開展。三、檢查巡察內容（一）檔案實體安全1.檔案庫房的建設和使用是否符合國家有關標準和規(guī)定，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護措施。2.檔案的整理、裝訂、編目是否規(guī)范，是否按照檔案保管期限進行分類存放，檔案標識是否清晰。3.檔案的借閱、歸還、查閱登記是否齊全，手續(xù)是否完備，是否存在檔案丟失、損壞、涂改等情況。4.檔案的數(shù)字化加工過程是否符合安全要求，數(shù)據(jù)備份是否及時、完整，存儲介質是否安全可靠。（二）檔案信息安全1.檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施是否到位，是否具備身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計等功能。2.檔案管理人員是否嚴格遵守操作規(guī)程，是否存在違規(guī)操作導致檔案信息泄露的情況。3.檔案信息的傳輸、存儲、使用是否符合保密規(guī)定，是否采取了有效的保密措施防止信息泄露。4.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，是否按照保密制度進行管理，是否存在失泄密事件。（三）檔案設備設施安全1.檔案庫房的消防設施、電氣設備、溫濕度調控設備等是否正常運行，是否定期進行維護和檢查。2.檔案裝具、辦公設備等是否完好無損，是否需要及時更新和更換。3.檔案運輸車輛是否安全可靠，是否定期進行維護和保養(yǎng)，確保運輸過程中檔案的安全。（四）檔案安全制度執(zhí)行情況1.檔案安全管理制度是否健全，是否涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)和崗位。2.檔案管理人員是否熟悉檔案安全管理制度，是否嚴格按照制度要求開展工作。3.對違反檔案安全制度的行為是否及時進行糾正和處理，是否建立了責任追究制度。四、檢查巡察方式（一）定期檢查檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案安全檢查，對檔案實體安全、信息安全、設備設施安全等進行詳細檢查。檢查內容包括檔案庫房的環(huán)境條件、檔案整理情況、檔案借閱登記、設備設施運行狀況等。（二）不定期巡察檔案管理部門不定期對各部門檔案安全管理工作進行巡察，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理人員的操作規(guī)范、檔案信息安全等方面。巡察可以采取抽查檔案、現(xiàn)場查看、詢問檔案管理人員等方式進行。（三）專項檢查根據(jù)公司檔案管理工作的實際情況，針對特定時期、特定領域或特定問題開展專項檢查。如在檔案數(shù)字化項目實施期間，對數(shù)字化加工過程進行專項檢查；在重要活動或會議期間，對相關檔案的安全管理進行專項檢查等。五、檢查巡察程序（一）制定檢查巡察計劃檔案管理部門根據(jù)公司檔案管理工作的實際情況和上級要求，制定年度檔案安全檢查巡察計劃，明確檢查巡察的內容、方式、時間安排和人員分工等。檢查巡察計劃應報公司領導審批后實施。（二）組織實施檢查巡察1.檢查巡察人員按照檢查巡察計劃，對檔案管理部門及各部門的檔案安全管理工作進行檢查和巡察。檢查巡察過程中，應認真填寫檢查巡察記錄，詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題和情況。2.對檢查巡察中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查巡察人員應及時與相關部門和人員進行溝通，了解問題產(chǎn)生的原因，并提出整改意見和建議。（三）撰寫檢查巡察報告檢查巡察結束后，檔案管理部門應及時撰寫檢查巡察報告，報告內容包括檢查巡察的基本情況、發(fā)現(xiàn)問題、整改意見和建議等。檢查巡察報告應經(jīng)檔案管理部門負責人審核后報公司領導。（四）反饋檢查巡察結果檔案管理部門將檢查巡察報告反饋給各部門，對發(fā)現(xiàn)的問題進行通報，并要求各部門限期整改。各部門應認真落實整改意見，將整改情況及時報告檔案管理部門。（五）跟蹤整改落實情況檔案管理部門對各部門的整改情況進行跟蹤檢查，確保整改工作落實到位。對整改不力的部門，應進行督促和指導，必要時可采取進一步的措施，直至問題得到徹底解決。六、整改措施（一）一般問題整改對檢查巡察中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，如檔案整理不規(guī)范、標識不清晰等，檔案管理部門應及時向相關部門反饋，并提出整改意見。相關部門應在規(guī)定時間內完成整改，并將整改情況書面報告檔案管理部門。（二）重大問題整改對檢查巡察中發(fā)現(xiàn)的重大問題，如檔案庫房存在安全隱患、檔案信息泄露等，檔案管理部門應立即向公司領導報告，并會同相關部門制定整改方案。整改方案應明確整改措施、責任部門、責任人、整改期限等，確保整改工作有序進行。整改完成后，應組織相關人員進行驗收，驗收合格后方可銷號。（三）整改責任追究對因工作不力導致檔案安全事故發(fā)生的部門和個人，公司將按照有關規(guī)定追究其責任。責任追究方式包括批評教育、警告、罰款、辭退等，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。七、檔案安全應急處置（一）應急處置預案制定檔案管理部門應制定檔案安全應急處置預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急處置流程、應急資源保障等內容。應急處置預案應報公司領導審批后實施，并定期進行演練和修訂。（二）應急處置流程1.發(fā)生檔案安全事故時，檔案管理人員應立即報告檔案管理部門負責人，并采取必要的應急措施，如保護現(xiàn)場、搶救檔案等。2.檔案管理部門負責人接到報告后，應立即啟動應急處置預案，組織相關人員進行應急處置。同時，應及時向公司領導報告事故情況，并通知相關部門協(xié)助處理。3.應急處置過程中，應及時收集、整理事故相關資料，為事故調查和處理提供依據(jù)。4.事故處理結束后，應及時總結經(jīng)驗教訓，對應急處置預案進行修訂和完善，提高應急處置能力。八、檔案安全培訓與宣傳教育（一）培訓計劃制定檔案管理部門應制定檔案安全培訓計劃，明確培訓內容、培訓方式、培訓對象、培訓時間等。培訓計劃應根據(jù)公司檔案管理工作的實際情況和員工的需求進行制定，確保培訓工作的針對性和實效性。（二）培訓內容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標準，如《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案管理規(guī)定》等。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程，如檔案借閱制度、檔案整理規(guī)范等。3.檔案安全防護知識和技能，如防火、防潮、防蟲、防盜等知識和技能。4.檔案信息安全知識和技能，如身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等知識和技能。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織檔案管理人員進行集中培訓，邀請專家或業(yè)務骨干進行授課，系統(tǒng)學習檔案安全知識和技能。2.現(xiàn)場培訓：針對檔案管理工作中的實際問題，如檔案整理、數(shù)字化加工等，組織現(xiàn)場培訓，由經(jīng)驗豐富的檔案管理人員進行現(xiàn)場指導。3.網(wǎng)絡培訓：利用公司內部網(wǎng)絡平臺，發(fā)布檔