PAGE機(jī)關(guān)檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位工作人員因工作需要查閱檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。2.安全保密原則確保檔案信息在查閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)工作原則以服務(wù)機(jī)關(guān)工作為宗旨，為查閱人員提供必要的便利，提高檔案利用效率。二、檔案查閱范圍（一）可查閱檔案類型1.機(jī)關(guān)工作中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于收文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.反映機(jī)關(guān)歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的檔案。3.涉及機(jī)關(guān)人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等管理方面的檔案。（二）限制查閱檔案類型1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的檔案。2.正在進(jìn)行保密審查或尚未解密的檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定禁止查閱的其他檔案。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)1.查閱人員需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱檔案的名稱、范圍、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。（二）審批1.一般檔案查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)向查閱人員出具《檔案查閱批準(zhǔn)書(shū)》，明確查閱的檔案范圍、時(shí)間、地點(diǎn)等要求。四、查閱方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱查閱人員可到檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案。2.復(fù)制查閱對(duì)于確因工作需要無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)查閱的檔案，經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員可采用復(fù)制的方式獲取檔案信息。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）查閱場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、飲食等行為。五、查閱人員行為規(guī)范（一）遵守紀(jì)律1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的工作紀(jì)律，服從檔案管理人員的安排和管理。2.不得在查閱場(chǎng)所大聲喧嘩、隨意走動(dòng)，影響他人查閱。（二）愛(ài)護(hù)檔案1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊、撕毀等。2.如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并采用規(guī)范的方式進(jìn)行記錄，不得擅自擴(kuò)大摘錄范圍。（三）妥善保管1.查閱人員在查閱過(guò)程中，應(yīng)妥善保管所查閱的檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）保密要求1.查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.嚴(yán)禁利用查閱檔案之機(jī)獲取個(gè)人私利或進(jìn)行其他違法違規(guī)活動(dòng)。六、檔案管理人員職責(zé)（一）接待查閱1.檔案管理人員應(yīng)熱情接待查閱人員，認(rèn)真審核查閱申請(qǐng)和批準(zhǔn)書(shū)，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。2.在查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注查閱人員的行為，確保檔案安全。（二）協(xié)助查閱1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，協(xié)助其查找、調(diào)閱相關(guān)檔案。2.對(duì)于查閱人員提出的疑問(wèn)，檔案管理人員應(yīng)給予準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答。（三）監(jiān)督管理1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)督管理，維護(hù)查閱秩序，確保查閱工作正常進(jìn)行。2.定期檢查查閱檔案的歸還情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（四）安全保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息安全。2.對(duì)涉及機(jī)密檔案的查閱，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。七、檔案查閱登記與統(tǒng)計(jì)（一）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱批準(zhǔn)書(shū)編號(hào)等信息。2.查閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)或電子表格形式，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（二）統(tǒng)計(jì)分析1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查閱檔案的種類、數(shù)量、頻率、利用效果等。2.通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)。八、檔案查閱期限與歸還（一）查閱期限1.查閱人員應(yīng)在批準(zhǔn)的查閱期限內(nèi)完成查閱工作，如需延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.一般檔案查閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）歸還1.查閱人員查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與查閱人員溝通解決。九．檔案查閱的安全與保密措施（一）安全措施1.查閱場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)查閱場(chǎng)所的安全設(shè)施進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.在查閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)采取措施，并報(bào)告上級(jí)主管部門。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)于涉及機(jī)密檔案的查閱，應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行，并采取必要的保密技術(shù)手段，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等。3.查閱人員不得擅自將機(jī)密檔案帶出保密場(chǎng)所，如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的保密措施。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中產(chǎn)生的廢紙、電子數(shù)據(jù)等進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.查閱人員違反本制度規(guī)定，如未經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案、擅自擴(kuò)大查閱范圍、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案等。2.檔案管理人員違反本制度規(guī)定，如未按規(guī)定審批查閱申請(qǐng)、未履行安全保密職責(zé)、擅自提供檔案等。（二）處理方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，檔案管理部門應(yīng)給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于違規(guī)行為情節(jié)較重的，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予書(shū)面警告、暫停查閱權(quán)限、通報(bào)批評(píng)等處理，并將處理結(jié)果報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)于違規(guī)行為造成嚴(yán)重后果的，如泄露國(guó)家機(jī)密、導(dǎo)致檔案重大損失等，