PAGE檔案定期安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的安全管理，確保檔案的完整性、準確性和保密性，特制定本檔案定期安全管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案受到各種安全威脅。2.預防為主原則：通過建立健全各項安全管理制度和流程，提前預防安全事故的發(fā)生。3.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.責任明確原則：明確各部門和人員在檔案安全管理中的職責，做到責任到人。二、檔案安全管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案定期安全管理制度，并組織實施。2.對公司/組織內(nèi)各部門的檔案安全管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。3.定期對檔案進行清查、整理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.負責檔案存儲設(shè)施的建設(shè)、維護和管理，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。5.組織開展檔案安全培訓和教育活動，提高員工的檔案安全意識。（二）各業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整性和準確性。2.按照檔案管理部門的要求，定期對本部門檔案進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、鑒定和銷毀工作。4.加強對本部門員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等。3.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問題。4.做好檔案存儲設(shè)施的日常維護和管理工作，確保檔案存儲環(huán)境安全。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理安全管理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對于重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集方式，確保檔案的安全。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理，確保檔案分類科學、合理。2.整理檔案時，應(yīng)保持檔案的原有順序，不得隨意打亂或重新排列。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.建立檔案目錄，對檔案的編號、名稱、日期、保管期限等進行詳細記錄，方便檔案的查找和利用。四、檔案存儲安全管理（一）存儲設(shè)施建設(shè)1.公司/組織應(yīng)根據(jù)檔案存儲的需求，建設(shè)符合安全標準的檔案存儲設(shè)施，包括檔案庫房、檔案密集架、防火防盜設(shè)施等。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，確保檔案存儲環(huán)境安全。3.檔案密集架應(yīng)選用質(zhì)量可靠、符合標準的產(chǎn)品，確保檔案存放的穩(wěn)定性和安全性。（二）存儲環(huán)境管理1.定期對檔案庫房的溫度、濕度進行監(jiān)測和調(diào)控，確保檔案存儲環(huán)境的溫濕度符合要求。2.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入檔案庫房。（三）檔案存放管理1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于檔案的查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的存放方式，如專柜存放、加密存儲等，確保檔案的安全。3.建立檔案存放位置索引，記錄檔案的存放位置，方便快速查找檔案。五、檔案查閱與利用安全管理（一）查閱權(quán)限1.嚴格限定檔案查閱的人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱檔案。2.查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)審批后方可查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時，應(yīng)在指定的查閱場所進行，不得將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復印或復制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）利用管理1.對檔案的利用情況進行登記，記錄利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等。2.加強對檔案利用的監(jiān)督和管理，防止檔案被非法利用或泄露。3.對于涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息安全。六、檔案定期清查與盤點（一）清查周期1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，清查周期為[X]年。2.在特殊情況下，如發(fā)生自然災(zāi)害、安全事故等，應(yīng)及時對檔案進行清查。（二）清查內(nèi)容1.核對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等是否與檔案目錄一致。2.檢查檔案的完整性和準確性，是否存在破損、褪色、丟失等情況。3.查看檔案存儲環(huán)境是否符合要求，檔案存放是否規(guī)范。（三）盤點結(jié)果處理1.對清查和盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行記錄和分析，并采取相應(yīng)的措施進行整改。2.對于丟失或損壞的檔案，應(yīng)及時查明原因，按照規(guī)定進行處理。3.根據(jù)清查和盤點結(jié)果，對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理制度。七、檔案鑒定與銷毀安全管理（一）鑒定標準1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標準。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等方面進行綜合評估，確定檔案的保管期限。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.檔案鑒定小組按照鑒定標準，對檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對鑒定結(jié)果進行審核和審批，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。（三）銷毀管理1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)審批后在指定的場所進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)有專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.對銷毀的檔案應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱等，并存檔備查。八、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應(yīng)急措施等。2.應(yīng)急預案應(yīng)定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，如搶救檔案、保護現(xiàn)場、報告上級等。2.對受損的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，盡量減少損失。3.配合有關(guān)部門進行事故調(diào)查，查明原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施。九、檔案安全培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全培訓計劃，定期組織員工參加檔案安全培訓。2.培訓計劃應(yīng)根據(jù)員工的崗位需求和檔案安全管理的要求，確定培訓內(nèi)容和培訓方式。（二）培訓內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程。3.檔案安全意識和應(yīng)急處置技能。