PAGE城建檔案三書制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案管理，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高城建檔案的利用價(jià)值，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城市建設(shè)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于城市規(guī)劃、建設(shè)工程、市政設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城建檔案由本公司/組織指定的專門部門或機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：城建檔案應(yīng)如實(shí)反映城市建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則：按照城建檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保城建檔案信息的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、城建檔案三書制度的定義與構(gòu)成（一）定義城建檔案三書制度是指在城市建設(shè)項(xiàng)目過程中，形成的項(xiàng)目前期書、過程記錄書和竣工總結(jié)書，共同構(gòu)成完整的城建檔案體系，以全面記錄城市建設(shè)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。（二）項(xiàng)目前期書1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等，明確項(xiàng)目的建設(shè)背景、目的、規(guī)模、投資等基本情況。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件涵蓋城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃以及建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等，為項(xiàng)目建設(shè)提供規(guī)劃依據(jù)和設(shè)計(jì)指導(dǎo)。3.用地文件如土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等，記錄項(xiàng)目用地的取得情況。（三）過程記錄書1.工程建設(shè)管理文件包括項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)的組建文件、工程招投標(biāo)文件、工程監(jiān)理文件、工程質(zhì)量監(jiān)督文件等，反映項(xiàng)目建設(shè)過程中的組織管理和監(jiān)督情況。2.工程施工文件包含施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等，詳細(xì)記錄工程施工的全過程。3.工程進(jìn)度文件如工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度照片等，直觀展示工程建設(shè)的進(jìn)度情況。（四）竣工總結(jié)書1.工程竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程竣工備案表等，證明工程已按要求完成并通過驗(yàn)收。2.工程竣工決算文件如工程竣工決算報(bào)告、工程造價(jià)審計(jì)報(bào)告等，反映工程建設(shè)的實(shí)際投資情況。3.工程總結(jié)與評(píng)價(jià)文件對(duì)工程建設(shè)的全過程進(jìn)行總結(jié)，分析工程建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出對(duì)后續(xù)類似項(xiàng)目的建議和改進(jìn)措施。三、城建檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照本制度的規(guī)定，及時(shí)收集本部門或項(xiàng)目產(chǎn)生的城建檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或項(xiàng)目的城建檔案資料，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定收集責(zé)任主體，確保檔案資料不遺漏。3.收集的城建檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。（二）整理原則1.遵循城建檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，使檔案資料條理清晰、便于查找和利用。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄和檢索工具，提高檔案管理的信息化水平。（三）整理方法1.項(xiàng)目前期書的整理按照文件的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制目錄，裝訂成冊。2.過程記錄書的整理按照工程建設(shè)的階段和類別進(jìn)行分類，如施工文件可分為基礎(chǔ)工程、主體工程、裝飾裝修工程等類別，分別整理歸檔。3.竣工總結(jié)書的整理將工程竣工驗(yàn)收文件、竣工決算文件和工程總結(jié)與評(píng)價(jià)文件等按照順序排列，編制目錄，裝訂成冊。四、城建檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的城建檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行存放。（二）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括城市總體規(guī)劃、重要建設(shè)項(xiàng)目的檔案等；長期保管的檔案保管期限為30年左右，如一般建設(shè)項(xiàng)目的檔案等；短期保管的檔案保管期限為10年左右，如一般性的工程技術(shù)資料等。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)城建檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、城建檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部的各部門因工作需要，可查閱利用城建檔案。2.城市建設(shè)管理部門、相關(guān)企事業(yè)單位以及社會(huì)公眾在辦理城市建設(shè)項(xiàng)目審批、工程質(zhì)量監(jiān)督、工程竣工驗(yàn)收備案等業(yè)務(wù)時(shí)，可按照規(guī)定查閱利用相關(guān)城建檔案。（二）利用方式1.查閱利用城建檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件，并做好查閱登記工作。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的城建檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱利用范圍。（三）服務(wù)機(jī)制1.建立完善的城建檔案利用服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)回復(fù)利用者的查閱申請(qǐng)，提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料。2.加強(qiáng)與城市建設(shè)管理部門、相關(guān)企事業(yè)單位以及社會(huì)公眾的溝通與協(xié)作，了解他們對(duì)城建檔案利用的需求，不斷改進(jìn)服務(wù)方式和內(nèi)容。3.開展城建檔案信息咨詢服務(wù)，為利用者提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和相關(guān)政策法規(guī)解讀。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.本公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門和項(xiàng)目的城建檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立城建檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、利用效率等方面，考核結(jié)果作為對(duì)部門和個(gè)人績效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。3.對(duì)在